Por que todos os contratados têm classificações diferentes? Afinal, a tarefa é clara e compreensível ...





Uma situação bastante normal: em busca de uma empresa terceirizada para desenvolver uma solução de TI, um cliente envia solicitações para várias empresas. Seu objetivo é decidir sobre a cooperação com o contratante por meio da coleta e análise de propostas. O processo de seleção é complicado pelo fato de que o escopo do trabalho, as tecnologias propostas e os preços diferem significativamente entre si. Surge um problema que muitas vezes não é reconhecido: essas propostas não são apenas desiguais, mas também avaliam soluções diferentes.



Este artigo oferece ao leitor uma visão sistemática da seleção de contratantes. Nosso objetivo é estimular a busca por abordagens inovadoras para a solução de problemas na fase de formulação do problema e coleta de estimativas.



Ao longo do texto, os termos "solução de TI" e "objeto de desenvolvimento" são usados ​​alternadamente. Eles se referem a qualquer software (móvel, web, aplicativos de desktop, sites, etc.) que é criado durante o processo de desenvolvimento para atingir objetivos comerciais específicos do cliente. Encontra-se o termo "objeto de pesquisa" - o estágio de criação do objeto de desenvolvimento até o momento da implementação da solução.



Situação e problema



Um processo típico de seleção de contratantes é o seguinte.



1. Termos de Referência



Parte do processo de aquisição é um documento que descreve a solução - termos de referência (TOR). O gerente do cliente é uma pessoa interessada em serviços de desenvolvimento (doravante denominado o assunto), envia o TK para várias organizações. Os sujeitos nessas organizações recebem TK e avaliam o trabalho com base nos requisitos especificados. ( Como o cliente obtém uma atribuição técnica - consulte o parágrafo “Termos de referência para o estúdio!” Para um exemplo de “uma situação próxima do ideal”)

Esquematicamente, essas relações são as seguintes.





2. Resposta de organizações e análise de propostas



O cliente recebe ofertas de potenciais contratantes. As propostas são um formato de documento no qual o escopo do trabalho, prazos, estimativas de custos, descrição da experiência e expertise da equipe são mais frequentemente indicados. As propostas são estudadas e comparadas entre si de acordo com vários critérios.





3. Lista de organizações selecionadas



Com base na análise das propostas, a lista de potenciais contratantes está sendo reduzida. A escolha final é feita após comunicação com cada um deles e discussão dos documentos apresentados.





4. Contrato



Assinar um contrato de serviço com um contratante selecionado.





Freqüentemente, nos estágios 2 e 3, surge um problema: isso é evidenciado pela minha experiência de cooperação com pequenas e médias empresas. Propostas com composição de trabalho diferente e estimativas diferentes criam a ilusão de que esses dados são suficientes para a tomada de decisão. Ao mesmo tempo, os critérios de seleção são reduzidos ao custo e ao escopo do trabalho.



Em minha opinião, esta abordagem não oferece condição de completude e suficiência de informações para a tomada de decisão. Não há uma compreensão consciente da situação e a presença de um processo “incompleto” de transferência de conhecimento sobre uma solução potencial entre os dois sujeitos.



Termos de referência para o estúdio!



Atribuição técnica (TOR, atribuição técnica) - um documento que contém os requisitos do cliente para o objeto de aquisição. A CT determina as condições e procedimentos para a contratação, de acordo com ela, são realizadas a entrega das mercadorias, a execução dos trabalhos, a prestação dos serviços e a sua aceitação.


Vou tentar completar a definição.



O termo de referência é um conjunto de artefatos por meio dos quais é transferido conhecimento formalizado sobre o objeto de aquisição neste contexto - conhecimento sobre a solução de TI criada.



Para analisar as etapas 1 a 3, vamos agora construir brevemente uma situação próxima da ideal da etapa 1. No momento, existem muitos padrões GOST no mercado para escrever especificações técnicas para o desenvolvimento de sistemas de informação. Não vou descrevê-los, todos são bem desenvolvidos e têm seus prós e contras.



Suponha que o cliente, para determinar a solução ótima, olhe para o objeto de pesquisa de diferentes ângulos. Ao examinar diferentes projeções, você pode encontrar a solução ideal. A projeção unilateral não mostrará a imagem completa. Como na ilustração abaixo, um cilindro é um quadrado em uma projeção e um círculo em outra. Para pessoas diferentes, a solução para o mesmo problema será diferente.





Você também pode chegar a uma solução ideal por meio de uma análise sistemática do problema examinando um objeto com projeções funcionais, genéticas, dinâmicas e procedimentais.





Esquema 1 - Projeções do exame do objeto com base no 2º conceito do sistema de Dubrovsky.



Não vou me alongar sobre essa abordagem, mas posso compartilhar nos comentários minha experiência de aplicação na prática, se houver solicitações.



Assim, após determinadas ações, o sujeito formou o Conhecimento de como resolver o problema. O conhecimento pode ser insuficiente e os problemas podem ser diferentes no caminho para a meta, mas o conhecimento existe em certo volume.



Como transferimos conhecimento sobre a solução?



A aprendizagem - a aquisição de conhecimentos, habilidades, habilidades - ocorre em várias etapas: produção, acumulação, distribuição, uso.





Figura 2 - Etapas de aprendizagem



Considere este diagrama em relação ao processo de interação com as contratadas.



  1. Produção implícita de conhecimento. Fabricação é a coleta de informações de várias fontes: recomendações de consultores, pesquisas sobre concorrentes, experiência pessoal no desenvolvimento de soluções de TI, informações sobre a organização de objetos em torno do problema em estudo e muito mais. O conhecimento implícito não é formalizado, ou seja, não expressa de forma alguma. Em palavras simples, o conhecimento implícito está na memória do sujeito, o gestor de uma empresa interessada em desenvolvimento.
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Lista de verificação de projeções para formalizar o conhecimento e descrever situações que precedem a seleção de um contratante



Para ajudar os gerentes e gerentes a evitar erros ao criar e transferir especificações técnicas para avaliação para contratantes de TI, proponho uma lista de projeções para formalizar o conhecimento sobre uma solução de TI e uma lista de verificação com descrições de situações que ajudarão a aplicar o esquema de "estágios de aprendizagem" que descrevi.



Na minha opinião, uma solução de TI deve ser considerada em pelo menos 4 a 5 posições para obter a imagem mais completa.



Lista de verificação nº 1 - "Lista de projeções"



  1. Descrição da situação em torno do objeto no âmbito da atividade no momento do estudo: como as pessoas trabalham, que tipos de atividades realizam, que dificuldades surgem, etc.
  2. Projeção funcional quanto aos principais papéis na solução.
  3. Projeção não funcional com modelo de características técnicas influenciando a decisão.
  4. Projeção do negócio em relação aos principais stakeholders, onde o Objetivo é formulado através do Método e do Resultado.
  5. Projeção visual do protótipo da solução (desde que você já tenha passado na fase de pesquisa do protótipo).


Claro, pode haver mais posições e projeções, e alguém dirá que esse checklist mudará em relação à indústria, tarefas, etc. ... Provavelmente sim, mas minha principal tarefa é focar nos fundamentos metodológicos. Assim, eles podem ser usados ​​em qualquer lugar e criar listas de verificação para cada situação.



Tipos de situações em que um gerente pode se encontrar antes de atrair contratados:



  1. Você deseja fazer algo útil, mas não entende o que exatamente.
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  4. , ( = + ), 1- , - №1.
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Sua tarefa é chegar ao ponto 4 ou 5. Ao mesmo tempo, em cada etapa, você deve necessariamente produzir conhecimento e acumulá-lo. Você deve ter produtos formalizados e não formalizados de sua atividade: diagramas, descrições, habilidade pessoal e experiência de como funciona, descrições através das posições do checklist número 1. E quando você chega ao ponto 4, sua tarefa é difundir o conhecimento - transferi-lo para seus contratantes e parceiros.



A etapa de disseminação geralmente contém os seguintes procedimentos: análise, discussão e assimilação.



Se você acabou de enviar o TK aos empreiteiros para ver os preços e analisar o escopo do trabalho, isso é o mesmo que tentar sentar em uma cadeira sem colocá-la sob o seu traseiro. Alguém pode ter sorte e vai sentar-se, mas para alguém haverá consequências desagradáveis ​​=)



Então, pergunte-se: como, ao transferir conhecimento para um empreiteiro sobre a sua situação, você:



  • analisar o conhecimento formalizado e não formalizado sobre o objeto de transferência
  • discutir com o contratante conhecimento formalizado e não formalizado sobre o objeto de transferência
  • assimilar este conhecimento.


Alguns dos leitores dirão que é difícil e muitas vezes fisicamente impossível realizar esses procedimentos ao enviar os TOR e coletar os preços dos contratantes. Eu concordo totalmente com eles. Mas me dá a ideia de que as metas foram formuladas incorretamente.



Se eu precisar encontrar um empreiteiro, a busca deve ocorrer por meio da pesquisa de empreiteiros. Portanto, podemos aplicar a mesma análise de sistemas e, por exemplo, o padrão # 1, para planejar um programa para atingir esse objetivo. E muito provavelmente as tarefas mudarão e serão muito diferentes das etapas descritas na seção “Situação e problema”.



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