O advogado de ferro da Redmadrobot Marina Buturlina contou sobre a situação em que o cliente está pronto para pedir uma obra, mas após a assinatura do contrato tudo se complica e é constantemente adiado. Se você quer saber como proceder para não perder nada, mas não é advogado, então essas dicas são para você.
Você e Kirill se conhecem há um ano. Ele até te segue no Instagram e gosta de fotos. “Ele não vai te decepcionar com o contrato”, você concordou que ele vai repassar o pagamento da sua empresa pelos serviços prestados. E daí se não houver contrato? Cyril prometeu.
Do outro lado está Kirill, que lhe escreve uma carta informando que, infelizmente, sua gestão concordou com um orçamento que não contém o nome da sua empresa, e você terá que esperar o pagamento. E, por falar nisso, não assinamos contrato, então convoquem os advogados. Fim da comunicação.
Soa familiar? Se não, então você previu tudo com antecedência ( leia como, assine os papéis ). E se for relevante, vamos descobrir.
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Aliás, muitas pessoas trabalham remotamente, e parece que esse assunto está mais relevante do que nunca, visto que é difícil assinar papéis “ao vivo” na realidade atual.
Um negócio com um cliente raramente começa imediatamente com a assinatura de um contrato. A história começa muito "antes" - quando conduzimos negociações e correspondências. A legislação e a prática judiciária acompanham a digitalização de tudo e de todos, e não é a primeira vez que a correspondência é reconhecida como uma ação juridicamente significativa.
Isso significa que todos os termos da transação, termos, conversas sobre pagamento e vários "eu juro pela minha mãe" mencionados na correspondência de e-mail podem há muito ser reconhecidos como acordos que têm força legal mesmo sem a assinatura dos papéis.
Trabalhe sem contrato - e você quer, e pica
Em qualquer empresa, via de regra, existem dois campos: aqueles que vendem e atraem dinheiro para a empresa e aqueles que protegem a empresa de ações erradas. O gerente (gerente de projeto, gerente de vendas, talvez até o próprio product owner, depende da estrutura da empresa) e o advogado são representantes proeminentes desses campos.
Às vezes o gerente se depara com uma situação em que o cliente quer começar a trabalhar o mais rápido possível e parece estar pronto para pagar sem demora, mas aqui está o azar - a aprovação dos documentos por parte dele vai demorar um mês, ou até dois.
Quando trabalhamos de acordo com a fórmula de tempo e material (isto é, quando você não determina o custo total do trabalho, mas fixa as taxas dos especialistas e você é pago pelo trabalho com base no número de horas gastas durante o período do relatório), a questão do pagamento se torna muito aguda, uma vez que o trabalho é dividido em pedidos mensais (ou outros sprints de duração) e até que o cliente aceite e pague pelo trabalho no pedido atual, não é lucrativo para nós, como executores, prosseguir para o próximo. E todo pedido precisa ser coordenado.
Há uma escolha - esperar pela aprovação e, possivelmente, perder o cliente ou começar a trabalhar sem contrato. Se você escolher a segunda opção, se tudo correr de acordo com um cenário ruim, vai descobrir que o trabalho está feito, você está pronto para entregá-lo ao cliente, e ele não está mais interessado nele ou não tem oportunidade de pagar por ele. Como na história com Cyril, onde “o orçamento não foi acertado”.
O advogado neste momento ainda não sabe da situação, será conectado mais tarde, quando dirão com olhos arregalados que o tempo não está ruim lá fora, seria hora de dar uma volta no tribunal.
Para evitar que isso aconteça, um gerente e um advogado devem seguir três regras simples.
Compartilhe informações e obtenha compreensão
O que o gerente sabe nem sempre será comunicado ao advogado. Parece "desnecessário". Mas nós (advogados) da Redmadrobot sempre pedimos para nos dizer:
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Tudo isso pode ser de grande importância para o exame jurídico dos acordos e do contrato futuro.
Por sua vez, nem todos conseguem compreender a opinião jurídica de um advogado sem conhecimentos especiais. Peça a seus especialistas para traduzir do jurídico para o russo, isso ajudará ambas as partes no futuro.
Sempre tentamos nos comunicar em uma linguagem universal que seja compreensível para vendedores, analistas, advogados e equipes de produção. Também praticamos desenhar entre nós para maior clareza. A reflexão de um projeto na forma de um diagrama em um A4 normal às vezes remove questões mais rapidamente do que negociações demoradas.
Portanto, você não deve se esquivar de informar a outra parte no início do projeto e se pronunciar sobre a posição da empresa entre si em categorias compreensíveis.
Lembre-se de que você está jogando por "um time"
Todos estão tentando defender seus interesses de uma forma ou de outra. E há empresas onde há transparência nos processos internos, qualquer assunto pode ser discutido com o CEO ou CFO, e a qualquer momento você pode marcar uma reunião com representantes das áreas que estão trabalhando no projeto.
Se a estrutura da sua empresa é mais rígida e os processos formalizados, pelo menos tente expressar abertamente a sua posição em cartas e oferecer soluções, porque para os outros nem sempre elas ficam na superfície.
Envolvam-se em negociações juntos
Um advogado poderá sugerir como "enfeitar" cartas a um cliente de um ponto de vista jurídico (mais sobre isso abaixo). Em nossa opinião, a opinião de que os advogados só concordam com os documentos já está bastante desatualizada.
Já nas empresas de TI, a contratação de um advogado nos estágios iniciais do processo de negociação é um sinal da flexibilidade e profissionalismo da equipe. Muitas questões polêmicas podem ser removidas muito antes da assinatura dos documentos. Portanto, não se esqueça de colocar o seu advogado na mesa de negociações.
Quando descobrimos as prioridades do nosso lado, passamos para o primeiro exercício.
Descobrimos com qual cliente estamos lidando
Abaixo está um diagrama para ajudá-lo a entender quais processos dentro da empresa do cliente podem ser encontrados.
A empresa de TI média provavelmente enfrentará todos os três tipos. O que deve ser previsto para cada um deles.
Comece
Pequena startup ou empresa de serviço único. Existe o risco de o dinheiro acabar em algum momento. Isso, é claro, não é necessário, mas vale a pena considerar.
Portanto, apesar da facilidade de comunicação, todos os acordos devem ser registrados. Pelo menos na correspondência.
Não será supérfluo verificar a contraparte: verificar em fontes abertas ( nalog.ru , apenas google ) e serviços pagos especiais ( spark , glavbukh.ru , etc.) situação financeira, dívidas fiscais, participação em tribunais, cadeia de proprietários, etc.
Grandes clientes
Kirill de nossa história é provavelmente um representante de tal empresa. A presença dele parece ajudar o gestor a alcançar resultados, mas pode enfraquecer sua vigilância, dizem, vai dar tudo certo, documentos - então.
Um contato nesta empresa pode mudar repentinamente para um novo. Em vez de Kirill, haverá Oksana, que não está ciente de seus acordos anteriores. Seu KPI será formado por outros contratantes, você pode não estar lá. Aqui, novamente, você precisa salvar toda a correspondência, para que, ao se comunicar com um novo gerente, você não "retroceda" nas negociações, mas continue do ponto em que parou.
Cliente estadual
Qualquer pessoa que já jogou uma licitação sob 223-FZ ou 44-FZ sabe como esse procedimento é inflexível. Esta é a opção mais arriscada para começar a trabalhar sem contrato, porque seu cliente celebra contratos apenas para o orçamento alocado pelo estado.
E se você começou a trabalhar (porque você me pediu tanto para começar), e não alocou o orçamento, então não haverá licitação e ninguém vai assinar contrato. O risco de não ser pago por um trabalho executado sem contrato é grande.
Também vale a pena considerar o fato de que as disposições do Código Civil sobre a chamada "retro-cláusula", da qual falaremos um pouco mais adiante ( carta do Ministério da Fazenda de 01.07.2019 nº 24- 03-07 / 48249, cláusula 2 do artigo 425 do Código Civil da Federação Russa).
Portanto, o círculo de evidências de que você começou a trabalhar antes da conclusão do contrato está se estreitando diante de nossos olhos.
Nós escrevemos cartas
A gerência autorizou o início do trabalho sem contrato, mas o advogado, por algum motivo, discute alegremente algo com seus colegas, e o gerente cuida de si mesmo para uma nova máquina de café.
Por que todos estão tão calmos? Porque os caras concordaram em escrever cartas competentes aos clientes.
Vamos examinar a lista de verificação do que precisa ser verificado e feito:
- escolha o destinatário certo,
- descrever os termos essenciais do contrato futuro,
- indicar condições favoráveis para você,
- anexar os documentos necessários,
- assinar um NDA,
- "entregar" com competência o trabalho.
E agora um pouco mais de detalhes.
Escolhendo uma pessoa autorizada
O destinatário da carta que disser "ok" deve ter autoridade para tomar tais decisões.
Quem definimos como destinatário depende da estrutura da empresa do cliente: gerente de projeto, proprietário do produto, líder de prática, às vezes até diretor financeiro ou geral . Sempre conduzimos análises em relação ao cliente e temos uma ideia antecipada de quem deve escrever sobre quais questões.
Nós prescrevemos claramente as condições de trabalho e / ou serviços que iniciamos
É hora de chamar um advogado para obter ajuda e indicar as seguintes condições em uma carta (como um acordo).
Template no Google Docs
Na hora de assinar o contrato, é preciso refletir a cláusula da “retro-cláusula”.
Do legal para o russo - é quando os termos do contrato serão estendidos "de volta", ou seja, serão válidos até que seja concluído.
Por exemplo, o contrato será datado de 1º de junho de 2020 e você começou a trabalhar no projeto em 1º de abril de 2020. Ao especificar no contrato que "as disposições do contrato se aplicam à relação das partes que surgiram em 1 de abril de 2020", você registra que o contrato é válido a partir de 1 de abril de 2020, quando a obra realmente começou e, portanto, devem ser pagos.
Nós designamos condições favoráveis
Não hesite em descrever especificamente os termos de um futuro negócio que sejam favoráveis para você, o e-mail suportará tudo. Se você de repente tiver que ir a um tribunal, essa correspondência terá força legal. Mas lembre-se: para facilitar a fundamentação posterior de seus acordos, indique antes de tudo as condições essenciais (matéria, prazos, preço) nas cartas.
Não ignore as condições que são dolorosamente familiares aos representantes da esfera de TI:
- o período de garantia para funcionalidades individuais, modificações de software, software pronto (de forma que comece exatamente a partir da data efetiva de entrega da obra, sem esperar a assinatura do contrato);
- uma descrição da gradação dos bugs e o tempo de sua correção (se você tiver um SLA pronto, é hora de enviá-lo ao cliente);
- o procedimento para implantação de software nas instalações do cliente, etc.
Se você concordar em trabalhar em sprints curtos e fechar trabalhos mensalmente, tais condições se tornam essenciais.
E certifique-se de esperar por uma resposta clara do outro lado para que a concordância com as condições listadas seja claramente expressa. “Comece, vamos concordar em tudo com a gestão por enquanto” - não vai funcionar. Não, não, vamos esperar.
Anexamos os documentos necessários
Se dispõe de modelos de documentos adequados para estes trabalhos, não será supérfluo preenchê-los e enviá-los ao cliente.
Isso mostrará que você tem uma compreensão clara de como será o fluxo de trabalho. Além disso, isso reduzirá significativamente a posterior aprovação de documentos para assinatura por parte do cliente.
Assinamos o NDA
Este documento se torna importante no estágio inicial das negociações com o cliente. Um acordo de não divulgação (ou acordo de não divulgação, NDA) pode ser celebrado pelas partes em relação a projetos futuros.
É desejável assiná-lo imediatamente, você pode prever a troca dos scans assinados no próprio texto do NDA, isso vai simplificar sua vida para o cliente e para você.
Nele você pode definir:
- quais informações são consideradas confidenciais,
- como trocar essas informações,
- que responsabilidade a parte infratora terá.
Acontece que antes mesmo do início do projeto, precisamos trocar informações com o cliente para realizar análises ou elaborar uma proposta comercial. É mais provável que essas informações sejam confidenciais.
Nós entregamos com competência o trabalho concluído
Quando chega a hora de entregar o trabalho concluído, por exemplo, em um mês, agimos de acordo com o mesmo princípio de quando escrevemos uma carta sobre o início do trabalho.
Oi, Kirill!
Concluímos o trabalho de maio de 2020 na íntegra, anexamos informações sobre as horas gastas.
Você confirma esses resultados de trabalho?
Se tudo estiver bem, esperamos de você um pagamento no valor de 560.000 rublos, incl. ICMS 20%, até 5 de junho de 2020.
Arquivo Excel com taxas e horários detalhados não será supérfluo.
Resultado
Assim, aprendemos a entender os clientes e a escrever cartas para eles em situações em que o contrato ainda não está no horizonte. Também percebemos a importância de não ter medo de indicar as suas condições e recolher os documentos necessários.
Em nome de todos os advogados, gostaria de dizer que não deve perder a oportunidade de nos envolver ainda antes da assinatura do contrato, nomeadamente no próprio processo de negociação. Isso ajudará a minimizar os riscos antes mesmo de iniciar o trabalho e economizar tempo e dinheiro. Obrigado a todos!
Marina Buturlina , Associada Sênior da Redmadrobot, compartilhou sua experiência.