
Magnitogorsk Iron and Steel Works é um dos maiores produtores de aço do mundo e ocupa uma posição de liderança entre as empresas russas de metalurgia ferrosa.
A empresa possui uma unidade especial cujo objetivo é introduzir inovações e melhorar a eficiência dos processos de negócios utilizando a tecnologia de automação de processos robóticos RPA. Hoje, na MMK, vários processos de contabilidade, compras, logística e trabalho com pessoal são robotizados.
Um dos casos mais difíceis implementados pela empresa é a robotização do pagamento de materiais de sucata. Este complexo processo de várias etapas, envolvendo várias divisões dentro do Grupo MMK, é agora executado com sucesso por 25 robôs de software.
O mercado de sucata é representado por um grande número de fornecedores e fabricantes que atuam no pré-pago devido às especificidades do negócio e à baixa liquidez. A participação de participantes inescrupulosos do mercado e empresas com baixa confiabilidade financeira, infelizmente, continua muito alta, o que aumenta significativamente os riscos financeiros ao trabalhar com fornecedores de sucata em termos de pagamento antecipado.
O principal objetivo da robotização do trabalho com fornecedores de sucata foi ampliar a lista de fornecedores e o volume de matéria-prima adquirida com riscos financeiros mínimos para a MMK.
Objetivos principais
Para atingir esse objetivo, era importante organizar o controle em todas as fases da entrega:
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A realização desse controle manualmente exigiria um aumento no número de trabalhadores envolvidos no processo e não eliminaria o risco de erros manuais. Nesse sentido, decidiu-se digitalizar esses processos. Como resultado, optamos pela robotização, uma vez que não altera os processos de negócios existentes e não requer custos significativos para alterar a infraestrutura de TI.
Com a ajuda do desenvolvimento do robô, foi possível fechar todos os processos de negócios para trabalhar com empreiteiros para o fornecimento de sucata: pagamento, contabilidade de suprimentos, contabilidade, manutenção de banco de dados. A duração total da implementação deste projeto RPA foi de quase seis meses. O caso foi implementado pelas forças do Centro de Competência e Inovação RPA da LLC MMK-Informservice.
Detalhes de implementação
Ao implementar uma solução RPA, enfrentamos muitas barreiras diferentes, uma das mais críticas foram os problemas de segurança da informação. O robô executou a maior parte de seu trabalho em nossos sistemas internos de contabilidade, ERP baseado em Oracle, BI, clientes bancários, etc. Foi necessário pensar nos detalhes de integração dos robôs no sistema ERP corporativo e nos métodos de administração de seus direitos. A complexidade estava nas diversas funções e entidades do ERP - para cada uma delas era necessário escrever scripts para interagir com o robô.
Quando começamos a adicionar um robô em forma de registro tecnológico ao sistema, nos deparamos com o fato de que apenas uma pessoa real cadastrada em nosso sistema de gestão de pessoas pode trabalhar através da interface. Quando o formulário começou a processar cliques de botão ou entrada de dados, o sistema de RH deu um sinal de que nenhum funcionário estava vinculado ao processo e não permitiu outras ações.
Amarramos cada robô a um trabalhador responsável pela operação.
Nas operações realizadas pelo robô no banco do cliente, em acordo com o banco, o robô foi proibido de realizar ações que necessitassem de aprovação para pagamento de transações. Ele só pode criar um modelo de pagamento, mas não pode concordar com nenhuma ação.
Escolhemos o sistema ERP como base para a robotização do processo, pois o alto nível de automatização do mesmo permitiu integrar com sucesso a solução RPA e integrá-la organicamente nos processos de interação com um grande número de fornecedores. Nossos especialistas conseguiram estabelecer rapidamente uma conexão com todas as contrapartes, incluindo bancos. A propósito, alguns dos colegas do banco nem perceberam que havíamos conectado o robô e se perguntaram como éramos capazes de realizar um volume tão grande de trabalho sem erros.
O robô faz em um único processo:
- receber uma fatura de fornecedores
- verificando o envio de vagões
O robô entra no sistema de transporte da Russian Railways, confirma que o vagão é "sobre rodas", e acompanha todo o processo do negócio até a emissão de um adiantamento à contraparte.
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O robô passa por todo o processo comercial de pagamento de adiantamento a fornecedores de sucata. É, na verdade, uma solução multifuncional que registra totalmente os suprimentos e paga pela sucata. Este não é apenas um script que distribui declarações, ele pode passar por todos os nossos processos de negócios, substituindo um grande número de pessoas em diferentes departamentos.
Todo o processo de compra de sucata inclui mais de 20 grandes subprocessos, cada um dos quais é lançado em seu próprio tempo e é um processo de negócios completo. Dividimos a interface em dois ambientes isolados - para administração RPA e separadamente para usuários corporativos.
Coletamos todas as informações do sistema RPA em um portal web interativo dedicado baseado no Oracle Apex, onde os dados são apresentados de forma conveniente. A partir daqui, todos os robôs são controlados centralmente. Os funcionários com acesso podem fornecer comandos e baixar os relatórios apropriados.


resultados
A implantação do RPA ajudou a automatizar e aumentar a velocidade de processamento de 32 mil transações comerciais e 20 mil arquivos, levando em consideração o controle de entrega, o que reduziu os custos de mão de obra no processo de obtenção de sucata (agora emprega apenas 4 pessoas).
A solução aumentou a transparência das operações, proporcionando a capacidade de monitorar o status da carga em tempo real. As informações sobre as transações com fornecedores de sucata tornaram-se sistêmicas e centralizadas, são coletadas e exibidas em um único local.
Com isso, o robô ajudou a ampliar as possibilidades de compra de matéria-prima. Antes da implantação do robô, o processo contava com muitos participantes, seu dimensionamento levaria à necessidade de contratação de novos trabalhadores. Com o RPA, agora podemos lidar com ordens de grandeza de pagamentos adiantados sem expansão de equipe, enquanto gerenciamos o risco de não retorno.

Perspectivas
Escalamos o robô para fornecedores - residentes da Federação Russa. A plataforma RPA tornou possível fazer isso com bastante rapidez, apesar da diferença nos processos de negócios. O volume de documentos com que os residentes trabalham é maior e a carga no robô aumentou 5 vezes, mas ao mesmo tempo não gastamos recursos significativos no dimensionamento.
Nos planos de longo prazo, a visualização de analíticas com base nos dados coletados pelo robô, queremos entender qual sucata de qualidade vem de cada fornecedor. Identifique empreiteiros que fornecem sucata de lixo e adicione-os às listas negras de fornecedores.
Também está prevista a introdução de vários robôs na MMK para factoring, para análise e emissão de pagamentos de cartões corporativos e VIP, para a robotização de processos de rotina para trabalhar com um sistema ERP e muitos outros robôs.