Roteiro para a migração de e-mail IBM Notes / Domino para Exchange e Office 365

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Mudar do IBM Notes para o Microsoft Exchange ou Office 365 oferece um número significativo de benefícios para a organização, mas o projeto de migração em si parece assustador e não está totalmente claro por onde começar a migração. O próprio Exchange não inclui ferramentas nativas para migrar totalmente ou coexistir com o Notes e o Exchange. Na verdade, algumas tarefas de migração e coexistência são impossíveis sem produtos de terceiros. Neste artigo, descreveremos sete etapas principais a serem seguidas de acordo com as práticas recomendadas e nossa experiência com migrações bem-sucedidas.



Uma migração bem-sucedida inclui as seguintes etapas:



  1. Estimativas preliminares de migração.
  2. Estabelecendo a coexistência de Notes e Exchange.
  3. Planejando a precisão ideal da migração.
  4. Maximizando a eficiência da migração.
  5. Executando uma migração de teste.
  6. Planejar o tempo de migração para minimizar o impacto na organização.
  7. Inicie a migração e acompanhe seu progresso.


Neste artigo, mostraremos como preparar e concluir sua migração usando duas soluções da Quest - Coexistence Manager for Notes e Migrator for Notes to Exchange . Alguns detalhes do corte.



Etapa 1: Avaliação preliminar da migração



Fazendo um inventário do ambiente atual



Depois de decidir que o Exchange é a plataforma certa para sua organização, tudo o que resta é mudar para lá. Primeiro, você precisa coletar informações sobre o ambiente atual, coletar informações de inventário sobre os dados que pretende migrar, determinar o que pode ser removido para reduzir a utilização do disco, calcular a largura de banda disponível entre os ambientes e assim por diante. A avaliação preliminar deve incluir as seguintes perguntas :



  • Quantos domínios do Notes e servidores Domino existem?
  • Quantas caixas de correio você tem? Quantos não são usados?
  • Quanto espaço em disco os arquivos de correio primário ocupam? Quantos estão nos arquivos? Quantos há em réplicas locais?
  • Onde estão os arquivos?
  • Quantos usuários estão usando criptografia? Você precisa transferir conteúdo criptografado?
  • Quantas pastas pessoais existem no ambiente?
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  • Exchange *.pst Outlook?
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Você precisa planejar cuidadosamente seu projeto para minimizar o tempo de inatividade e minimizar a perda de produtividade.



Por exemplo, é importante considerar a delegação entre usuários - se um usuário migra, mas seu delegado permanece na plataforma original, como isso afetará seu trabalho diário? De forma mais ampla, você precisa considerar como o projeto de migração pode afetar todos os processos comerciais e de trabalho importantes na empresa.



Também é importante considerar os pontos de interação críticos dentro do Notes. Por exemplo, ao trabalhar com mensagens, é importante analisar os aplicativos e considerar as interações entre o roteamento de correio e os aplicativos para evitar a interrupção dos processos de negócios durante e após a migração. Certifique-se de fazer as seguintes perguntas:



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Antes de iniciar uma migração, você precisa definir critérios para medir o sucesso. Em particular, você precisa entender que não é razoável esperar uma migração de dados de 100%. Nem todo tipo de item do Notes tem um equivalente do Exchange (Active Mail é o exemplo mais notório). Portanto, a realidade é que nem todos os itens do Notes existirão no Exchange após a migração. Meta alcançável e mensurável - 95% dos itens migrados para 95% das caixas de correio. Medir e documentar os resultados é fundamental para garantir o sucesso da migração, e resultados reais só são possíveis se os critérios de sucesso forem definidos no início do projeto de migração de email.



Etapa 2: estabelecer a coexistência entre Notas e Troca



Para a maioria das organizações, a migração é um processo, não um evento. Portanto, as migrações de caixa de correio e de aplicativo devem seguir um cronograma mais adequado aos negócios e operações, e não baseado em requisitos técnicos.



Desenvolvendo uma estratégia de coexistência



Para agregar valor com a migração, um plano de coexistência completo deve ser desenvolvido e implementado no início do processo de migração. A definição de “coexistência” pode variar de organização para organização. Algumas organizações usam ativamente os dados de disponibilidade, outras nem mesmo usam essa funcionalidade. Alguns se concentram na migração de dados de calendário, enquanto outros se concentram em criar cuidadosamente uma migração de um diretório de usuário completo. É importante trabalhar com cada parte interessada para obter uma imagem clara do que realmente importa e ajudar a todos a compreender a importância de uma estratégia de coexistência eficaz.



Mover do Notes para o Exchange e Office 365 requer planejamento para a caixa de correio e a migração do aplicativo ao mesmo tempo. A funcionalidade atual dos aplicativos do Notes deve ser mantida para todos os usuários, independentemente de sua plataforma de correio atual. Como usuários que migraram para o Exchange e Office 365, eles devem ser capazes de acessar e usar os aplicativos do Notes em seus fluxos de trabalho existentes. Esse recurso deve continuar até que os aplicativos do Notes sejam migrados para o SharePoint ou outra plataforma.



Além da coexistência de aplicativos, a interação entre usuários em diferentes plataformas deve ser implementada antes de iniciar a migração. Isso inclui o roteamento e atualização automática de diretórios, status de Livre / Ocupado e calendários para todos os usuários, independentemente da plataforma atual.



Por fim, você precisa considerar a colaboração não apenas do serviço de e-mail, mas também de calendários e recursos compartilhados, como salas de conferência. Os usuários devem ser capazes de carregar informações sobre os horários das reuniões. Isso inclui compromissos únicos e recorrentes. Se os compromissos foram agendados antes da migração ou criados durante a migração, a precisão dos dados do calendário deve ser mantida durante todo o projeto. Você precisa garantir que os usuários possam, por exemplo, alterar os compromissos recorrentes da sala de bate-papo de uma reunião futura ou cancelar uma reunião sem causar conflitos e confusão nas reuniões subsequentes.



Etapa 3: Planejando a precisão ideal da migração



O planejamento da migração do Notes para o Exchange ou Office 365 requer a compreensão de uma série de diferenças específicas entre as plataformas.



Endereço de e-mail



Os dados do Notes geralmente contêm endereços proprietários que aparecem em vários lugares: nos cabeçalhos das mensagens, embutidos em arquivos, contatos pessoais e listas distribuídas. Como parte do processo de migração, esses endereços proprietários devem ser atualizados para endereços SMTP para funcionalidade total em um ambiente Exchange. Muitas organizações também optam por atualizar seu domínio SMTP ou padrão de endereçamento durante a migração. Quando se trata de sua organização, é importante entender que algumas soluções de migração atualizam automaticamente instâncias do endereço SMTP histórico para cada usuário.



Estrutura da pasta



Em muitas organizações, os usuários usam suas caixas de correio e arquivos, portanto, é importante preservar esses dados. A capacidade dos usuários de visualizar sua estrutura de pastas completa também afeta a experiência do usuário como resultado da migração. É importante selecionar soluções e transientes que mantenham a integridade da pasta e das estruturas de dados.



Réplicas e arquivos locais



Para controlar os custos de armazenamento e gerenciar melhor o crescimento dos dados, muitas organizações definem cotas de caixa de correio. A consequência não intencional desta política é frequentemente um aumento no número e tamanho dos arquivos. Essas fontes de dados adicionais devem ser avaliadas e sua migração vale a pena considerar ao planejar sua migração. Você pode fornecer aos usuários um componente de autoatendimento que permitirá que eles migrem apenas dados importantes. Para otimizar o armazenamento do Exchange, recomendamos usar outro produto da Quest - Archive Manager for Exchange , que tem, em particular, uma funcionalidade útil para desduplicação de anexos, análogo ao DAOS no Notes.



ACL e delegação



Listas de controle de acesso (ACLs) permitidas e delegação são elementos-chave para uma sala de operação em um ambiente do Notes e também são essenciais para proteger a integridade. Como resultado, é importante converter com precisão os direitos associados e direitos de acesso em direitos equivalentes no Exchange Server e Office 365. Idealmente, isso é feito automaticamente, o que irá acelerar o processo e eliminar o erro humano. Para manter a eficácia da proteção dos ativos de informações de sua organização, a transformação de ACL e delegação deve ser executada simultaneamente com os dados de correio. Algumas organizações tentam atribuir direitos equivalentes manualmente ou usando scripts após a conclusão da migração de dados. No entanto, essa abordagem pode impactar negativamente o desempenho e adicionar lacunas de segurança aos dados da organização.



Conteúdo próprio de notas



O mesmo correio ativo. Outro problema comum ao migrar do IBM Notes encontra muito rich text. O Exchange e o Office 365 não oferecem suporte a tabelas com guias, botões, formulários salvos e outros conteúdos proprietários no Notes. Como resultado, você precisará se preparar para a perda dessa funcionalidade ou investir em uma solução de migração que possa converter esses elementos em um formato portátil. Digamos desde já que as soluções da Quest não convertem isso de forma alguma e só podem transferir cartas como anexos para que o usuário possa abri-los através do cliente Notes.



Grupos e livros de endereços pessoais



Muitas organizações fazem uso extensivo de listas de correio públicas para

comunicação interna e externa. Além disso, os usuários do Notes geralmente acham importante manter contatos comerciais em suas listas de endereços pessoais. Essas fontes de dados são críticas para as operações de negócios e devem ser transformadas de forma eficaz durante a transição para a plataforma Microsoft. Como resultado, é importante preparar grupos automaticamente para migração para o Active Directory e converter com eficiência todos os endereços pessoais, mesmo aqueles armazenados nas estações de trabalho do usuário.



Interagindo com aplicativos do Notes



Os pontos de integração entre os aplicativos e o serviço postal, como processos de reconciliação, são importantes ao planejar e programar migrações. O IBM Notes tem integração mais estreita entre e-mail e aplicativos do que outras plataformas. Essas integrações podem incluir tudo, desde simples doclinks a processos de negócios.



Recursos e bancos de dados de correio



Muitas organizações usam bancos de dados de reserva de recursos, bancos de dados de correio e outros bancos de dados comuns no Notes. Como resultado, esses bancos de dados desempenham um papel importante no funcionamento da organização. Para garantir a continuidade dos negócios e a produtividade dos funcionários, é muito importante considerar a abordagem e o cronograma de entrega para:



  • Crie caixas de correio de recursos no ambiente de destino;
  • Transferência de dados do banco de dados de backup para o Exchange;
  • Garantir que os usuários de ambos os sistemas possam colaborar e usar recursos no Notes e Exchange.


Etapa 4: maximizar a eficiência da migração



Além de garantir a exatidão dos dados, também é importante garantir a migração mais eficiente possível, levando em consideração os requisitos da organização. A eficiência da migração depende diretamente não apenas dos custos diretos, mas também do grau de impacto no negócio.



Arquitetura da solução de migração



Um dos fatores mais importantes que influenciam a eficiência é a arquitetura da solução de migração. É muito importante escolher uma solução com uma arquitetura multithread que permita a um servidor de migração transportar vários usuários ao mesmo tempo. A arquitetura multithread reduz os requisitos de hardware para migração e aumenta a velocidade de migração, reduzindo drasticamente o custo geral do projeto. Não se deixe enganar por soluções de migração que afirmam ser multithread, mas na verdade migram apenas um usuário por vez e exigem a adição de estações de trabalho para migrar mais usuários por vez. Dependendo da configuração e do ambiente, as verdadeiras soluções multithread são 30 a 5.000 por cento mais eficientes ao migrar dados para Exchange e Office 365.



Processo de migração



A migração envolve muitas etapas e os processos devem ocorrer no momento certo para garantir uma transição tranquila. Para minimizar a interrupção dos negócios e maximizar os benefícios da migração, todos os processos devem ser integrados e controlados por um aplicativo que pode concluir cada etapa da migração em tempo hábil.



Flexibilidade e autoatendimento



Alguns usuários e departamentos precisarão se desviar do processo de migração padrão. Por exemplo, o departamento jurídico pode ter diferentes requisitos de armazenamento ou os executivos podem precisar migrar toda a caixa de correio e todos os arquivos. Portanto, é importante escolher uma solução de migração flexível que permita que a equipe de migração se adapte facilmente a esses requisitos. Uma das maneiras mais eficazes de obter essa flexibilidade é usar o autoatendimento para um subconjunto de usuários. Por exemplo, alguns usuários podem ter permissão para migrar dados adicionais de seus arquivos de correio principais ou dados locais para serem convertidos em um arquivo pessoal no servidor.



Etapa 5: faça uma migração de teste



Uma vez que a avaliação de pré-migração foi concluída, a estratégia de coexistência foi finalizada e os planos de otimização foram identificados, é muito importante obter a validação da estratégia por meio de uma ou mais migrações piloto.



O objetivo da migração piloto é validar os procedimentos desenvolvidos e identificar problemas que possam surgir após o início de uma migração completa, possibilitando resolvê-los antes de iniciar uma migração de combate. Como resultado, deve-se esperar e até receber bem os problemas durante a migração do piloto.



Determinação do volume de migração do piloto



A migração do piloto deve ser grande o suficiente para coletar uma amostra representativa de dados e responder a perguntas relevantes que podem ser encontradas durante a migração de combate. Se você estiver migrando vários milhares de caixas de correio, o exemplo deve ser suficiente. Para migrações muito grandes, a porcentagem pode ser menor.



Escolha de dados e sistemas



É importante usar dados de combate e sistemas de combate durante o processo de migração do piloto. Isso é muito importante por vários motivos:



  • Você precisa entender como o ambiente de combate se comportará. O ambiente gerado sinteticamente não será representativo do ambiente de combate.
  • Você pode obter mais informações sobre mensagens criptografadas, a frequência dos tipos de mensagem não encontrados no Exchange e requisitos de armazenamento com base em dados de amostra.


Definição de expectativas



O processo de migração piloto também oferece uma excelente oportunidade para validar os critérios de sucesso descritos para o projeto e calibrar as expectativas para a migração restante. Se ajustes forem necessários, eles devem ser documentados e levados em consideração durante a migração de combate.



Etapa 6: planejar o tempo de migração para minimizar o impacto na organização



Agrupamento de usuários



Para minimizar o impacto nos usuários e na organização como um todo, você deve migrar simultaneamente os usuários que trabalham juntos. Os principais fatores a serem considerados ao criar esses grupos incluem delegação. Procure uma solução que possa recomendar coleções para migração com base nas informações de relacionamento do usuário no ambiente de origem.



Cronograma para migração



Depois de concluir a migração do grupo, certifique-se de incluir em sua programação os horários em que o

impacto sobre esses usuários é mínimo. Isso pode significar agendar uma janela de migração em horários específicos do dia para evitar migrações durante o horário comercial, no final do mês do ano ou durante as janelas de manutenção. Por exemplo, as equipes de vendas provavelmente não devem migrar no final do trimestre, e os departamentos de contabilidade e jurídico provavelmente terão limites de tempo para a migração.



Etapa 7: inicie a migração e acompanhe seu progresso



Com abordagens validadas por piloto para migração de dados, as migrações de combate devem se tornar eventos de rotina. Provavelmente haverá pequenos ajustes ao longo do processo para acomodar as necessidades de grupos específicos. O monitoramento cuidadoso continuará a ser necessário para garantir que todas as contingências sejam levadas em consideração durante a fase de planejamento e piloto. No entanto, o processo deve se tornar cada vez mais automatizado. É importante documentar e relatar o progresso de toda a organização para cumprir o cronograma de migração de combate para garantir que as expectativas sejam atendidas. O monitoramento e o feedback continuam sendo aspectos essenciais para uma migração bem-sucedida em todo o processo.



Conclusão



Abordamos os aspectos a serem considerados ao migrar seu serviço de e-mail. Se você está agora no processo de escolha de uma solução de migração ou está apenas pensando nisso, é importante considerar tudo isso. Trabalhamos com as soluções de migração da Quest e estamos prontos para recomendá-las como as mais eficazes para reduzir o número de etapas manuais e aumentar a quantidade de dados transferidos como resultado da migração.



Se você quiser saber mais sobre abordagens eficazes para a migração, deixe uma solicitação no formulário de feedback em nosso site ou apenas ligue, e você também pode estudar materiais adicionais nos links abaixo:



Artigo Habr: Migração do IBM Lotus Notes / Domino para o Microsoft Exchange



Quest Migrator para Notes to Exchange no Gals



Quest Coexistence Manager para Notes no site da Gals



Quest Migrator for Notes to Exchange Quest



Quest Coexistence Manager for Notes Quest



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