Não tínhamos idéia de como viver sem reuniões espontâneas, café delicioso e reuniões divertidas na hora do almoço ou depois do trabalho. Mas conseguimos minimizar a perda de eficiência e nos beneficiar da nova experiência de trabalho remoto para nós. Aqui estão as decisões que foram tomadas e o que elas levaram.
Instrumentos
Mesmo antes do controle remoto, definimos tarefas no Jira ou Trello, comunicamos no Telegram e verificamos a hora no TimeDoctor. Com a transição para um formato de trabalho remoto, essas ferramentas tornaram-se mais procuradas. A experiência positiva do uso dos três primeiros serviços é incondicional, mas a menção da palavra "rastreador de tempo" nos círculos de TI oferece uma alta probabilidade de que eles comecem a cuspir veneno em você. Mas, para nós, essa ferramenta torna nosso trabalho mais confortável: graças a isso, nós mesmos escolhemos quando trabalhar, quanto tempo almoçar e com que frequência servir café e ir ao próximo escritório para discutir quem passou o fim de semana.
E também permite que você analise com calma sua própria eficácia - todos os tipos de relatórios permitem entender quais tarefas levaram mais tempo que o planejado e a capacidade de corrigir essas situações no futuro. O TimeDoctor em alguns cliques mostra estatísticas dos funcionários e% do tempo gasto na solução de tarefas de um projeto específico. Isso ajuda a resolver com mais precisão o problema comercial de calcular os custos da folha de pagamento para cada direção da empresa.
O TimeDoctor tornou possível alternar sem esforço para o trabalho remoto em um dia: continuamos a trabalhar com agendamento gratuito e ninguém tem dúvidas se um funcionário está atualmente trabalhando ou relaxando na dacha com um telefone na mão.
Tradicionalmente, nosso dia de trabalho dura 7 horas efetivas. Percebendo que mudar as condições é uma situação estressante, em abril reduzimos esse tempo em uma hora, o que nos permitiu nos acostumar com as novas realidades com mais calma.
No início, muitos caras se depararam com o fato de que um local de trabalho não estava equipado em casa e não havia equipamento poderoso necessário para um trabalho confortável, e ficar sentado em um banquinho da cozinha por 7 horas desencoraja visivelmente o desejo de se tornar um funcionário do mês. Portanto, não apenas laptops, monoblocos e acessórios, mas também cadeiras confortáveis familiares migraram para todos. Se havia necessidade de novos equipamentos ou software, a empresa comprou rapidamente tudo o que era necessário.
O zoom se tornou uma nova ferramenta para nós à distância. Com sua ajuda, realizamos chamadas de trabalho e apoiamos a comunicação informal. Entre outros, ele se compara favoravelmente com a capacidade de gravar conferências, menos atrasos com um grande número de participantes e uma simples troca de palestrantes. Também usamos ativamente a função de mudança de fundo.
Apesar da organização bem coordenada do trabalho remoto, ainda temos tarefas de escritório. Portanto, foi possível escapar de um vizinho persistente com um perfurador em uma morada corporativa, mas sujeito a várias condições:
- venha apenas com hora marcada;
- executar todas as medidas de higiene;
- estar dentro de casa em esplêndido isolamento.
Processos
Obviamente, a transição para um formato de trabalho remoto e a transferência de toda a comunicação para o Telegram e o Zoom não poderiam deixar de afetar as peculiaridades da interação dentro da equipe. Se no espaço do escritório resolvemos um pequeno problema instantaneamente, simplesmente pedindo a um colega sentado ao lado dele, agora precisamos tocar o texto no teclado e aguardar o cabo de fibra ótica levá-lo ao destinatário. Anteriormente, quando um funcionário tinha uma ideia, discutíamos imediatamente, todos podiam adicionar detalhes. Colegas de áreas relacionadas compartilharam sua experiência, deram exemplos de implementação boa ou ruim disso. As idéias espontâneas geralmente se transformam em algo que vale a pena. Online, não há desejo de incomodar a equipe em uma conversa insignificante. E essa é talvez uma das desvantagens mais tangíveis do controle remoto.
Para que informações valiosas não sejam perdidas e todos os funcionários sejam ouvidos, abandonamos as reuniões semanais em favor das chamadas diárias para o Zoom. Eles geralmente não levam mais de 20 minutos. Dentro dos departamentos, todos compartilham os resultados do trabalho realizado, conversam sobre problemas durante a implementação e os planos para o dia atual.A propósito, essas chamadas não são apenas uma maneira de informar e controlar com flexibilidade, mas também motivação adicional: desejo concluir minhas tarefas o mais rápido possível, para que haja algo a dizer sobre amanhã.
Antes da pandemia, seguíamos certos princípios de gerenciamento de projetos Agile, mas não obedecíamos completamente a nada. Depois de irmos remotamente, começamos a implementar ativamente uma metodologia Scrum unificada nos processos das equipes de desenvolvimento. Em nossa opinião, resolve com mais eficiência os problemas das equipes distribuídas. Planejamos continuar usando depois de sair do escritório.
O novo formato de trabalho forçou o horizonte de planejamento a ser bastante reduzido, reduzindo-o para um mês em vez dos três usuais. Além disso, a semana trimestral tradicionalmente terminava com eventos com apresentações dos resultados do trabalho, com a participação de todos os funcionários do escritório. Como temos três escritórios, só pudemos assistir pessoalmente os discursos de colegas de nossa cidade e ver os resultados de outros projetos na gravação. Dessa vez, reunimos representantes de todos os escritórios e conversamos sobre os sucessos e fracassos do período encerrado no ar. Para alguns, esse formato foi ainda mais.
Motivação
Na nova realidade temporariamente deformada, o leque de opções para a motivação da equipe diminuiu significativamente. Elogie aqueles que fazem pacotes de adesivos do Telegram, nos quais é fácil encontrar um animal ou um personagem famoso mostrando o polegar! Mas, falando sério, é muito importante demonstrar aos funcionários os resultados de seu trabalho e a contribuição para o sucesso geral do projeto, embora por escrito. Tem um atendimento recorde por dia? Estamos compartilhando essas ótimas notícias. A nova funcionalidade introduzida pelos programadores liberou o tempo dos especialistas em suporte? Enviamos raios de gratidão aos colegas.
Garantimos que o humor depressivo não se desenvolva nas equipes do projeto, tentamos definir um tom positivo para as chamadas gerais e lembramos aos funcionários que eles trabalham em equipe e que as ações de cada um deles são importantes para toda a participação. Como antes, elogiamos e recompensamos iniciativas promissoras com prêmios. Durante três meses de trabalho remoto, um funcionário até recebeu uma promoção.
Uma circunstância importante para todos os funcionários é que eles não perderão seus ganhos e não haverá reduções de pessoal. A esfera de TI quase não sofreu a transição para o online, portanto, essa decisão foi bastante justificada.
Se vemos o desempenho de alguém em declínio, como antes, usamos uma abordagem individual: junto com o funcionário, procuramos o que interfere no trabalho e tentamos resolver o problema. Comunicação e motivação tornaram-se uma das principais tarefas dos gerentes no novo ambiente.
Vida corporativa
Com o início do auto-isolamento, academias, escolas de dança e até bibliotecas foram fechadas. Decidimos motivar os funcionários que se cansavam do autodesenvolvimento à nossa maneira: lançamos o movimento corporativo interno #MarathonModeco.
Por um mês, os caras competiram entre si em três direções: melhorando o intelecto, o corpo ou o mundo ao redor. Alguém perdeu peso e comeu direito, enquanto alguém lia livros, estudava inglês, fazia bordado. Muitos se inspiraram na idéia de limpar os escombros do apartamento, porque antes disso não havia tempo suficiente para isso.
Qualquer funcionário que estivesse pronto para realizar tarefas diárias dentro da estrutura do programa escolhido poderia participar. Para uma implementação bem-sucedida, ele recebeu pontos, que crescem sob a condição de conclusão contínua da cadeia de tarefas. Como resultado, em cada categoria, determinamos os vencedores que receberam prêmios e reconhecimento da equipe.
Também somamos todos os pontos que ganhamos e o transformamos em um fundo de caixa que gastaremos no paisagismo de Volgogrado e Voronezh.
Colocamos na maratona não apenas a idéia de nos superar, mas também preencher a falta de comunicação ao vivo. Os caras tiveram que sair de sua zona de conforto mais de uma vez, mas o sentimento de união com a equipe e a emoção não lhes permitiram se desviar. Como resultado, conseguimos implementar várias tarefas:
- conhecer melhor colegas de diferentes cidades;
- encontrar motivação para o seu crescimento pessoal;
- fortalecer o espírito corporativo dos funcionários trancados em casa.
As reuniões no escritório tão amadas por nós migraram para o formato de festas com zoom. É claro que elas não acontecem com tanta frequência e em grande número, mas esse é um motivo para se vestir lindamente mais uma vez, finalmente contar as últimas notícias e, é claro, tocar algo engraçado e engraçado. Quem gosta de entretenimento mais sério também não ficou de fora - nossos fãs do KVIZ também conseguiram entrar na Internet.
Desvantagens do trabalho remoto ou por que ainda sonhamos em retornar ao escritório
Identificamos por nós mesmos várias desvantagens tangíveis do controle remoto:
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Fomos a um local remoto em 16 de março, o que significa que, pelo quarto mês, vimos nossos colegas apenas através das câmeras de laptops e computadores. Para alguns, isso se tornou um teste real; portanto, além de luvas, máscaras e anti-sépticos, compramos recirculadores bactericidas e secadores de mãos para escritórios e, desde junho, aumentamos o número de funcionários que podem estar no escritório ao mesmo tempo para três pessoas.
Estamos ansiosos para voltar à nossa vida normal no escritório. Cuidando da saúde de nossos funcionários, deixamos o modo on-line por enquanto, apesar do levantamento oficial de restrições. A questão de continuar trabalhando em casa mesmo depois da quarentena não vale a pena, não acreditamos em trabalho completamente remoto. Comunicação ao vivo e solução coletiva de problemas, geração de idéias malucas e sua implementação conjunta para nós é a coisa mais valiosa em nosso trabalho.
Durante todo o período de auto-isolamento, não interrompemos a contratação de funcionários. Entre nós, há aqueles que ainda precisam conhecer pessoalmente os colegas e experimentar os benefícios de trabalhar em um escritório. Enquanto isso, continuamos trabalhando remotamente, enfrentando com sucesso a maioria das dificuldades.
