Olá, sou Olya - hr em uma pequena empresa de gamedev em São Petersburgo. Estamos trabalhando em casa há mais de três meses. Neste texto, quero resumir a experiência adquirida como resultado da observação de nossas equipes durante o período de auto-isolamento e compartilhar nossos casos.
Qual é a diferença entre uma tábua de passar e uma mesa de trabalho? A diferença entre trabalhar em casa e “teletrabalhar”
Imagine: você está constantemente trabalhando em um escritório. Mas o correio, que deveria entregar o sofá em sua casa, ligou de manhã e disse que não seria no sábado, mas hoje durante o dia. Você alertou a equipe / Team Lead / hr de que precisa trabalhar em casa hoje. Quando você trabalha em casa, adere aos processos normais do escritório. Há apenas uma diferença: sua presença nas reuniões e a comunicação com os colegas se tornam virtuais. O sofá será entregue e você voltará ao escritório amanhã.
Neste dia, quando você é forçado a trabalhar em casa, pode se dar bem com um laptop de joelhos. É outra questão se o escritório ficar indisponível por um longo período, por exemplo, por alguns meses. Mais cedo ou mais tarde, você perceberá que precisa de algo mais confortável do que joelhos.. E se não há como colocar uma mesa e uma poltrona, você começa a criar "soluções para muletas". Eles desempenharão suas funções por um tempo, mas isso é improdutivo e inconveniente. O mesmo acontece em comunicação e processos.
O trabalho remoto, em oposição a um ou dois dias de trabalho em casa, envolve a execução de tarefas de trabalho a uma distância constante do território do empregador. Nesse caso, toda a sua comunicação também ocorre através dos meios de comunicação, mas os processos, como regra, são configurados de maneira um pouco diferente desde o início (você até equipou o mesmo local de trabalho com antecedência).
Em geral, a história com o vírus nos deu uma boa oportunidade para testar nossos processos. Se, durante um trabalho de curta duração em casa, os processos não funcionarem tão bem quanto você gostaria, é mais provável que eles simplesmente não sejam depurados. No escritório, era menos perceptível, mas agora você começou a ver em detalhes os contras e pontos que precisam ser corrigidos.
Se falamos do exemplo de nossa empresa, antes mesmo da pandemia haviaA maioria dos nossos processos foi realizada inicialmente no modo “escritório digital”. Não foi preciso muito esforço para irmos trabalhar em casa. Sim, a comunicação nos bate-papos aumentou, todas as reuniões começaram a ocorrer no zoom. Mudamos um pouco o horário de funcionamento. Mudamos aulas de inglês, esportes e festas online. Trouxemos equipamentos e móveis para os funcionários que os desejavam. A cada duas semanas, os pacotes eram enviados a todos os membros da equipe com algo agradável (brindes, mini presentes na forma de máscaras de marca e fones de ouvido sem fio e até álcool). Parecia que nos adaptamos muito rapidamente e com sucesso, e os processos não mudaram muito. Mas, no final do segundo mês de trabalho em casa, algumas transformações no campo das comunicações começaram a ser visíveis.
No total, tenho 9 equipes, cada uma com seu próprio líder de equipe, há um gerente de projeto que monitora prazos e recursos. Sempre realizamos tarefas no rastreador de tarefas. Cada equipe tem um stand-up diário. Há reuniões de equipe e entre equipes para sincronização. Todas as equipes são legais e legais, mas cada uma é única. Do ponto de vista das comunicações internas, elas podem ser divididas em três tipos.
K - Equipe
Pessoas que compartilham valores comuns. Como regra geral, a equipe tem um objetivo comum que todos conhecem e se esforçam sinceramente. Esse objetivo pode ser formulado de maneiras diferentes, mas o significado é o mesmo - um produto rentável de alta qualidade.
As pessoas nessas equipes conhecem e compreendem profundamente seu produto, se esforçam e se preocupam sinceramente com ele. A motivação dos funcionários geralmente reside em influenciar o projeto e ver como o resultado de seus próprios esforços é realizado e gera resultados (popularidade do produto / feedback positivo dos usuários do produto / produto lucrativo etc.).
Típico para essas equipes:
- transparência;
- alto nível de confiança um no outro;
- conscientização das pessoas;
- muitas comunicações.
Cada membro da equipe tem acesso a todas as informações sobre o projeto. Isso não significa que todos estejam assistindo caoticamente e se conectando a qualquer problema. Mas todos conhecem sua área de responsabilidade e podem acessar livremente as informações necessárias para resolver seus problemas sem "bloqueios". Além disso, é uma prevenção contra o " fator de ônibus ": os membros da equipe podem assumir as tarefas de um dos funcionários sem muito estresse, se ele de repente não puder trabalhar.
À primeira vista, parece perfeito. Muitos executivos e RHs se esforçam para criar esse tipo de ambiente de trabalho. É ótimo se der certo. Isso é realmente difícil de conseguir. Mas - e aqui tudo depende de seus objetivos - às vezes essas equipes não são necessárias pela empresa. Isso é especialmente verdade nos casos em que suas tarefas podem ser decompostas e divididas entre os artistas.
K- Comando no "controle remoto"
Acabou sendo o mais difícil para essas equipes. Confiança e parcerias são o resultado do trabalho diário de cada equipe. O objetivo de muitas comunicações ponto a ponto é manter a compreensão, o valor e a compreensão mútuos do projeto. Leva tempo e esforço. Em um ambiente de escritório, essas comunicações são muito mais fáceis de construir do que online. Você vê colegas, é mais fácil encontrar um horário comum, tomar café juntos, iniciar uma conversa e debater um novo recurso para um projeto ou encontrar uma solução mais simples para um problema. No escritório, será mais fácil perceber se algo aconteceu com alguém - você pode pedir e ajudar imediatamente.
Em um ambiente on-line, é possível manter um relacionamento tão forte, mas é preciso mais energia e ainda mais tempo para se comunicar. Você pode acabar ficando tão sobrecarregado com uma quantidade incrível de compromissos para sincronizar que praticamente não tem tempo para concluir tarefas.
No nosso caso, o desejo dos funcionários de investir no projeto levou os rapazes ao fato de que começaram a trabalhar demais e acompanhar as tarefas além do tempo de trabalho. Existem várias desvantagens que encontramos:
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Você provavelmente sabe quem em sua equipe se afoga mais por comunicação - com um alto grau de probabilidade, essas mesmas pessoas estão se afogando em trabalho de escritório. Dê a eles mais tempo. O mais difícil para eles é se adaptar à nova realidade. Direcione suas atividades sociais na direção certa.
Esteja preparado para o fato de que mais cedo ou mais tarde as pessoas que são "motivadoras da comunicação" ainda sentirão que há menos comunicação e a importância dos antigos valores enfraqueceu um pouco. Isso os deixará desconfortáveis. Os funcionários individuais começarão a pensar que "a era se foi" e esses pensamentos podem levá-los a procurar uma nova equipe.
Misturado
Aqui estão pessoas reunidas que têm valores comuns declarados. Alguém as divide, mas para alguém elas "simplesmente são". Uma história semelhante com um objetivo comum. As pessoas executam suas tarefas, se comunicam em um nível bastante bom, sincronizam conforme necessário. Mas a motivação deles é o desempenho de alta qualidade de suas tarefas e feedback positivo do líder / gerente da equipe, seu próprio crescimento profissional.
Podemos dizer que este é um "modelo misto". Existem pessoas com diferentes tendências de comunicação e, em geral, elas se complementam na equipe. Alguém se esforça para manter um grande número de comunicações, alguém define uma estrutura para seu número.
Equipes remotas misturadas
Menos significativo aqui foi que os funcionários começaram a perder a comunicação entre si. Mas a carga no Team Lead aumentou dramaticamente. Se não houvesse informações / entendimento suficientes, os caras precisavam de sua atenção e o tempo simplesmente não era suficiente para todos. Isto é, de fato, a equipe em alguns momentos carecia de independência, porque muitos problemas poderiam ser resolvidos sem a participação do líder. Mas a equipe não entendeu bem isso no início.
O que fazer?
Agimos de maneira bastante simples e talvez dura. Saímos da equipe para resolver o problema sem o líder da equipe. Obviamente, ele assistiu o processo pelo lado e forneceu seguro. Mas ele não interferiu no processo, se não houvesse situações críticas. Gradualmente, a falta de independência começou a desaparecer. Na realidade, não houve mudanças radicais na equipe mista. Este é apenas um bom exemplo da importância do equilíbrio e das pessoas que se complementam.
Grupo de trabalho
Obviamente, nos esforçamos para garantir que os valores sejam e sejam mantidos em todas as equipes. Mas para esse tipo de equipe, a motivação é principalmente a conclusão das tarefas no prazo e com eficiência. Mais importante para as pessoas:
- processos simplificados, feedback oportuno sobre seu trabalho;
- termos de referência claros do líder da equipe ou de um cliente interno e a decisão recebida a tempo é “aceita”;
- tarefas não triviais e a capacidade de criar sua experiência, portfólio.
Há uma certa vertical que decompõe tarefas e divide a equipe em artistas, dando a cada um deles o seu TK. Os funcionários não passam muito tempo se comunicando e construindo parcerias em uma equipe. O objetivo do trabalho é concluir a tarefa em um bom nível, para obter um resultado de alta qualidade. A seguir, é a tarefa do líder da equipe / líder, como integrar esse resultado ao projeto.
Esses grupos de trabalho são formados com mais freqüência quando um número significativo de tarefas não são tarefas de equipe e é necessário apenas um executor para resolvê-las.
Grupos de trabalho remotos
Talvez este modelo seja inicialmente melhor adaptado para trabalho remoto. Nossos membros dessa equipe não perceberam a diferença quando se isolaram. E eles não têm pressa de voltar ao escritório.
No entanto, mesmo nesses grupos de trabalho, às vezes temos tarefas para toda a equipe. E isso implica sincronização entre todos os participantes no processo. Nas condições de trabalho em casa, era difícil para os caras fazerem isso. Eles continuaram a executar a tarefa no modo "Eu faço o meu trabalho, o resto não importa".
Imagine: Sasha, uma pessoa introvertida que adora trabalhar sozinha, recebe uma tarefa em equipe. Ele é forçado a se encontrar em uma situação em que não se pode prescindir da sincronização com outros colegas. Anteriormente, no escritório, Sasha simplesmente se voltava silenciosamente para o colega mais próximo. E já junto com ele, gradualmente, de alguma forma, saía para me comunicar com toda a equipe. E agora tudo está igualmente distante, e a Sasha condicional pode ter um obstáculo social no momento certo.
As razões para o bloqueio podem ser diferentes, por exemplo, a sensação de que todos estão ocupados, baixo envolvimento de colegas em processos comuns etc. É mais difícil superar esse bloco remotamente. Talvez Sasha seja um bom sujeito e possa. Mas e se a introversão dele decidisse sair de escala durante o período "remoto"? Claro, vamos fazer ping em Sasha. Mas você precisa reservar um tempo para o fato de que precisará descobrir qual é o bloqueador de Sasha e ajudá-lo. De fato, o problema é resolvido simplesmente com tempo adicional para a comunicação, algumas reuniões de equipe e um bom facilitador.
O que fazer?
O homem é um ser social. E, apesar de não haver muitas comunicações nessas equipes, cada um de seus funcionários precisa de algum tipo de satisfação de suas necessidades sociais para se sentir importante e necessário no projeto. Certifique-se: sua equipe, devido à falta de tarefas comuns, implementa essas necessidades à sua maneira e separadamente da equipe. Alguém joga jogos de computador em casa, alguém se concentra em se comunicar com os amigos, alguém ajuda crianças na África. E alguém recebe novas experiências e satisfaz suas necessidades sociais enquanto viaja, porque são as pessoas que trabalham constantemente remotamente que costumam viajar.
É importante garantir que cada funcionário da equipe tenha a oportunidade de realizar esses desejos, se não na equipe, e depois na empresa, talvez ao se comunicar com colegas de outras equipes. Cedo ou tarde, isso terá um papel positivo para o funcionário e sua equipe.
Qual é o resultado?
As primeiras mudanças claras nas equipes podem ser vistas até o final do segundo mês de auto-isolamento. Naquele momento, ficou clara a diferença entre trabalhar em casa e "telecomutar". Depois de três meses fora do escritório, podemos dizer que já começamos um "trabalho remoto" forçado e completo. Em outro lugar, mudanças ainda estão ocorrendo.
De fato, a solução para todas as equipes parece bastante simples - encontre um equilíbrio. Onde os funcionários se esquecem da necessidade de sincronizar ao concluir um projeto comum, coloque um bom facilitador e faça reuniões regulares com o adjunto. Onde houver muita comunicação não comercial, deixe claro para a equipe que a comunicação externa deve permanecer fora do perímetro das tarefas.
Por exemplo, fizemos uma "cozinha online". Anteriormente, os funcionários podiam socializar informalmente na cozinha durante o almoço. Na ausência de tal oportunidade, eles podem arrastar comícios dos trabalhadores, usando-os para comunicação não relacionada ao trabalho, a fim de perguntar um ao outro como estão indo. Portanto, fizemos uma reunião eterna, à qual todos poderiam participar a qualquer momento, e instamos todos a ter conversas informais no floodilka. A comunicação informal é importante para todos - dessa maneira, nos conhecemos melhor e predizemos o comportamento dos colegas em determinadas situações.
E, claro, é importante ouvir os sentimentos de cada membro da equipe. Isso permite que você perceba a tempo que alguém não é inspirado por mudanças na equipe e reaja rapidamente a isso.
Decidimos por nós mesmos que manteríamos nosso trabalho no escritório. E já o estamos abrindo sem problemas para aqueles que estão muito cansados do ambiente doméstico e se sentem mais confortáveis no escritório. No momento, ainda temos a oportunidade de trabalhar lá e ali.
No início, havia 13% dos que desejavam retornar ao escritório. Mas apenas 4% realmente saíram. Os principais motivos desse declínio (se excluirmos os motivos associados ao coronavírus) são dois:
- Autodisciplina. Alguns observaram que eles já estavam acostumados a trabalhar em casa, e era difícil para eles se forçarem a ir ao escritório.
- Ausência de outros funcionários no escritório - muitos vêem o escritório como uma oportunidade de comunicação ao vivo e, até que pelo menos metade dos colegas o visite, não há sentido em chegar. Isso mostra que a comunicação é um forte motivo para a escolha de um escritório, e esse aspecto não pode ser ignorado.
É legal se você conseguir sobreviver ao longo e forçado regime de "trabalhar em casa" junto com a equipe. Você pode até ficar tentado a mudar para esse modo permanentemente. Meu conselho é cuidar das comunicações internas, que serão muito diferentes ao trabalhar remotamente do que você está acostumado a trabalhar em casa. Lembre-se de colocar todas as comunicações on-line não é a única mudança que o espera pelo caminho.