
Restrições prolongadas de quarentena em todo o mundo levaram a uma demanda sem precedentes por plataformas de eventos virtuais, especialmente aquelas imersivas que oferecem imersão completa nos mundos dos computadores. Neste artigo, falaremos sobre por que em menos de um ano esses mundos virtuais do futuro se tornaram essenciais, o que procurar ao planejar um evento virtual e ao escolher uma plataforma 3D. Vamos comparar o software avançado com base na tabela analítica ROI4CIO .
Nos últimos seis meses, a colaboração com outras pessoas tem se resumido cada vez mais à interação online. O tráfego de webinars em todo o mundo disparou e os sistemas de videoconferência travaram na primavera de 2020, tentando lidar com o fluxo de visitantes online. Embora as reuniões virtuais sejam um substituto eficaz para as reuniões e conferências face a face, após seis meses de uso, o anseio por interação "real" e o cansaço total do Zoom começam a se fazer sentir. Portanto, a crescente demanda por plataformas que fornecem espaços virtuais mais envolventes e envolventes não é surpreendente. As ferramentas utilizadas neste caso são convencionalmente divididas em duas categorias: 2.5D e 3D.
Plataformas 2.5Dfornecem interfaces que simulam o ambiente físico (local) e avatares (encarnação do computador do participante). Mas, embora estejam um passo à frente do Zoom, ainda está aquém dos slogans de publicidade sobre a imersão total no mundo virtual. Parece mais uma skin divertida otimizada para conteúdo 2D. Essas plataformas de plataforma incluem vFairs, MeetYoo, Engagez. Ao mesmo tempo, a propósito, essas plataformas costumam ser mais caras do que as plataformas 3D completas que estão apenas começando a se desenvolver e ocupar um lugar em um nicho. Por exemplo, vFairs começa em $ 8.000 por evento e acima. É verdade que a soma depende também da capacidade de negociação com o fornecedor e do número de anos para os quais o contrato de cooperação é assinado.
Em plataformas 3Davatares se movem livremente no espaço virtual. A maioria dessas plataformas não precisa de um fone de ouvido VR; um PC ou smartphone é suficiente. As plataformas de eventos 3D incluem Hypefair, VirBELA, Teeoh, 6Connex. As assinaturas de serviços de fornecedores de plataforma 3D geralmente envolvem um pagamento mensal em vez de um contrato anual com uma taxa aproximada de 50 licenças por US $ 500 e aumenta dependendo do número de visitantes.
De acordo com relatórios de 2020, as plataformas de eventos 3D mostraram um aumento explosivo na demanda desde o advento do COVID-19. De acordo com Alex Howland, presidente e cofundador da VirBELA, a plataforma teve um crescimento de 653% em fevereiro e um aumento de 12 vezes no número de usuários ativos mensais. Executivos da MootUp, LearnBrite e Breakroom também confirmam que a demanda cresceu pelo menos 100% desde março.
Mas por que exatamente plataformas 3D?Existe até uma resposta científica completamente previsível para esta pergunta - é uma questão de impressões. Assim, estudos relacionados ao estudo de línguas estrangeiras em ambiente de RV têm mostrado que os usuários têm melhores resultados de aprendizagem em comparação aos cursos online. Isso ocorre porque “incorporar-se” a um avatar e se envolver no mundo 3D envolve áreas do cérebro que geralmente são reservadas para encontros físicos. Com a identificação de avatares, os usuários podem se expressar de maneira mais rica personalizando e animando um clone digital.

Um dos locais virtuais do Festival de Música Tomorrowland - All Around The World, 2020.
Portanto, se você está tentando recriar os benefícios da comunicação face a face em um evento virtual, as plataformas 3D são uma ótima opção. Esses espaços são decorados com visualizações de modelo e locais personalizados. É realmente necessário se reunir no escritório se você puder se encontrar virtualmente e sentar-se perto de um riacho ou fogo, na praia, na floresta ou mesmo na superfície de Marte.
Como transferir um evento do mundo físico para o virtual e quais ferramentas usar
Uma nova forma de interação requer um repensar da estratégia de comunicação. Para realizar um evento virtual, que depois será lembrado por todos, é necessário primeiro redesenhar uma estratégia de comunicação e interação com os usuários.
Em uma reunião física, por exemplo, a distribuição de e-mail é uma pequena parte da comunicação que ocorrerá em um evento, enquanto para uma reunião virtual é necessário crescer e manter a interação com os visitantes antes do evento e terminar sem problemas, coletando o máximo de feedback possível. Isso inclui também a falta da possibilidade do aparecimento orgânico de confiança e laços interpessoais - cuidando disso durante uma reunião online, não será supérfluo criar um espaço separado para a comunicação. A solução poderia ser sub-sessões direcionadas a pequenos grupos, proporcionando oportunidades de interação e socialização. Também é necessário adaptar o material das palestras ou apresentações: é muito mais difícil prender a atenção dos participantes quando eles estão sentados em frente ao computador do que em uma sala de conferências.
Para fazer frente a uma possível alienação dos usuários, é melhor fazer apresentações com pequenos intervalos e não colocar blocos de programa por mais de duas horas por abordagem. Se o seu evento incluir uma videoconferência onde a tela verde é substituída por uma imagem de fundo, aconselhamos que você tenha cuidado com a escolha das cores das roupas e, se possível, evite o verde.

O que esperar da própria plataforma? É bom se estiver integrado com sistemas de gerenciamento de eventos. Ajuda na estruturação e organização de reuniões, congressos e feiras. Soluções completas incluem:
- procedimento de registro;
- enquetes (questões de múltipla escolha);
- seção "Perguntas e Respostas", que permite fazer perguntas aos palestrantes em tempo real;
- um quadro / parede comum onde os participantes compartilham conteúdo relacionado ao evento (fotos, vídeos, comentários);
- ferramentas de comunicação com os visitantes antes e depois do evento (bem como em tempo real durante o próprio evento).
Para manter a atenção do público, sites e aplicativos estão sendo implementados por meio de serviços de gamificação. Por exemplo, você pode incorporar questionários de eventos na plataforma. E para os participantes mais ativos nas sessões - crie um sistema de bônus e serviços adicionais.
Cinco dicas para planejar um evento virtual
Considere o valor que você oferece
A transição entre eventos físicos e virtuais não é fácil, pois suas funções para os participantes são diferentes, assim como as necessidades para esses dois tipos de reuniões. Os eventos físicos são tratados como eventos especiais. Eles são marcados em calendários, a rotina diária é ajustada para eles, eles vão a algum lugar para visitá-los. E o principal valor aqui é a comunicação pessoal.
Por sua vez, os eventos digitais não são percebidos como únicos, mas significam economia de custos - tanto para o organizador quanto para os participantes. Eles também estão disponíveis para um número muito maior de participantes: o único requisito de presença é um dispositivo com acesso à Internet.
Portanto, em vez de tentar “copiar” o que você fez na realidade física, concentre-se em criar uma experiência especial que reflita os valores de sua marca. Pense em quais são os ingredientes mais importantes a não perder e como exibi-los no espaço da mídia. Tente reinventar o que torna uma exposição ou conferência em um espaço virtual especial.
Foco em ajudar
Um poderoso elemento de publicidade está embutido em eventos offline. E o próprio público investe mais em eventos do que no ambiente online. Mas, na Internet, as pessoas estão mais acostumadas a buscar ajuda e conteúdo gratuito, então um nível excessivo de promoção pode desgastá-las e forçá-las a deixar seu site. Portanto, em conferências digitais, é mais importante pensar em como sua empresa é capaz de ajudar o público do que focar em vendas ou promoções rápidas.
Cuide da acessibilidade
A força dos eventos online é a capacidade de se conectar de qualquer lugar do mundo a qualquer momento. Mesmo que você não tenha pensado em atingir um público falante de inglês na Europa ou nos Estados Unidos até hoje, é mais fácil do que nunca. No entanto, para que isso funcione, pense em um horário que seja conveniente para todos que se equilibre entre seu fuso horário e o fuso de seu público-alvo.
Observe também que nem todos os usuários poderão se conectar ao vivo, mas terão interesse em acessar o conteúdo mais tarde: lembre-se de baixar streaming de vídeos e outros conteúdos após o evento.
Organize pré e pós eventos
Um evento é uma experiência. Para tornar a ação virtual "ao vivo", planeje um bate-papo especial para os usuários cadastrados e o público em geral antes e depois do evento.
Antes do evento, concentre-se em criar entusiasmo, incentivando os usuários a se inscreverem e superando as barreiras tecnológicas em potencial, explicando passo a passo o que fazer e como.
Quando terminar, ofereça conteúdo adicional e peça feedback para melhorar futuros projetos digitais. Em alguns casos, essa será uma oportunidade de apresentar uma oferta especial ou desconto para membros convertidos.
Avalie os resultados
Uma grande vantagem de um evento virtual é a exibição em tempo real das métricas de engajamento. Número de participantes, tempo gasto, níveis de envolvimento - com uma boa plataforma e análises incluídas, você terá acesso a muitos dados, permitindo que os profissionais de marketing saibam sobre o impacto de um evento no público e a capacidade de fazer ajustes para otimizá-lo rapidamente.
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Tendo nos familiarizado com o componente teórico, vamos passar a considerar soluções específicas. As seguintes plataformas são apresentadas com uma breve visão geral e comparação por tais parâmetros com base na tabela analítica ROI4CIO: lobby virtual, estandes e salas de sessão, transmissão ao vivo e transmissão ao vivo de um evento, texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande, integração Webex / Zoom, modelos prontos, planejador de eventos, integração de mídia social, compartilhamento de arquivos, conteúdo para download, análises dados, integração de CRM.
Soluções de software
Hyperfair

O Hyperfair é uma plataforma de realidade virtual SaaS que permite a interação social corporativa imergindo na realidade do computador 3D. A plataforma permite que as empresas criem eventos virtuais - exposições, conferências, treinamentos, demonstrações - por meio de espaços de realidade virtual auto-adaptáveis. Conecte-se com clientes, parceiros, fornecedores e forneça programas de marketing e vendas eficazes por meio da RV.
Para uma reunião, você pode escolher entre uma variedade de locais de modelo com a possibilidade de marca; os visitantes se comunicam entre si por meio de avatares personalizáveis. A plataforma consiste em “VR Site” (site de realidade virtual corporativa, showroom e escritório), “VR Branch” (realidade social virtual corporativa) e “VR Hub” (espaços de exposição virtual). Tudo isso está disponível sem baixar arquivos de instalador adicionais; existe uma versão web e móvel.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, áudio / vídeo chats com representantes do estande: sim
Webex, Zoom: Webex, Zoom Integration
Modelos prontos para uso : Sim
Programador de eventos: N / A
Integração de mídia social: Sim
Compartilhamento de arquivos: Sim
Conteúdo para download: Sim
Análise de dados: Sim
Integração de CRM: Sim
vFairs

vFairs é um software de webinar completo voltado para pequenas e médias empresas. É uma plataforma de gerenciamento de eventos especializada em hospedagem de feiras de empregos virtuais, feiras online e apresentações de marcas. A solução oferece suporte à versão móvel, webinars, chats de áudio, chats de vídeo e serviços de marketing (por exemplo, promoção de mídia social).
Existem ferramentas de feedback do usuário - enquetes, chats em grupo, fóruns de chat. A criação de páginas iniciais e formulários de registro exclusivos está disponível. Existe um átrio 3D com um calendário de eventos para os visitantes do evento, o painel “Quadro de informações” está sempre aceso na interface, o que ajuda a orientar.
Exemplo de design

lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: N / A
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande: sim
Integração Webex, Zoom: Webex,
Modelos prontos para Zoom : sim
Planejador de eventos: sim
Integração com redes sociais: sim
Compartilhamento de arquivos: sim
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM: N / A
Engagez

Uma plataforma unificada para hospedar eventos em tempo real, apresentações individuais, conferências de vários dias, exposições, webinars. O Engagez é fornecido como um serviço de autoatendimento, mas alguns usuários contratam a equipe de suporte da empresa para ajudar na estratégia de eventos na web - desenvolvimento de conteúdo e coordenação de eventos.
Na plataforma, locais prontos com imagens “tradicionais” do tipo 2.5D são configurados e as possibilidades de design individual da vista são abertas. Quando terminar de personalizar a visualização da versão desktop, o Engagez otimizará o evento para celular e tablet. Existem ferramentas de tradução integradas, configurando a transmissão de vídeo previamente gravado.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim Estantes
virtuais:sim
Salas da sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: sim
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande: sim
Integração Webex, Zoom: Webex,
Modelos Zoom Ready: sim
Planejador de eventos: N / A
Integração de mídia social: sim
Compartilhamento de arquivos: sim
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM: sim
VirBELA

VirBELA é uma plataforma de tecnologia imersiva para reuniões de negócios, entretenimento e educação. Seu ambiente moderno baseado em nuvem oferece uma experiência virtual para colegas, visitantes, alunos, incentivando a comunicação e a colaboração
VirBELA oferece um mundo virtual altamente personalizável para eventos online que irão revolucionar a forma como você hospeda e participa. A plataforma ajuda as organizações a dar vida às suas experiências pessoais online - desde showrooms que hospedam milhares de visitantes, audiências para performances e apresentações, até o cenário musical. Os participantes do evento podem criar e personalizar seu próprio avatar 3D, explorar diferentes locais e interagir com outros participantes como no mundo real. Simulações, coaching, grupos de descanso e jogos estão disponíveis aqui para maximizar o envolvimento dos participantes da reunião.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim Estantes
virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes do estande: N / A
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: sim
Planejador de eventos: N / A
Integração de mídia social: N / A
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: N / A
Análise de dados: N / A
Integração de CRM: N / A
Hexafair

A Hexafair é uma solução completa para qualquer tipo de evento virtual, visando agências, organizadores de feiras e consultores de eventos. Oferece estandes 3D para expositores, gerenciamento de palestrantes e patrocinadores, streaming ao vivo, pré-gravação de streaming de vídeo e áudio.
Pode hospedar feiras virtuais onde expositores e visitantes do setor se encontram para trocar informações; sistema integrado de e-commerce.
Graças à solução baseada em nuvem, eventos podem ser criados para milhares de participantes simultâneos, e participantes ilimitados estão disponíveis mediante solicitação. Um grande número de integrações com plataformas de e-mail, unidades de nuvem e gerenciadores de leads são incorporados.
Exemplo de design

lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: sim
Texto, áudio / vídeo chats com representantes do estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: sim
Integração social redes: sim
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM: sim
6Connex Platform

6Connex é um fornecedor internacional de software e serviços para eventos corporativos online. O portfólio de produtos baseados em nuvem consiste em ambientes virtuais, ferramentas de treinamento e webinars. As soluções são ideais para marketing, vendas, recrutamento e treinamento e comunicações de RH.
Na 6Connex, os expositores podem anunciar produtos e serviços integrando chat ao vivo e mensagens, streaming de vídeo e conteúdo para download em uma única plataforma. Análises e relatórios são fornecidos instantaneamente - então, por exemplo, você pode descobrir quais partes do conteúdo geram mais leads e visualizar o número de transações concluídas.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas da sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes do estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: não
Integração de mídia social: Sim
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM: sim
Ubivent

Ubivent é um produto do fornecedor europeu líder de plataformas virtuais para eventos, meetyoo. A solução traz eventos tradicionais para um ambiente digital com várias transmissões ao vivo simultâneas, estandes de expositores virtuais e interações online entre participantes, palestrantes e expositores. Os gerentes da empresa ajudam a planejar e organizar eventos. Se necessário, estes serviços são complementados pelos serviços de moderador e tradução simultânea.
Embora a plataforma seja colorida, seus fundadores ainda são voltados para o B2B e, na opinião deles, neste setor, o desejo de mudar as emoções nos rostos dos avatares e a capacidade de andar no mundo virtual é menos pronunciado. Portanto, a solução se concentra mais na capacidade de acessar rapidamente as informações e outros participantes.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: sim
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes do estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: sim
Integração de mídia social: N / A
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: N / A
Análise de dados: sim
Integração de CRM: N / A
Eventos Walcon Virtual

Eventos virtuais são ambientes virtuais que reproduzem espaços físicos de exposição onde visitantes e expositores podem interagir nos dias do evento. As conferências são conduzidas por meio de comunicação direta com a webcam do locutor, compartilhamento de tela, apresentação ou vídeo gravado e editado.
A Walcon também oferece serviços de consultoria e planejamento de eventos, marketing digital e até mesmo seleção e contratação de palestrantes.
Na plataforma, você pode criar uma apresentação do produto usando fotos ou vídeos em 360 graus. Além disso, cada lote é seguido por uma descrição, informações adicionais e uma página de destino para que o cliente tenha acesso direto para comprar o produto no site.
Exemplo de design

lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: sim
Texto, áudio / vídeo chats com representantes do estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: sim
Integração social redes: sim
Compartilhamento de arquivos: sim
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM: N / A
Navvis Virtual Exhibits

O NavVis ajuda as empresas a otimizar os processos de negócios com uma plataforma digital aberta. Ele cria um “gêmeo digital” do evento - uma visualização 3D com o efeito de presença.
O princípio de funcionamento é o seguinte: primeiro, uma varredura 3D móvel de um local real é realizada através do NavVis M6. Os dados capturados pelo M6 então criam uma cópia digital da imagem, incluindo imagens panorâmicas de 360 graus. Depois disso, é possível integrar espaços adicionais ao local, adicionar conteúdo de vídeo e vincular aos sites dos expositores.
Exemplo de design

Lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: não
Transmissão ao vivo: não
Transmissão ao vivo do evento:N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: não
Planejador de eventos: não
Integração de mídia social: sim
Compartilhamento de arquivos: não
Conteúdo para download: sim
Análise de dados: sim
Integração de CRM : N / A
V-Tour

Vtour é uma plataforma virtual para eventos, exposições, apresentações de produtos, webinars, grandes exposições. A plataforma é totalmente interativa graças à funcionalidade integrada de chat ou videochamada. Um saguão 3D e uma área para hóspedes são fornecidos para os visitantes interagirem com os expositores. Contém jogos divertidos e cabine de selfies. Mais focado em exposições e shows estáticos, por exemplo - apresentações de produtos, visitas domiciliares.
A plataforma é baseada em uma infraestrutura única para maior desempenho e proteção dos dados do usuário. O software oferece suporte a uma variedade de modelos pré-construídos e, com servidores poderosos, praticamente não há latência na transferência de dados, facilitando a interação virtual.
Exemplo de design

lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: sim
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes do estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: sim
Planejador de eventos: N / A
Integração social redes: N / A
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: N / A
Análise de dados: sim
Integração de CRM: N / A
Teooh

TEOOH é uma plataforma de eventos virtuais onde as comunidades podem se reunir em um local virtual conveniente de qualquer lugar do mundo. O Teooh Virtual Events difere de outros aplicativos de conferência remota porque usa os princípios da realidade virtual para interação de grupo real. De acordo com os criadores da plataforma, isso é exatamente o que falta na experiência moderna de webcast “somente visualização”.
A maioria dos webcasts que tentam digitalizar eventos da vida real usa uma abordagem “somente visualização” - mas na realidade, em um evento real, você pode sussurrar com a pessoa ao seu lado ou sentar e observar a multidão tentando reconhecer alguém. Esses são os momentos que Teooh está tentando recriar em sua solução.
Com a tecnologia Teooh, você pode olhar para um alto-falante, levantar a mão de seu avatar para fazer uma pergunta, conversar com a pessoa sentada ao seu lado ou se apresentar e socializar com um colega em um coquetel virtual.
Vale ressaltar que, embora esta plataforma já seja utilizada por empresas mundialmente conhecidas, agora se encontra em fase de teste beta de nova funcionalidade.
Exemplo de design

Lobby virtual: N / A
Estandes virtuais: N / A
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: sim
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande: sim
Webex, integração do Zoom:N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: N / A
Integração de mídia social: sim
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: N / A
Análise de dados: N / A
Integração de CRM: N / A
Plataforma iVent

O ambiente virtual da IVent reúne clientes, especialistas e stakeholders de diferentes regiões do mundo, aumentando o conhecimento de sua marca. A plataforma está focada em três setores - marketing e vendas, comunicação corporativa, contratação e treinamento de funcionários.
A iVent oferece eventos on-line totalmente personalizáveis e de marca, webcasting multimídia e entrega de conteúdo via PC, tablet e telefone celular. A plataforma integra ferramentas de mídia social, monetização e análises avançadas.
Ao contrário dos produtos anteriores, não há modelos aqui, o que permite personalizar totalmente o evento para uma solicitação específica. A solução em nuvem é compatível com GDPR.
Exemplo de design

lobby virtual: sim
Estandes virtuais: sim
Salas de sessão: sim
Transmissão ao vivo: N / A
Transmissão ao vivo do evento: N / A
Texto, bate-papos de áudio / vídeo com representantes de estande: sim
Integração Webex, Zoom: N / A
Modelos prontos: N / A
Planejador de eventos: sim
Integração com redes sociais: sim
Compartilhamento de arquivos: N / A
Conteúdo para download: N / A
Análise de dados: sim
Integração de CRM: N / A
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Natalia Chekh for ROI4CIO