Não subestime as mudanças, pois em essência qualquer projeto é lançado com o objetivo de mudar algo na organização. Neste post, quero compartilhar métodos de preparação para a mudança, discutiremos porque a mudança é uma pequena morte, o que é o Vale das Lágrimas e também traçaremos todo o caminho de aceitação da mudança por uma pessoa. Isso é muito importante porque, em última análise, o sucesso da implementação de mudanças depende de elas se integrarem ou não à nova forma de pensar da equipe.
Quando se trata de mudanças, o gerenciamento de projetos geralmente destaca dois aspectos do trabalho com elas - implementação e controle. Com a introdução de mudanças, à primeira vista, tudo fica claro - algo precisa ser mudado e estamos trabalhando nisso. Mas para que serve o controle?
É necessário controlar as mudanças quando estamos trabalhando em um projeto complexo e complexo, quando você tem muitas tarefas e partes interessadas, quando o projeto é caracterizado por procedimentos e requisitos de aprovação complexos, a empresa usa práticas de gerenciamento de recursos e qualquer mudança pode afetar significativamente o plano de implementação do projeto.
Imagine que a NASA está projetando um módulo espacial. Mas, de repente, um dos engenheiros sugere a substituição de uma peça por outra mais segura. Por melhores que sejam as intenções, isso não pode ser feito de imediato, porque na fase de construção, a documentação do projeto já está pronta, o orçamento é feito. Se mudanças profundas forem iniciadas, a data de saída dos astronautas pode ter que ser alterada, o que pode afetar muitos projetos relacionados. Mas isso é permitido? E como você controla as mudanças que você faz?
Uma das abordagens pode ser proposta por especialistas do PMI (Project Management Institute). Os livros do instituto contêm a prática e o conhecimento acumulados por um grande número de profissionais e, caso seja necessário controlar as mudanças, podem ser usados como um guia direto.
O PMBOK (como é chamado o PMI Body of Knowledge) oferece um conjunto pronto de melhores práticas para fazer e gerenciar mudanças em uma organização. Um deles é a criação de um Conselho de Controle de Mudanças, que é um grupo de pessoas com autoridade suficiente para tomar decisões.
O conselho para tomar uma decisão pode solicitar opiniões de especialistas e discussões. Após o trabalho do conselho, um registro de mudanças propostas é criado na saída, uma lista de solicitações aprovadas e, claro, a documentação do projeto e o plano geral de gerenciamento do projeto são atualizados.
Freqüentemente também encontro o controle de mudanças na Acronis, porque é um processo familiar para uma empresa madura com muito desenvolvimento. Por exemplo, para cada liberação, é gerado um escopo que inclui todos os recursos planejados. Quando o escopo é aprovado, nada pode ser adicionado ao projeto - afinal, após calcular todos os riscos e custos de mão de obra, publicamos a data de lançamento.
Mas o mundo é imprevisível e mudanças críticas para os negócios podem ser solicitadas a qualquer momento. Nesse caso, um gerente inexperiente pode seguir um dos seguintes cenários:
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A prática mostra que a melhor abordagem neste caso pode ser caracterizada pela frase "depende": em cada caso específico, deixar a gestão tomar decisões, tendo realizado previamente uma avaliação das consequências da mudança com o envolvimento de especialistas. Afinal, a grande maioria das mudanças é possível, apenas cada uma exigirá certos "sacrifícios": por exemplo, novas funções podem ser adicionadas se algo for descartado do lançamento, as datas de entrega forem alteradas ou terceirizados forem contratados (concordando com custos mais elevados).
E se a decisão final de fazer alterações for tomada, um bom seguro para o gerente será um documento oficial assinado por todas as partes. Para que daqui a alguns meses, quando muito estiver esquecido, o líder venha com a pergunta: "Por que estamos mudando os prazos?" havia algo para justificar sua posição.
É claro que em pequenos projetos e em microempresas todo o processo descrito acima pode passar despercebido, mas quanto maior o projeto e quanto maior a maturidade da empresa, mais formalizados devem ser os processos de implementação de mudanças.
Implementando mudanças
Mas se o controle de mudanças é inerente principalmente a grandes empresas e projetos, a implementação de mudanças é um processo com o qual até mesmo as startups precisam lidar.
Tenho a certeza que se distribuísse a todos os colaboradores da empresa um pequeno questionário com uma única questão “Gostaria que a sua empresa trabalhasse com mais eficiência?”, A esmagadora maioria responderia “Sim”. Mas, ao mesmo tempo, as mudanças no trabalho da empresa estão sempre associadas a certas dificuldades: instintivamente, a maioria dos colaboradores resiste às mudanças, porque as mudanças acontecem quando “ alguém nos pede para fazer algo novo”.
O grau de inércia em qualquer equipe é ótimo. E se você nunca implementou um novo processo de trabalho em equipe, provavelmente subestima esse poder.
Líderes e gerentes costumam ser melhores do que funcionários para enxergar oportunidades, entender estratégias e riscos. E são os gerentes que têm uma tarefa muito importante - explicar a todos porque as mudanças são necessárias.
Um modelo para entender os motivos humanos foi descrito pelo psicólogo Kurt Lewin, que trabalhou no MIT na década de 1940. Seu modelo “Campo da força da mudança” assume que um conjunto de forças opostas atua sobre cada indivíduo (ou organização): impelindo e limitando. É do equilíbrio dessas forças que depende o estado atual.
Se olharmos um pouco mais a fundo neste modelo, podemos concluir que a chave para a implementação bem-sucedida de mudanças é trabalhar com as pessoas, seus motivos e restrições internas. Por exemplo, um novo incentivo na forma de um líder motivado pode tirar uma organização da estagnação, mas com o tempo ela enfraquecerá ou enfrentará resistência, estabelecendo um novo status quo.
Mudança é como a morte
Essa comparação não é acidental, pois se você acredita na abordagem de Elisabeth Kübler-Ross, uma pessoa reage de forma semelhante a qualquer mudança significativa, seja uma tragédia pessoal ou simplesmente mudança na estrutura organizacional do departamento. Elizabeth, no processo de trabalhar com pacientes que sofriam de doenças incuráveis, identificou as seguintes etapas para fazer mudanças:
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- Solução - Novos modelos de comportamento foram encontrados, estão sendo desenvolvidos e as melhores práticas estão sendo formadas. Nesta fase, as pessoas cometem cada vez menos erros, novos padrões são criados, a empresa está se aproximando do status atualizado do Quo.
- Integração - Se estamos falando em introduzir mudanças na empresa, então, depois de tudo isso, é necessário incorporar mudanças na cultura corporativa
Todos esses estágios podem ser divididos em três categorias maiores:
- Degelo - Decepção com as configurações atuais
- Movimento - Encontrando Novas Abordagens
- Congelamento - Fixação de práticas de trabalho
Mas como um gerente de projetos deve se comportar em cada uma das etapas, como obter a aceitação máxima, com quais funcionários trabalhar e como acelerar a implementação das mudanças, contarei no próximo post. Conheceremos também os modelos de implementação de mudanças e a metodologia de avaliação da probabilidade de sucesso das mudanças implementadas. Portanto, não se esqueça de assinar nosso blog, caso ainda não o tenha feito. E ficarei muito feliz se você contar nos comentários sobre a experiência de implantação de mudanças na sua empresa.