A possibilidade de trabalhar remotamente para o setor de TI nunca foi algo especial e, até, foi uma vantagem.
Hoje, durante o período de saída da quarentena e retorno ao regime normal, uma atitude ligeiramente distorcida é perceptível e um entendimento não totalmente claro de que a compulsão repentina de trabalhar sem visitar o escritório e uma abordagem sistemática para organizar um fluxo de trabalho remoto são coisas fundamentalmente diferentes.
As tendências da moda e o exagero, que começaram a ser percebidos como uma oportunidade para reduzir drasticamente uma série de custos de escritório, não podem ser uma realidade definitiva para qualquer equipe. Na verdade, a transição para o trabalho remoto nem sempre é uma decisão simples e com economia, na verdade, é um processo bastante sério, mas, na verdade, um projeto que deve ser executado com o envolvimento ativo do RH, dos gerentes de projeto e das equipes.
1. Analise as possibilidades:
1) Certifique-se de que cada funcionário esteja pronto, discutindo diretamente com cada membro da equipe, e faça uma apresentação pessoal ao líder, confiando em seus próprios sentimentos.
Deve-se ter em mente que cada um tem sua própria abordagem de auto-organização e oportunidades de trabalhar fora do escritório. Para alguns, esta pode ser uma excelente oportunidade, mas para outros pode ser um processo extremamente desconfortável com uma correspondente perda de eficiência.
2) Espaço para trabalho fora do escritório (em primeiro lugar em casa), não é apenas um local físico onde você pode sentar para trabalhar, o que significa:
A. É necessário esclarecer com o funcionário se é possível alocar um local para trabalho confortável em casa, se existem fatores incômodos e interferentes, se trabalhar em casa criará desconforto, tanto para ele quanto para os outros.
B. Um local de trabalho confortável é uma ferramenta necessária e uma condição de trabalho:
- Para alguns, um laptop é suficiente para o trabalho, mas as equipes de desenvolvimento geralmente precisam de um PC completo ou de um pacote de monitor de laptop.
- Ergonomia do local de trabalho - quer o funcionário tenha uma mesa confortável, cadeira de escritório ou poltrona, ou precise de suporte adicional.
- Disponibilidade de comunicações - fones de ouvido ou headset, webcam.
- Disponibilidade de comunicação (Internet, comunicação móvel).
- Fácil acesso aos sistemas internos.
Depois de avaliar todas as possibilidades e necessidades, é possível entender se tal formato de trabalho é realmente possível para toda a equipe ou seletivamente, e também fornecer as condições necessárias se necessário.
2. O trabalho remoto de pleno direito difere significativamente do formato usual no escritório e requer novas abordagens em comunicações e processos:
1) Um dos principais problemas é a determinação do cronograma da jornada de trabalho, que é alcançado por controle básico e regras simples de auto-organização.
Saudações matinais ao grupo geral quando o trabalho começar, como todos fazíamos no escritório.
Informar sobre a “saída” para um intervalo ou necessidade de viajar a negócios, o que ajudará muito a simplificar o momento de sentimento de regime de trabalho constante, e é ainda mais fácil fazer um almoço tranquilo quando ninguém lhe escreve, não liga e não espera uma solução urgente para seu problema de trabalho.
Terminar a jornada de trabalho “despedindo-se” e, eventualmente, resumindo um breve resumo no grupo geral, formando assim o fim propriamente dito do período de trabalho.
Um caso interessante foi compartilhado por colegas de uma equipe de produto, quando todos os dias às 18h30 ele e sua esposa começaram a assistir à série em um dos serviços de vídeo, encerrando assim o dia de trabalho virtual de forma bastante clara.
2) A comunicação regular, sempre com vídeo, cria uma sensação de stand-ups familiares, ajusta-se aos processos de trabalho, não permite que você relaxe e lembra os rituais usuais do trabalho de escritório. Nesta modalidade, é muito bom sentir o estado do clima na equipe, tanto nos acertos, como vice-versa, nos problemas.
Em algumas equipes, esse formato recebeu um formato ainda mais avançado, os editais temáticos, que deram ainda mais envolvimento e agregaram positividade ao processo.
3) Comunicação cara-a-cara periódica para entender o estado de espírito de cada um, franqueza na discussão de possíveis problemas e avaliação se tudo na equipe está normal ou requer elaboração separada.
4) Bate-papos, ligações, comunicação por vídeo - aproximadamente nessa ordem de popularidade, usamos canais de comunicação. É importante que muitas tarefas e questões possam ser simplesmente identificadas com texto, fixando assim sua essência e, então, facilmente transferidas para tarefas ou backlog. Questões mais detalhadas são melhor resolvidas prontamente por voz. Para comunicação um a um, é mais conveniente usar uma conexão telefônica, uma chamada de voz para um telegrama ou um vibe.
5) Problemas, pontos importantes devem ser resolvidos apenas pela voz, é extremamente importante transmitir e entender o clima, dar uma mensagem clara, sem distorção e não deixar mal-entendidos.
Para a discussão de questões com a participação de várias pessoas, é bastante simples e acessível organizar uma chamada em grupo usando comunicação telefónica regular (que muitos não utilizam).
6) Para discussões e apresentações coletivas - compartilhamento de tela pelo palestrante, durante as discussões usando ferramentas online, como um análogo de um flipchart offline.
7) É especialmente importante que os líderes de projeto / equipe prestem atenção ao feedback e usem ativamente as comunicações pessoais para motivação, especialmente em questões problemáticas.
3. Comunicação informal, hábitos e necessidades, uma parte significativa nas comunicações da equipe:
1) OpenSpace / Cozinha / Sala de fumantes é um espaço familiar para todos discutirem tanto o trabalho quanto os tópicos abstratos de interesse.
Pode ser fornecido por várias ferramentas online, como salas virtuais em discord.com (efeito de cozinha / sala de fumo, salas de hobby, ambiente e fundo de espaço aberto).
2) Comunicação Tet-a-Tete, que pode ser ativamente desenvolvida e estimulada.
Por exemplo, um bot de telegrama foi desenvolvido para a equipe da Vodafone Ucrânia - um projeto situacional para o desenvolvimento de comunicações online dentro da empresa Vodafone durante a quarentena
3) Desenvolvimento de atividades online - jogos, missões, visões conjuntas, etc.
4) Organização de reuniões offline regulares.
As conclusões da situação atual, a análise das etapas necessárias e os exemplos existentes na transição para o trabalho remoto parcial ou total podem ser as seguintes:
1. Trabalho em equipe remotamente ou no escritório - são dois formatos diferentes em suas abordagens.
O trabalho de escritório não é uma crença antiga ou falta de competências gerenciais, já que às vezes parece precipitado, mas um formato de interação de equipe que funciona bem.
2. O formato remoto de trabalho em equipes, no todo ou em parte, pode ser implementado com o entendimento de tal possibilidade ou conforme necessário, mas em qualquer caso requer elaboração, análise, preparação e implementação cuidadosa passo a passo, mas não seguindo tendências ou "moda".
A opção mais eficaz é e sempre será flexibilidade e variabilidade de abordagens, consideração e significância em qualquer decisão.