Automação da interação entre concessionários e departamento de vendas em uma grande empresa

Projetar um sistema automatizado para trabalhar com revendedores

Atrair e reter revendedores é uma das áreas de trabalho mais importantes de uma empresa de manufatura e comércio. Uma ampla rede de concessionários eficaz é uma receita estável para a empresa e uma grande vantagem aos olhos dos consumidores.



No entanto, muitas vezes acontece que um aumento no número de concessionários implica não só um lucro adicional, mas também um aumento do pessoal do departamento de vendas, que, à moda antiga, recebia encomendas por telefone e e-mail e os processava manualmente. O custo de tal organização do trabalho é alto, o processo não é eficiente.



“Vamos fazer uma conta pessoal” - esta ideia surge fácil e logicamente na cabeça da empresa. Existe um sistema de contabilidade, o site já existe, por que não adicionar o cobiçado botão "Login" nele?



“Claro, vamos adicionar”, vamos responder, e vamos definitivamente nos oferecer para fazer isso corretamente.



O que significa “certo” e como fazê-lo - este é o tema do nosso artigo. A título de exemplo, utilizaremos o caso da automatização da interação entre os concessionários e o departamento comercial de um grande fabricante russo de materiais para construção e decoração, que nos impôs esta tarefa.



Construção e acabamento - esses processos complexos podem ser comparados à criação de um sistema automatizado. Para que a casa (sistema) permaneça firme, funcione corretamente e seja confortável para morar (trabalhar), é necessário pesquisar o local, infraestrutura, comunicações, escolher materiais (tecnologias), criar um projeto arquitetônico, apresentar um estilo de decoração e calcular com precisão o orçamento. E só então, tijolo por tijolo, comece a construção.

• O que estará na conta pessoal do revendedor?
• Apenas pedidos com documentos e criando um novo.

• Na verdade, simples. De onde virão os pedidos? Como eles são criados agora? É possível interagir com este sistema via API? Quem pode criá-los em nosso sistema? E quem não pode? Posso cancelar? E se o pedido já tiver sido enviado? Quem terá acesso ao pedido? E quando e de onde virão os documentos? É possível descarregá-los? Como os status mudarão? Alguém controlará a execução do pedido? O pedido pode conter materiais promocionais, você disse? E que tipo de materiais, quem os cria, quem atribui ao pedido?

E mais mil perguntas, cujas respostas ainda não foram respondidas por ninguém. E se não funcionar, você precisa iniciar uma pesquisa completa.

Estude

Pesquisa de domínio



Qualquer trabalho de um analista, ou seja, ele se dedica à pesquisa, começa com a compreensão das atividades do cliente. Estamos nos preparando para a primeira conversa, estudando de forma independente a gama de produtos, a geografia de trabalho, os concorrentes e vantagens competitivas, as condições de cooperação com os concessionários - tudo que pode ser encontrado em fontes abertas, por exemplo, no site da empresa e em materiais publicitários. Assim, antes mesmo da primeira reunião introdutória, o analista tem uma compreensão geral do trabalho da empresa, entende a terminologia, prepara uma lista de perguntas que vai fazer.



Nosso cliente é um dos principais fabricantes russos de materiais para construção e decoração. Trata-se de um empreendimento de ciclo completo: desde a extração da pedra de gesso (a empresa possui base própria de matéria-prima) até o acondicionamento e embalagem dos produtos acabados. Os produtos da empresa são entregues para mais de 100 cidades na Rússia, bem como para outros países da Europa e da Ásia. A empresa tem cerca de 150 revendedores que vendem produtos de sua rede de atacado e varejo. Um trabalho minucioso está em andamento para atrair e reter revendedores. A empresa os apóia fortemente na promoção de produtos, os incentiva a vender mais com campanhas de marketing interessantes e um sistema de bônus.



Entrevistas com as partes interessadas, estabelecendo metas de negócios



Na primeira reunião, analistas e representantes dos clientes se encontram. Nossa tarefa é ouvir, e o cliente falar sobre os problemas que precisam ser resolvidos e os objetivos que gostaríamos de alcançar. Como resultado dessa comunicação, é criado um documento que se tornará a base de todo o sistema. De acordo com ele, todos os requisitos para ele serão desenvolvidos e todas as soluções serão criadas.







Esses problemas nos foram comunicados:

• Todo o trabalho com os concessionários é feito por telefone e e-mail. O pedido é feito por e-mail, as atualizações são discutidas em comunicação pessoal. A comunicação e os pedidos são trabalhos manuais que demandam muito tempo dos funcionários.
• . . , .
• : , , , . , .
• , , , , .
• A análise das vendas aos revendedores, saldos em seus depósitos, planejamento da produção é feita manualmente por um analista da empresa com base em palpites e suposições. Todos os dados são coletados em um arquivo em formato excel, a partir do qual os relatórios são gerados.
• Os gerentes de departamento não recebem informações precisas sobre o trabalho dos funcionários do departamento e não podem planejar com precisão sua carga de trabalho, definir planos de vendas.

Assim, os objetivos do trabalho foram:

• Melhorar a eficiência da tomada de decisões de gestão operacional ao nível dos processos de negócio da empresa, disponibilizando informação consolidada à gestão da empresa.
• A possibilidade de obter informações mais detalhadas sobre as atividades dos parceiros da empresa: a estrutura e o volume de vendas de todos os grupos de mercadorias, as especificidades do trabalho, os canais de distribuição, os representantes comerciais.
• , .
• .
• .

A formulação correta dos objetivos de negócio é tarefa do analista, o cliente não precisa de palavras bonitas e frases complexas. É importante descrever suas expectativas e limitações da forma mais precisa e completa possível, se existirem em termos técnicos e organizacionais. É possível designar o escopo do orçamento, o volume da obra planejada vai depender disso.



Na primeira reunião, procuramos também obter informações gerais sobre a organização do trabalho na empresa, conhecer os chefes de departamentos e divisões com quem teremos de trabalhar, marcar as primeiras reuniões para realização de pesquisas, obter documentos para estudo (contratos, convênios, regimentos internos, leis, decretos governamentais que se relacionam com as atividades da empresa).



Na primeira reunião com nosso cliente, também:



1. Aprendemos que:

• Todas as vendas da empresa são organizadas por divisões, criadas geograficamente para os países e regiões da Rússia.
• Cada divisão tem um líder e vários gerentes regionais que são atribuídos a regiões e representantes de vendas (revendedores) em cidades específicas.
• Os revendedores, por sua vez, vendem os produtos da empresa para sua rede de atacado e varejo e os fornecem aos canteiros de obras.

2. Recebido:

• Acordo de parceria,
• Um exemplo de relatório analítico sobre remessas,
• Catálogo de Produtos,
• Materiais promocionais.

3. Familiarizou-se com:

• Diretor geral,
• Diretor comercial,
• Chefe do Departamento de Vendas,
• Chefe do Departamento de Marketing.,
• Chefe do departamento de logística,
• Contador chefe.

Para tornar a conversa produtiva, normalmente pedimos ao cliente que se prepare para ela:



a) convidar para a reunião os gerentes seniores interessados ​​em criar o sistema e os funcionários que criam e participam de processos de negócios automatizados. Não deve haver muitos participantes, 5-6 pessoas são suficientes, com certeza falaremos com todos mais tarde. A comunicação com todos não levará muito tempo, desde que seja importante para nós que o colaborador esteja ciente do projeto, dê suas coordenadas para comunicação operacional, esteja pronto para participar da pesquisa de processos de negócio;



b) refletir e estar pronto para falar sobre suas expectativas em relação ao novo sistema, os objetivos de sua criação.



c) selecionar um funcionário responsável que tratará do projeto por parte do cliente. O colaborador deve estar ciente das atividades da empresa, compreender suas tarefas e problemas e desfrutar da confiança dos colegas. Ele terá que se comunicar muito, marcar consultas, coordenar o resultado do trabalho dos analistas.

COMO ESTÁ ou descrição dos processos de negócios existentes, identificação de problemas, coleta de requisitos do usuário

Após o primeiro encontro, inicia-se um longo período de pesquisa, que pode levar até dois meses. Identificamos todos os usuários do novo sistema, nos reunimos separadamente com cada um deles e descobrimos como acontece esse ou aquele processo, por que está tão organizado, o que há de ruim nele, o que é bom, o que pode ser mudado.



Exemplo de lista de funcionários para comunicação:

• Director Geral;
• ( );
• ( );
• ( );
• ;
• ;
• ;
• -;
• ;
• ( ).

Pode haver várias reuniões se as tarefas forem complexas e exigirem que o analista mergulhe profundamente nos detalhes. Após cada reunião, é feita uma descrição do trabalho do funcionário na forma de diagramas em várias notações ou na forma de texto, bem como uma lista de seus requisitos e desejos para o novo sistema.



Um exemplo de descrição da situação atual:



Cada concessionário possui um catálogo de produtos da empresa e uma lista de preços válida. A tabela de preços depende da cidade em que se localiza a empresa do concessionário, podendo também depender da unidade final para a qual os materiais são fornecidos (para a mesma concessionária pode haver desconto em determinada unidade).



Para fazer um pedido, o concessionário envia uma carta de candidatura ao endereço de e-mail do gerente atribuído à empresa. No aplicativo, ele indica:

1. os nomes e as quantidades de mercadorias necessárias,
2. seus detalhes;
3. endereço do consignatário para onde as mercadorias devem ser enviadas;
4. transporte para enviar a mercadoria;
5. data de envio desejada.

O gerente de vendas cria um novo pedido para o revendedor no sistema 1C:

• escolhe produtos da lista. A disponibilidade real de mercadorias no depósito é determinada pelo número de mercadorias restantes, que o gerente recebe na forma de uma mesa da produção pela manhã. O gerente não sabe quanto do mesmo produto foi encomendado por outros revendedores da empresa (fora de sua divisão), portanto, ele faz o pedido sem informações precisas sobre a disponibilidade;
• adiciona descontos adequados (no caso de um objeto especial ou uma promoção de passagem);
• cria um pedido separado com mercadorias para a promoção (se houver uma promoção);
• determina independentemente o número de veículos para entrega (um pedido separado é criado para cada veículo);
• , , ;
• ;
• ;
• :
• -;
• ; ( );
• .

Após a realização do pedido, é feito um pedido de transporte do mesmo, que é enviado ao departamento de logística.



Um exemplo de requisitos do usuário para o novo sistema:



a) Automatizar a criação de um pedido por um concessionário, dar-lhe a oportunidade de coletar e fazer um pedido por conta própria, monitorar seu status de execução, ver o histórico de todos os seus pedidos durante seu trabalho com a empresa;

b) Permitir que os concessionários façam pré-encomendas durante uma semana para poderem prever a produção e expedição das mercadorias;

c) Permitir ao gerente de vendas ver o estoque de mercadorias no armazém;

d) Permitir ao gestor determinar automaticamente a quantidade de paletes e veículos em função do volume da encomenda;

e) Salvar todos os documentos de todos os pedidos do revendedor e dar a oportunidade de baixá-los para todas as partes interessadas (gerente, gerente, contador, revendedor).



Nesta fase, é importante que o analista receba assistência do cliente:



a) É necessário transmitir aos colaboradores que a decisão de criar o sistema está definitivamente tomada, quer eles desejem ou não. Aqueles que não precisam de nenhuma mudança são sempre suficientes. As pessoas estão acostumadas com os processos existentes, não querem perder tempo aprendendo coisas novas, ou, por exemplo, não querem abertura no seu trabalho, porque acontece que regras e procedimentos não são seguidos, conexões pessoais e preferências importam nos relacionamentos. Entender como será o sistema e torná-lo melhor para todos ajuda a se envolver no processo e dar o feedback necessário.







b) Não limite o analista ao número de funcionários em um cargo e ao número de reuniões com eles. Um, mesmo o especialista mais experiente, não pode expressar imediatamente todas as sutilezas de seu trabalho. Freqüentemente, os detalhes surgem durante a comunicação, ao examinar os diagramas, ao responder a perguntas adicionais que surgiram como resultado de uma reunião com um colega. Além disso, funcionários diferentes podem ter problemas diferentes e expressar pontos de vista completamente opostos sobre a mesma ação. A comunicação com um grande número de funcionários permite que você tenha uma visão mais completa do que está acontecendo.



c) Verifique os dados recolhidos pelo analista e as conclusões por ele tiradas, verifique-as. Após cada comunicação, sempre formalizamos todas as informações recebidas e as apresentamos ao funcionário de quem as recebemos e, às vezes, ao seu gestor. Por um lado, obtemos assim a confirmação de que entendemos tudo corretamente, e por outro lado, motivamos para detalhes adicionais que muitas vezes surgem na cabeça ao ler as informações já prestadas.



d) Organizar a comunicação com um grupo de colaboradores ou com todo um departamento em ambiente livre ou mesmo informal. Por exemplo, ao trabalhar com nosso cliente, a participação na conferência final anual totalmente russa da empresa foi um sucesso especial. Durante o dia, conseguimos conversar com revendedores de outras cidades (inclusive de Vladivostok) e saber o que eles gostariam de manter ou mudar. Em um ambiente informal, fora das paredes dos escritórios, a comunicação é mais fácil e rápida, as pessoas são mais abertas e falantes.



e) Deve-se lembrar que os problemas expressos pelos funcionários muitas vezes vão além do escopo do projeto que está sendo discutido. Por exemplo, ao discutir o trabalho com os revendedores, pode acontecer que nem tudo esteja configurado bem e convenientemente no sistema interno da empresa, e é hora de mudar a estrutura do diretório. Essa situação é normal, mas você não deve reunir todas as vozes em um projeto e resolver todos os problemas de uma vez. No âmbito do projeto, vale a pena deixar apenas o que realmente interfere ou não permite atingir os objetivos previamente traçados.

Campo de estudos

É sempre melhor ver uma vez do que ouvir cem vezes. Muitas vezes, as conversas não são suficientes, é muito melhor olhar o processo de dentro. Para isso, são utilizadas técnicas especiais, quando o analista literalmente senta-se nas costas de um funcionário ou concessionário, fazendo-lhe perguntas em todas as situações incompreensíveis. Como resultado de tais observações e comunicação durante o processo, os pontos do problema ficam mais visíveis, muitas vezes soam dos participantes da pesquisa e o analista tem sugestões sobre como melhorar algo, fazer algo mais rápido e com mais eficiência.







Para ajudar no trabalho do pesquisador, você pode recorrer a uma pequena malandragem e apresentá-lo como um estagiário que precisa ser ensinado a trabalhar com clientes. As informações obtidas desta forma são mais valiosas, os colaboradores não procuram embelezar a realidade e falar sobre os processos com mais sinceridade.

Características técnicas

Por muito tempo não existem empresas que não usem quaisquer programas e ferramentas especiais em seu trabalho (por exemplo, 1C). Na fase de pesquisa, é importante entender quais dados estão contidos em tais programas, quão necessários eles são, se eles são adequados no formato e, o mais importante, como extraí-los ou utilizá-los como resultado da integração com o sistema.



Para o trabalho da conta pessoal do nosso cliente, era necessário um catálogo de mercadorias e dados dos concessionários (empreiteiros). Tudo isso é armazenado no sistema 1C: Enterprise. A estrutura do catálogo não é ideal, é inconveniente de usá-lo (não é intuitivamente claro em qual categoria o produto se encontra, e o revendedor agora tem que pesquisá-lo por conta própria), os dados nem sempre são preenchidos (sem descrições, a embalagem está confusa).



O trabalho nesta fase requer a participação de especialistas técnicos tanto do designer quanto do cliente, pois teremos que descrever completamente a arquitetura e a API, encontrar formas de integração e planejar a troca de dados.



É necessário descobrir os detalhes e problemas o mais cedo possível, porque enquanto o design de um novo sistema está em andamento, você pode ter tempo para colocar todos os dados em ordem, criar uma API ou até mesmo mudar para um novo software.



Como resultado da fase de pesquisa, geralmente temos:

1. Metas e objetivos formulados pela gestão para a criação de contas pessoais;
2. Compreensão geral e descrição detalhada dos processos de negócios que serão automatizados como resultado de sua criação;
3. Uma lista de requisitos de usuário para cada tipo de usuário na conta pessoal;
4. Lista dos sistemas com os quais será necessário interagir, sua descrição e dados técnicos.

Agora você pode decidir como as contas pessoais serão criadas: usando um CRM pronto (se todos os requisitos declarados se encaixarem no conjunto padrão de funcionalidade do CRM) ou desenvolvendo o seu próprio (se os requisitos não forem padrão). Ao trabalhar com nosso cliente, decidimos projetar nosso próprio sistema.

Projeto

TO BE ou projetando novos processos de negócios e cenários de usuário

Uma descrição de como tudo funciona agora, recebido, desejos foram expressos - você pode começar a projetar como tudo deve funcionar.



Nesta fase, a comunicação entre cliente e analistas é mais intensa do que nunca, pois neste momento é necessário definir as regras e métodos básicos de interação, para construir cenários de trabalho convenientes e ideais. Os cenários são construídos com base nos requisitos do sistema expressos pelos usuários.



Requisito do usuário do chefe de divisão:



Consulte com clareza, comodidade e rapidez os dados sistematizados de vendas de sua divisão. Com base nesses dados, avalie o quadro geral das vendas da divisão, acompanhe tendências, faça planos e resolva problemas identificados e potenciais.



Cenários possíveis com base neste requisito:

1. , . . « » , .
2. , 3 . .

Para planejar os embarques para a próxima semana, o usuário queria consultar os saldos nos depósitos das concessionárias da divisão para cada tipo de produto. Para isso, na seção de estatísticas, ele encontrou os saldos de estoque da última semana, calculados pelo sistema por meio de uma fórmula especial, e a seguir comparou essas informações com a área dos depósitos das concessionárias. Em seguida, o usuário foi até a seção de planejamento e viu as informações fornecidas pelos próprios revendedores.



Cada cenário é descrito detalhadamente, com todas as nuances de sua implementação. Isso geralmente é feito na forma de diagramas. Tudo deve ser pensado: e se o produto for devolvido? e se houver dois vencedores em uma campanha de marketing? por quais critérios o relatório de vendas é gerado? O gerente pode editar um plano já estabelecido? A partir das respostas às perguntas, surgem novas regras para o trabalho automatizado da empresa.

Destacando o conjunto mínimo de scripts a serem executados

É necessário entender que a implementação de todos os cenários de uma vez levará muito tempo, então será ideal selecionar de toda a lista os cenários mais importantes e necessários ou aqueles que podem ser iniciados para serem implementados agora, sem preparação preliminar (por exemplo, sem configuração adicional do sistema 1C). Tal conjunto (MVP - produto mínimo viável) será tomado como base, no qual, após o lançamento, mais e mais novos recursos serão adicionados a partir dos previamente selecionados.



MVP de exemplo:



contas pessoais:

• Diretor geral,
• Líder de Divisão,
• Gerente de vendas,
• Profissional de marketing (riscado),
• Funcionário de logística (riscado),
• Contador-chefe (riscado).

Exemplos de cenários para um líder de divisão:

• Configurando um plano de vendas para funcionários,
• Estabelecer um plano de vendas sob um contrato para revendedores,
• Controle de status do pedido (riscado),
• Obter estatísticas de vendas para a divisão por funcionários,
• Obter estatísticas de vendas para uma divisão por concessionários,
• Veja as informações do revendedor.

Exemplos de cenários de revendedor:

• Visualizando as condições de trabalho com a empresa, plano de vendas,
• Fazendo um pedido (riscado),
• Visualize estatísticas de vendas mensais,
• Publicar um pedido de recebimento de materiais de marketing (riscado),
• Participação na promoção (riscado).

Requisitos funcionais

Todos os desejos (requisitos do usuário) recebidos dos participantes da pesquisa, levando em consideração os roteiros criados para eles, são divididos em funções que devem ser implementadas. Como resultado desse trabalho, é obtida uma longa lista de tarefas, que formarão a base da estrutura do sistema e serão descritas em detalhes nos termos de referência.



Requisito do usuário do chefe de divisão:



Consulte com clareza, comodidade e rapidez os dados sistematizados de vendas de sua divisão. Com base nesses dados, avalie o quadro geral das vendas da divisão, acompanhe tendências, faça planos, resolva problemas identificados e potenciais.



Os requisitos funcionais que decorrem dela:



1. Consulte as informações gerais sobre as remessas para os revendedores de sua divisão com a possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) período de tempo (semana, mês, ano);



b) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



c) um produto específico;



d) região / cidade; um gerente específico;



e) um revendedor específico.



2. Estabeleça e modifique o plano de envio mensal para cada gerente de divisão.



3. Consulte o plano de embarques da empresa para os revendedores de sua divisão com possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) o período de tempo (semana, mês, ano);



b) região / cidade;



c) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



d) um produto específico;



e) um gerente específico;



f) um revendedor específico.



4. Compare (veja simultaneamente) os indicadores planejados com os reais para ver desvios e tendências. É necessária a possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) o período de tempo (semana, mês, ano);



b) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



c) um produto específico;



d) região / cidade; um gerente específico;



e) um revendedor específico.



5. Consulte as informações gerais sobre as vendas secundárias dos concessionários da sua divisão com possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) o período de tempo (semana, mês, ano);



b) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



c) região / cidade;



d) um gerente específico;



e) um revendedor específico.



6. Indique quantos revendedores forneceram informações.



7. Consulte informações gerais sobre a estrutura de vendas secundárias dos concessionários de sua divisão com possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) o período de tempo (semana, mês, ano);



b) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



c) região / divisão e cidade;



d) um gerente específico;



e) um revendedor específico.



8. Consultar informações gerais sobre o contas a receber dos distribuidores de sua divisão com possibilidade de seleção múltipla e simultânea do prazo da dívida:



a) geral;



b) não mais de 14 dias;



c) 15-30 dias;



d) 31-45 dias;



e) 46-60 dias;



f) mais de 61 dias.



9. Veja uma lista de todos os pagamentos de revendedores em sua divisão com a possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) período de tempo (semana, mês, ano);



b) região / cidade;



c) um gerente específico;



d) um revendedor específico.



10. Consulte as previsões de embarques de produtos dos revendedores de sua divisão com possibilidade de seleção múltipla e simultânea:



a) o período de tempo (semana, mês, ano);



b) grupos de bens (CCS, SCS, GSP, PGP);



c) um produto específico;



d) região / cidade;



e) tipo de transporte;



f) um gerente específico;



g) um revendedor específico.

Criação da estrutura do sistema, direitos do usuário

Organizamos todas as funções obtidas em grupos homogêneos e logicamente próximos. Se estivéssemos construindo uma casa, nesta fase as comunicações são estabelecidas, as paredes são erguidas e as instalações são planejadas. E no futuro gabinete, seções, páginas, formulários e botões aparecem.



Normalmente, duas estruturas são criadas ao mesmo tempo: uma geral (na forma de esboços) para um sistema completo e uma versão mais precisa para MVP. Isso é necessário para levar em consideração todos os recursos importantes do sistema. Você pode decidir não usar o encanamento em sua casa nos primeiros seis meses de sua vida, mas construir paredes e depois começar a estabelecer comunicações é uma opção de projeto ruim.



Um exemplo da estrutura do escritório de um revendedor, * a versão MVP está marcada:



1. Página de login *



2. Desktop *



3. Minha empresa



a) Perfil *



b) Contrato e alterações *



c) Termos comerciais *



d) Sobre a empresa *



- funcionários *



- armazéns *



- área de trabalho *



- contratos de outros fabricantes *



- divisões especializadas *



- requisitos e vantagens *



e) Destinatários *



f) Objetos *



4. Catálogo



a) Lista de produtos



b) Carrinho de compras



c) Check-out



5. Pedidos e pagamentos



a) Meus pedidos



- pedidos



- remessas



b) Meus pagamentos



c) Contas a receber



5. Promoção



a) Materiais de PDV



b) Promoções



c) Bônus



6. Entrega relatório *



7. Ajuda *



8. Configurações *



9. Contatos *



10. Notificações *



a) Notificações automáticas *



b) Mensagens *



c) Escreva uma mensagem *



Nesta fase, também decidimos como os residentes irão morar no escritório: eles poderão visitar se existe uma parede entre a cozinha e a sala de jantar. Essa definição de direitos do usuário pode levar muito tempo, especialmente se houver muitos usuários.



É assim que os direitos podem ser definidos:



O gerente de vendas trabalha com os revendedores e seus pedidos, mas não pode adicionar novos revendedores e ver o andamento da remessa. Ele vê seu plano, mas não vê o plano geral do departamento. Ele vê o sortimento de produtos, mas não adiciona produtos a ele, pode acompanhar o recebimento de brindes promocionais, mas não cria promoções. Mas os resultados da ação podem ser vistos da mesma forma que um funcionário do departamento de marketing os vê.



Ao mesmo tempo, surge a estrutura de todos os dados: uma longa lista de objetos, seus atributos, tipos e fontes. Por exemplo, um pedido tem uma data, o nome do revendedor que o enviou, uma lista de produtos pedidos, custo total, status, data de envio e muitos outros dados relacionados. Tudo isso precisa ser coletado, estruturado e descrito.



A estrutura de dados é sempre representada como um esquema:







Dicas:

• , , , , .
• , . - . , .
• , . , , .

Para facilitar a navegação pelos dados e diagramas, é criado um layout visual do futuro sistema. Ainda não existe um projeto e você pode se concentrar no principal: funções e dados, verificar a viabilidade dos cenários e encontrar áreas problemáticas. Se a navegação é conveniente, se o botão é compreensível, se você se esqueceu do aviso - tais questões surgem e estão sendo resolvidas agora, muitas vezes forçando você a retornar ao estágio anterior repetidamente e complementar, lembrar, mover dados e alterar cenários.

Tarefa técnica

Os termos de referência são criados principalmente para desenvolvedores, pois o cliente já combinou cenários, estrutura, lógica de trabalho e até mesmo uma aparência geral. O TK descreve as funções com todos os detalhes de sua implementação em cada página do gabinete e em cada caso de uso. Normalmente, este é um documento volumoso e sério que completa o estágio de design e permite que você passe para o estágio de desenvolvimento.



Um excerto dos termos de referência:



3.1.1.1.1. Armazéns



A parte principal da página inclui os seguintes elementos:



1. Lista dos armazéns já adicionados da empresa na forma de cartões e possibilidade de adicionar um novo armazém (o botão "Adicionar armazém" - um link de âncora para o formulário no final da página). A ordem de exibição dos cartões do warehouse na lista é determinada pela data e hora da adição de um warehouse. Quanto mais cedo um warehouse for adicionado, mais alto ele estará na lista. Os seguintes dados são exibidos para cada armazém:

• nome (endereço) do armazém;
• a cidade onde está localizado o armazém;
• área do armazém (m2);
• a marca de pertencimento ao armazém da empresa. Se esta caixa de controle estiver marcada, os dados da área de depósito são considerados nas informações estatísticas sobre depósitos da conta pessoal do empregado. A área dos armazéns que não apresenta esta marca não é considerada nesta estatística;
• informações adicionais: texto que descreve o warehouse.

O parceiro pode editar ou excluir qualquer depósito a qualquer momento. Ao mesmo tempo, ao salvar os dados, o parceiro vê a mensagem: "Obrigado pela sua informação!" ou “O armazém foi excluído com sucesso”, e o gerente do parceiro e o chefe de sua divisão recebem uma notificação na forma de uma notificação automática, bem como uma mensagem na seção “Notificações” que o parceiro editou ou excluiu o armazém. Os novos dados da área do armazém do parceiro são tidos em consideração nas estatísticas do mês em que foram efectuadas as alterações e aí são imediatamente apresentados.



Se um usuário fez várias alterações em um mês, as estatísticas devem levar em consideração os últimos dados fornecidos. Assim, o indicador atual da área do armazém do parceiro é armazenado às 23:59 h do último dia do mês e é esse dado que aparece como indicador deste mês.



2. Formulário para adicionar um novo armazém com os seguintes campos, * campos obrigatórios marcados:

• nome (endereço) do armazém (string de texto) *;
• cidade do armazém (string de texto) *;
• próprio armazém (caixa de seleção) *;
• área do armazém, m2 (número) *;
• informações adicionais (campo de texto).

Cada campo pode ter uma explicação de quais informações precisam ser inseridas. As explicações são editadas no código da página.



Ao adicionar um warehouse, o parceiro vê a mensagem: “Obrigado por suas informações!”, E o gerente do parceiro e o chefe de sua divisão recebem uma notificação na forma de uma notificação automática, bem como uma mensagem na seção “Notificações” de que o parceiro adicionou um novo warehouse. A área do novo armazém, desde que o armazém esteja assinalado como armazém da empresa, é adicionada às estatísticas das áreas de armazém do mês em que o novo armazém foi adicionado e aí imediatamente apresentado. O armazém adicionado pelo parceiro é imediatamente exibido em sua lista.



Se nenhum warehouse foi adicionado à página ainda, o usuário verá uma mensagem sobre isso: “Você ainda não adicionou nenhum warehouse. Faça-o utilizando o formulário abaixo "e o formulário para adicionar um armazém.



Se os dados não se alteraram no mês em curso, são tidas em consideração para as estatísticas as mesmas informações do mês anterior.



Se um usuário adicionou vários depósitos em um mês, para estatísticas é necessário levar em consideração as últimas alterações.

Vamos resumir

Como resultado do desenvolvimento de um sistema bem projetado, o cliente recebe uma ferramenta que atende às suas tarefas e realmente ajuda no seu trabalho. Essa ferramenta pode ser desenvolvida e complementada com novas funções, seu trabalho é documentado e compreensível para todos os lados do projeto.



Nosso cliente recebeu:



1. Conta pessoal para os revendedores da empresa com os seguintes recursos:

• coletar e fazer um pedido de forma independente para os produtos da empresa, ver o status de processamento e entrega no depósito,
• fazer pré-encomendas, proporcionando assim uma oportunidade de planejar a produção e o transporte para entrega,
• ver os termos de cooperação, o andamento do plano de aquisições, dívidas e todos os bônus e presentes recebidos da empresa,
• fornecer à empresa informações sobre a balança de mercadorias no armazém, a estrutura de vendas de sua rede, a demanda por vários grupos de sortimento no mercado

2. Contas pessoais de funcionários da empresa com os seguintes recursos:

• planeje as vendas aos revendedores levando em consideração as informações atuais sobre a disponibilidade de mercadorias no depósito da empresa,
• receber e processar pedidos de revendedores dentro da estrutura de sua autoridade e etapas consecutivas no processo de pedido geral,
• receber informações sobre as vendas dos concessionários, as especificidades do seu trabalho em cada região com cada grupo de mercadorias, analisar essas informações e tomar decisões estratégicas com base nos dados,
• monitorar o trabalho de seus próprios funcionários, receber relatórios sobre a implementação do plano,
• armazenar e processar os resultados das campanhas de marketing.

Como resultado do trabalho de design, os participantes do projeto tiveram a oportunidade de escolher uma tecnologia de desenvolvimento que atenda a todos os requisitos (tecnologias da web usando frameworks comprovados), o que tornou possível reduzir significativamente (7 a 8 milhões de rublos em vez de 70 milhões) o custo de desenvolvimento em comparação com o desenvolvimento de com base em produtos de software bem conhecidos, como SAP.