O Innovation Day é um evento anual tradicional para a Deutsche Telekom IT Solutions Russia. Em abril, colegas de toda a Deutsche Telekom vêm a São Petersburgo para ouvir reportagens sobre inovações, para se conhecerem, em geral, se divertir curtindo o sol de abril de São Petersburgo e a vista do Neva da Ilha Vasilievsky.
Este ano, tudo corria conforme o planejado: o evento estava marcado para 28 de abril, os preparativos começaram quase seis meses antes, o local foi alugado e alguns colegas estrangeiros já haviam feito o visto e comprado passagens para a Rússia. Mas quando, um mês antes do dia X, sentamos em casa, ficou claro que o projeto teria de ser suspenso. No início, esperávamos ingenuamente por maio ou junho, mas as estatísticas só aumentaram, não havia sinal de abertura das fronteiras. Portanto, para não abandonar o evento de forma alguma, decidimos: deixá-lo online, e planejamos o Dia da Inovação para setembro.
Além de vários problemas técnicos que acabamos de resolver e sobre os quais falarei um pouco mais tarde, foi muito importante manter o clima apesar da transição para o online. InnoDay é um evento para pessoas e sobre pessoas, que foi preparado todos os anos com um carinho e carinho especial. Comunicação, troca de experiências, ideias, novos conhecidos - para isso as pessoas voaram para o Innovation Day, e era preciso mantê-lo online o máximo possível.
Foi assim que o Dia da Inovação foi realizado em 2019.
Além disso, quando começamos a nos preparar, os eventos online eram novos, mas perto de setembro ficou claro que as pessoas estavam francamente cansadas do online e queriam encontros cara a cara. Fazer uma conferência impessoal, onde as pessoas incluiriam o relatório necessário e definiriam o pano de fundo para a preparação do jantar - definitivamente não era nossa opção.
Como funcionou
A fim de maximizar a transferência da atmosfera do Innovation Day online, decidimos, em primeiro lugar, fazer o evento totalmente ao vivo. Tudo deve acontecer aqui e agora - se o espectador ainda puder assistir à gravação de um encontro sem se distrair, dificilmente alguém vai dominar todo o evento, que consiste em vídeos pré-fabricados.
Sim, a transmissão ao vivo estava repleta de armadilhas - de vez em quando, alguns espectadores tinham problemas com o som, algumas vezes o sussurro do diretor vazava no ar ... um evento real ao vivo. Além disso, a transmissão ao vivo possibilitou ao palestrante responder às perguntas do público em tempo real.
Por um dia, uma grande sala de conferências em nosso escritório em São Petersburgo foi transformada em um verdadeiro set de filmagem com chroma key, luzes, câmeras e um estúdio para convidados - essa foi a principal das três cenas. Neste site estiveram presentes dois apresentadores, bem como performances ao vivo de palestrantes, que foram entrevistados após as apresentações.
Duas salas de reuniões adjacentes também foram equipadas para pequenos estúdios, onde os moderadores de palco estavam localizados.
A principal dificuldade técnica foram as restrições por parte dos colegas estrangeiros. Como os relatórios eram sobre projetos reais - informações confidenciais e tudo mais - os palestrantes e participantes só podiam se conectar de computadores de trabalho. Computadores de trabalho, especialmente os estrangeiros = lista muito limitada de programas aprovados. Nesse ínterim, estamos convidando alunos e alguns clientes para o Innovation Day para acessar esta transmissão.
Optou-se por fazer uma landing page separada, onde as reportagens foram divididas em três streams (três cenas), e o participante, tendo escolhido o tema da reportagem da programação interativa, caiu no stream desejado. Os alto-falantes foram conectados à transmissão via Cisco Webex, uma ferramenta de conferência familiar em nossa empresa, e o Facecast foi usado como reprodutor.
Para envolver o público no que estava acontecendo, cada cena teve seu próprio bate-papo com o administrador, onde foi possível fazer perguntas aos palestrantes sobre os relatos, esclarecer pontos de organização e apenas comunicar.
Além disso, entre os blocos de relatórios em cada fluxo, os apresentadores realizaram sessões de pitch, onde os palestrantes foram conectados e falaram brevemente sobre o tema de seu relatório. Caso o participante não decidisse com antecedência com as sessões que gostaria de assistir, no pitch ele poderia ter uma ideia de cada palestrante e relatar. Às vezes, era decisivo na escolha - o carisma do palestrante ou o sotaque britânico atraente durante a sessão de pitch fazia você esquecer tudo.
Após cada apresentação, o palestrante e os participantes podem ir para a sala do Webex para bater um papo pessoalmente e compartilhar suas ideias. Não depositamos grandes esperanças nessa opção, mas após cada sessão, colegas de diferentes países entravam nas salas que queriam encontrar o palestrante e conversar.
Uma das tarefas que nos propusemos no início foi "fisgar" o público e não deixá-los marcar e ir à cozinha cortar a salada. Ao longo de todo o evento, o número de espectadores manteve-se praticamente no mesmo nível, o que, claro, não significa que todos os participantes estivessem 100% envolvidos, mas dá esperança!
Em conclusão, gostaria de observar ...
Foi um dia tenso, longo e cheio de impressões para organizadores, palestrantes e espectadores. Claro, nenhum evento online, não importa o quão legal seja, se compara a emoções reais e comunicação ao vivo. No entanto, graças às novas tecnologias e a um time bacana, tudo é possível, até mesmo organizar um grande evento internacional online - e ao mesmo tempo não só não enlouquecer, mas também começar a sonhar com o próximo.
Estas foram palavras, mas o Dia da Inovação em números:
2,5 meses de preparação de
17 relatórios
28 palestrantes de toda a Deutsche Telekom
16 países da América à Ásia
1000 participantes de Chicago a Kuala Lumpur
5 horas de transmissão ao vivo
Se você quer compartilhar sua experiência em organização de eventos online ou tirar dúvidas - estou te esperando nos comentários!