Quem são os "subcontratados"?
Subsidiárias são pessoas que trabalham em outros departamentos da empresa, especializadas em uma área específica. Os subcontratados são definidos como aqueles com quem os gerentes de produto interagem regularmente, portanto, saber quem eles são é uma obrigação.
Primeiro, vejamos o princípio da divisão em departamentos usando o exemplo de uma empresa de TI:
Ou seja, existe uma estrutura clara - blocos separados que incluem especialistas de diferentes categorias. E aqui está outro exemplo de distribuição:
Como você pode ver, as duas empresas que trabalham em direções diferentes têm uma estrutura completamente diferente de departamentos e, como resultado, subcontratados. Isso sugere que não existe um sistema universal de divisão dentro da organização, tudo depende das especificidades e do escopo da atividade.
A divisão em departamentos de acordo com as áreas de responsabilidade e influência dentro da empresa é feita para simplificar a orientação entre os departamentos. Conhecendo a estrutura clara dos subcontratados, você entenderá rapidamente onde e com quem poderá entrar em contato no momento sobre o problema ou o problema que surgiu.
Por que precisamos de "subcontratados" e por que é impossível sem eles?
Tendo analisado os exemplos de divisão da empresa em departamentos e departamentos, surge a pergunta: por que precisamos de subcontratados, por que tantas pessoas trabalham na organização e por que é impossível sem eles? Eles são necessários para que o gerente de produto não execute as tarefas de outras pessoas.
O trabalho do produto, como você sabe, está relacionado à assinatura de contratos, atos e outras documentações. Nas empresas em que a organização dos departamentos é interrompida, os gerentes de produto costumam falar em obter uma educação superior em direito ao longo do caminho, pois precisam entender leis, regulamentos e outras coisas para trabalhar com documentos corretamente.
É ótimo quando um produto assume responsabilidade e faz muito trabalho relacionado ao produto. Mas quando ele começa a desempenhar as funções de outros especialistas, isso é ruim. Em primeiro lugar, não há garantia de que ele cumpra essas funções corretamente devido às suas baixas qualificações em uma área ou outra. Em segundo lugar, o produto começará a sacrificar as tarefas principais, como resultado da destruição da integridade do fluxo de trabalho.
A quebra do trabalho estável é claramente ilustrada pelo jogo "Jenga". A figura da esquerda (1) mostra uma situação em que um produto desempenha suas funções diretas e transfere outras tarefas para subcontratados de diferentes departamentos, de acordo com as qualificações. A figura à direita (2) demonstra a falta de divisão em departamentos e departamentos quando o gerente de produto precisa executar tarefas não relacionadas às suas qualificações.
Assim, são necessários subcontratados na empresa para a distribuição competente dos processos de trabalho, de acordo com as qualificações. O número de departamentos pode ser qualquer, o principal é que a estrutura é estável.
Como trabalhar com outros departamentos que possuem seus próprios KPIs?
Acertar a estrutura da empresa e dividir os departamentos é apenas metade da batalha. É igualmente importante entender como trabalhar corretamente com outros departamentos, especialmente se eles tiverem KPIs diferentes. Incapacidade de interagir com subcontratados levará a baixa eficiência.
Comece construindo um circuito. Coloque "você mesmo" na parte central e ao redor - diferentes departamentos e departamentos com descrições sobre quais perguntas você pode contatá-los.
Observe: em cada departamento, há um adesivo com uma descrição do KPI - um indicador pelo qual os especialistas determinam a eficácia do trabalho.
É conveniente trabalhar com esse cartão, pois você pode remover ou adicionar um novo departamento / departamento a qualquer momento.
Vejamos um pequeno exemplo baseado em nosso mapa. Digamos que uma empresa tenha decidido lançar uma loja online. Primeiro, descobrimos a qual departamento atribuí-lo, depois determinamos o KPI e descrevemos os problemas (responsabilidades) do novo departamento. Isso é feito em alguns minutos; para a construção conveniente de um mapa mental, use serviços especiais (por exemplo, Miro).
A regra de ouro da interação com os subcontratados é levar em consideração simultaneamente as principais métricas de cada um. Estabeleça metas que levem em conta os interesses de todos os colegas, para que a paz e o idílio reinem na organização, e a eficiência do trabalho diminua.
A propósito, para esse fim, é permitido dividir os especialistas não de acordo com o tipo de atividade, mas de acordo com as métricas pelas quais eles são orientados em seu trabalho.
Vejamos um exemplo específico para tornar mais claro o processo de interação adequada com os subcontratados. Digamos que você seja responsável por um cartão de produto em uma loja online.
Inclui uma descrição do produto, características técnicas, fotografias e um bloco com um botão Comprar. Você sabe que, às custas do botão, você recebe 1 milhão de rublos por mês. Portanto, acompanhe todas as métricas relacionadas que afetam a linha de fundo. A métrica importante mais próxima neste exemplo é o número de cliques do catálogo de produtos no cartão (no nosso caso, 10% do número total de visitantes da loja online).
O departamento de vendas aparece e se propõe a fazer alterações: adicione um banner pop-up ao catálogo, levando a uma página com informações sobre cooperação com entidades legais.
Os vendedores fazem uma previsão: adicionar um pop-up (janela pop-up) aumentará o número de leads de 50 para 100 (2 vezes). Inicialmente, parece que o crescimento duplo é um excelente ponto para o desenvolvimento de uma loja online. Mas primeiro, pense nas implicações: o que pode acontecer com as métricas importantes para outros departamentos? No nosso caso, o número de transições do catálogo para os cartões de mercadorias específicas.
É de se esperar que a adição de uma janela pop-up reduza o número de transições do catálogo para os cartões (neste exemplo, 2 vezes - até 5%). Assim, no botão "Comprar", você receberá mensalmente não 1 milhão de rublos, mas apenas 500 mil rublos.
E então o que fazer? Adicionar um pop-up ou deixá-lo como está? Tome uma decisão depois de fazer uma pequena análise; números específicos o ajudarão na escolha certa. No nosso caso, há uma perda de 500 mil rublos, por isso precisamos estimar o lucro das inovações e comparar com os indicadores atuais.
Aumentar os leads para 100 leads por mês dará 300.000 rublos adicionais por mês. Assim, você receberá 800.000 rublos por mês. Isso é menor que o lucro atual, portanto, a inovação deve ser abandonada. Resta transmitir corretamente a decisão aos vendedores, discutindo-a com os cálculos. Então ninguém ficará ofendido, uma boa atmosfera na equipe permanecerá e o trabalho produtivo continuará.
Formação de experiências negativas
A formação da negatividade é um dos principais problemas de muitas organizações. Ele se acumula no decorrer do trabalho, quando as tarefas de diferentes departamentos não coincidem devido a métricas diferentes. Como resultado, começa a discórdia no trabalho, aparece uma opinião sobre a incompetência de certos funcionários, que ninguém entende nada, etc. Tudo isso é a formação de experiências negativas que reduzem a produtividade do trabalho dos departamentos como um todo e de cada especialista individualmente.
O exemplo mais comum está relacionado ao marketing. Os caras do departamento de publicidade têm uma boa idéia para aumentar os lucros várias vezes. Eles o apresentam à gerência e obtêm aprovação com suporte.
A idéia "desce" para os desenvolvedores de executivos de alta prioridade com prazos apertados. Eles precisam lidar com a implementação técnica em condições de emergência e com um planejamento mínimo, além disso, todas as outras tarefas diárias estão em andamento, que ninguém removeu do plano.
Na maioria dos casos, as idéias rapidamente implementadas "não atiram", ou seja, a empresa não recebe o prometido aumento nos lucros várias vezes. Como resultado, os desenvolvedores desenvolvem experiências negativas com os profissionais de marketing que interrompem as comunicações entre eles.
O desenvolvimento de novas idéias não precisa ser rápido e espontâneo. Nos artigos anteriores, foi dito mais de uma vez: o que parece muito legal para você nem sempre "chega" ao usuário. Portanto, realize o trabalho em 4 etapas:
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Consequentemente, se a ideia não passou da segunda ou terceira etapa - abandone-a e não demore o tempo dos desenvolvedores. A propósito, é melhor executar a segunda e a terceira etapas várias vezes, a fim de obter o conceito mais "suave", que mais tarde entrará em trabalho de pleno direito.
Realizando trabalhos de acordo com este esquema, será possível evitar a formação de experiências negativas. Não haverá discordâncias e atmosfera ruim; todos os membros da equipe se tratarão com respeito e compreensão, e essa é a chave para o trabalho produtivo.
Estrutura e visualização do processo de interação
No último bloco, discutimos experiências negativas que frequentemente surgem ao interagir com subcontratados. Trabalhar de acordo com o esquema ideal, vinculado a entrevistas com usuários e prototipagem, nem sempre é possível devido à opacidade do processo.
Por exemplo, os profissionais de marketing não entenderão a necessidade disso, seus prazos estão "queimando", eles precisam implementar rapidamente novas funcionalidades. Como resultado, surgem novas divergências. Para evitar isso, as idéias devem ser transparentes para todos os especialistas da empresa e a visualização do processo de interação ajudará nisso.
Kanban board
Vamos tentar junto com você visualizar o fluxo de trabalho dentro da empresa ou, como está na moda dizer agora, criar uma estrutura de interações. Vamos começar criando um quadro Kanban. Você pode configurá-lo de qualquer maneira conveniente, mas recomendamos o uso do Miro - este serviço já possui modelos prontos que simplificam e agilizam a renderização.
Um quadro Kanban ajudará a registrar todas as informações recebidas em um só lugar: idéias, mensagens de email, mensageiros instantâneos e outros canais de comunicação de subcontratados, tarefas atuais, etc. As possibilidades da ferramenta nesse sentido são infinitas, torça-a como quiser.
A fixação de informações em um só lugar ajudará você a se concentrar melhor e a não manter em mente dezenas de pensamentos como "então, Gosha do marketing disse para verificar isso e aquilo, é preciso anotá-las em algum lugar". A propósito, muitas vezes diferentes departamentos pensam sobre a mesma coisa, oferecendo as mesmas idéias. Ao visualizar tudo em um só lugar, você pode integrá-los facilmente e otimizar seu fluxo de trabalho.
É desejável que todos os subcontratados tenham acesso ao conselho. Isso o salvará das constantes chamadas com as perguntas "como estão as coisas com a nossa ideia?" Basta ir ao quadro e ver o status da tarefa. O Miro, por exemplo, tem a capacidade de deixar comentários, o que simplifica a comunicação e elimina chamadas curtas que ocupam o horário comercial.
Atribua qualquer tarefa a um funcionário específico: desenvolvedor, profissional de marketing, vendedor, etc. Também facilita a comunicação, pois outros colegas saberão com quem entrar em contato se tiverem perguntas. Tudo isso é simples e rápido de implementar no Miro.
Essa é uma das opções para visualizar o fluxo de trabalho. Ao longo dos anos, provou seu valor mais de uma vez, aumentando a produtividade de centenas de equipes. Mas essa é a única opção? E se você precisar descrever a tarefa com mais detalhes? Vamos dar uma olhada em uma opção alternativa - Project Canvas.
Project Canvas
Já falamos sobre modelos Canvas - essas são tabelas de blocos que ajudam na descrição detalhada dos modelos de negócios. E se, com a ajuda de uma ferramenta, é possível decompor uma organização em seus componentes, por que não tentar fazer o mesmo com uma ideia ou uma tarefa?
Veja uma planilha de exemplo, compilada em condições reais. Cada bloco contém vários adesivos com informações básicas que ajudam na implementação da ideia. Novamente, tudo é coletado em um só lugar rapidamente e é muito fácil de ler.
Observe também que alguns dos adesivos no mesmo bloco são de cores diferentes. Isso não é um acidente, mas uma gradação especial: uma determinada cor foi atribuída a cada departamento da empresa para simplificar a orientação do produto e dos desenvolvedores. Ou seja, a tabela é compartilhada entre todos os departamentos (participantes do projeto) e os especialistas relevantes inserem os dados necessários nos blocos.
Este é outro exemplo de visualização de interação bem-sucedida. Anteriormente, foi dito que a principal idéia de mudanças deveria ser transparente para todos os departamentos para um trabalho produtivo. O Project Canvas é uma ótima ferramenta para definir um objetivo comum que será claro para todos os níveis de habilidade.
O que acontece se você não?
Evitar a visualização, que ajuda a definir um objetivo comum para todos os subcontratados, levará a uma atmosfera ruim dentro da equipe e à formação de experiências negativas. É impossível atingir as metas estabelecidas e executar tarefas em um ambiente como esse. Portanto, visualize os processos, torne-os "transparentes" para a equipe.
Um bom exemplo de acúmulo de experiência e inação negativas é a inicialização do "bastão sem fim". Foi lançado em 2014, o produto era uma unidade flash simples que abre o acesso ao armazenamento de dados na nuvem na Internet.
Inicialmente, a empresa desenvolveu com êxito, a implementação técnica estava em pleno andamento e havia até rumores de interesse da Microsoft. Depois de um tempo, o projeto foi interrompido e um dos motivos do fechamento foi chamado de conflitos constantes na equipe. Como você pode ver, mesmo uma idéia aparentemente super legal pode ser condenada devido a desacordos e falta de visualização dos fluxos de trabalho.
O artigo está chegando ao fim, então é hora de resumir tudo o que foi dito. Primeiro, os subcontratados são colegas que trabalham em outros departamentos e divisões da empresa. Segundo, o gerente de produto interage regularmente com eles para resolver uma variedade de problemas. Em terceiro lugar, é importante poder comunicar metas aos departamentos com diferentes KPIs, para determinar uma métrica comum para alcançar alta produtividade no trabalho.
Neste último, a visualização de interações ou estrutura de fluxo de trabalho ajuda muito. O artigo descreve dois métodos - quadros kanban e telas de projeto, que provaram seu valor na prática. E toda vez que você pensar na inutilidade da visualização, lembre-se da história do "bastão sem fim" da startup.