Agora você nos vê - 2. Life hacks para se preparar para uma conferência online

Parece que os eventos online - de aulas na escola a semanas de alta costura - vieram para ficar. Parece que não deve haver grandes dificuldades na transição para o formato online: basta ler sua palestra não na frente de uma multidão de ouvintes, mas na frente de uma webcam, e alternar os slides no tempo. Mas não :) No final das contas, eventos online - até mesmo conferências modestas, até mesmo encontros dentro da empresa - têm suas próprias “três baleias” de melhores práticas, dicas úteis e hacks de vida. Hoje sobre eles - em uma conversa com Denis Churaev, líder da equipe de suporte técnico da Veeam, Bucareste, Romênia (embora no mundo do Trabalho em Casa isso não seja tão importante).











- Denis, nesta temporada você e seus colegas participaram da conferência online VeeamON 2020 - no novo evento Veeamathon. Conte-nos com mais detalhes o que foi?



- Nossos engenheiros de suporte tiveram um tempo limitado para demonstrar algum conhecimento ou capacidade de fazer algo fora da caixa para resolver problemas (solução de problemas) ou tarefas de configuração. Ou seja, houve uma blitz por um suporte, para mostrar o que mais pode ser feito com os produtos Veeam, além das tarefas já conhecidas, e como o nosso pessoal é bacana.



Inicialmente, [a ideia de Veeamathon] parecia um pouco mais rósea, porque não havia fronteiras fechadas por causa do vírus, e todos esperávamos ir e fazer um show tão interessante no local. Mas no final mudou para o formato online, e muito bem.



- E como você fez isso? Eram palestras, demos online ou demos gravadas?



- Como eu disse, engenheiros estiveram envolvidos neste projeto. Em princípio, o suporte não tem problemas para se comunicar com os clientes, nossos caras são muito experientes tecnicamente e falam bem [em línguas estrangeiras], mas alguns não se sentem confortáveis ​​o suficiente para se apresentarem na frente de um grande número de pessoas - e havia milhares de pessoas que nós assistido (e então ainda é gravado e reapresentado).



Assim, alguém preparou uma gravação ao vivo, corrigiu e, quando ficou satisfeito com o resultado, apenas postou. Ou seja, era como um riacho, mas na verdade era uma gravação. Mas, ao mesmo tempo, o autor da reportagem estava no próprio stream e quando as pessoas perguntaram a ele no chat, ele atendeu.



E havia um formato em que as pessoas apresentavam [suas performances] ao vivo. Por exemplo, o meu caso: em primeiro lugar, não tive tempo suficiente para preparar e editar o vídeo e, em segundo lugar, estou bastante confiante nas minhas capacidades de conversação, por isso falei directamente.



Uma cabeça é bom, mas duas melhor



- Vejamos o exemplo das Equipes ( mencionou Denis - nota do editor ) - foi meu colega de São Petersburgo Igor Arkhangelsky (trabalhamos juntos na preparação de relatórios). Ele também se apresentou ao vivo.







E no final, nós dois nos ajudamos: da minha parte era resolver problemas com VMware e ESXi - ele era meu wingman, por assim dizer, respondia a perguntas e eu comandava a parte ao vivo. E vice-versa: mudamos, ou seja, ele falou sobre a recuperação do Teams e o que pode ser feito backup, e naquele momento do chat eu respondi as perguntas dos clientes e das pessoas que assistiram à gravação.



- Acontece que você tinha um tandem.



- Sim. Tínhamos apenas 20 minutos para cada discurso, e a maioria de nossos discursos incluía pelo menos 2 pessoas - porque não queríamos distrair o orador principal da narração, mas ao mesmo tempo queríamos responder às perguntas da forma mais completa possível. Portanto, sincronizamos antecipadamente os tópicos, aprendemos os detalhes, pensamos no que poderiam ser as perguntas e, durante o stream, durante a apresentação, a segunda pessoa estava pronta para responder não pior do que a primeira.



№1: “ ” — . . “ ” ( ), — , -, , … -, -. , , . — , — .


- Você mencionou que já tem muita experiência em performance. E quanto aos outros engenheiros? Eles costumam se apresentar para um público amplo?



- Sobre a experiência - é interessante que muitos a tenham. Porque já estamos acostumados a preparar apresentações de treinamentos uns para os outros dentro do suporte. Todo o nosso processo de treinamento é baseado no fato de que o próprio suporte encontra especialistas chave que entendem algo e fazem treinamentos.



NB: Você pode descobrir como nosso suporte construiu seu sistema de treinamento no artigo sobre Habré .



Foi o mesmo durante a preparação do Vimaton - muita gente respondeu [ao apelo à participação], e numa grande massa de pessoas sempre há alguém com ideias interessantes. Ou seja, se pegarmos apenas uma pessoa que é responsável por tudo e ela preparar os tópicos, então uma pessoa pode ser limitada por seus horizontes. E quando incluímos muitas pessoas ao mesmo tempo, ocorre esse brainstorming, muitas ideias interessantes surgem.

Fazemos nossos treinamentos no mesmo formato: também temos a prática de preparar gravações em vídeo de discursos e ministrar palestras para colegas apenas no decorrer do trabalho diário.

E embora nem eu nem meu colega tivéssemos a prática de falar na frente de um grande número de pessoas, mas quando você fala com uma tela (você não vê as pessoas sentadas na sua frente), você apenas imagina que está falando para uma aula ou para um grupo. E ajudou a não se perder, a não ficar nervoso.



Hack de vida: se você tiver boa imaginação, poderá imaginar um público. Alguém será ajudado por uma foto com uma multidão de colegas ou apenas uma imagem muito famosa de muitas pessoas:








"Atenção, pergunta!"



- Houve alguma pergunta complicada que você não conseguiu responder imediatamente?



- Não houve perguntas complicadas sobre o tema, porque conhecíamos bem nossos temas e podíamos responder a quaisquer perguntas. Mas, por alguma razão, surgiram questões completamente irrelevantes para o tópico. (Ou seja, foi necessário resolver alguns segundos em minha cabeça, mas por que uma pessoa pergunta a você sobre isso?) Dissemos a essas pessoas para esperar e pedir uma resposta após a sessão, ou dissemos que há outro tópico que é apresentado pela Imyarek, e em caso de dúvidas você pode ir até lá e perguntar a um especialista que entende melhor disso. Eles forneceram algum tipo de link para recursos gerais, documentação e assim por diante.

Por exemplo, por algum motivo em meu treinamento sobre como lidar com a velocidade dos discos VMware, eles perguntaram sobre as licenças do Wim. Eu respondo: galera, aqui está o link do documento, e vocês podem ir na apresentação das licenças, eles também vão te falar lá.



Conselho útil nº 2: E para os palestrantes (assim como para os ouvintes), você precisa de um memorando-programa do evento, com os tópicos de todas as reportagens e a programação.






- Encontrou alguma dificuldade na preparação ou condução? Qual foi a parte mais difícil?



- O mais difícil é responder a esta pergunta :) Fomos informados sobre a participação neste evento em fevereiro. Assim, tivemos muito tempo para nos preparar: todos os slides, testes, laboratórios, notas de teste foram feitos em alguns meses. Na verdade, mal podíamos esperar para fazer tudo isso, para que já pudéssemos ver nosso resultado. Ou seja, não houve dificuldades de como foi organizado, de quanto tempo nos foi dado. No final, estávamos apenas esperando o VeeamON finalmente acontecer. Já 10 vezes aperfeiçoamos tudo, experimentamos, e não houve mais problemas.



Sobre "abandono"



- O principal era "não queimar"?



- Pelo que entendi, foi difícil para aqueles que estavam decidindo se iriam ou não [participar] depois que ficou claro que não iríamos para Las Vegas. Assim que ficou claro quem havia sobrado, todo mundo já estava interessado nesse [evento online].



- Ou seja, tinha gente que queria ir ao evento offline?



- Parece-me que isso sempre existe, porque é uma experiência nova, comunicação com as pessoas, networking ao vivo ... É mais interessante do que sentar em um computador como este e contar na tela. Mas, pelo que me lembro, poucas pessoas caíram. Todos os palestrantes com quem me comunico pessoalmente - todos permaneceram. E posso explicar por que sobraram tantas pessoas. Porque, em primeiro lugar, foi uma pena que vocês já haviam preparado [o material] - e eu gostaria de mostrar. E em segundo lugar, eu ainda queria que o Vimaton tivesse sucesso, para se repetir no próximo ano. Era tudo do nosso interesse.



- Pelo que entendi, seus preparativos começaram no inverno, ou seja, havia call-for-papers no início do ano?



- Sim, eu só olhei as datas - foi há muito tempo, tínhamos muito tempo. Durante esse tempo, quebrei meu laboratório três vezes, nas quais fiz o teste. Ou seja, tive tempo de verificar tudo por completo. (Até descobri muita coisa para mim que não incluí na apresentação, foi interessante.)



- Houve alguma exigência especial, restrição, alguma nuance em relação aos relatórios?



- Sim, posso afirmar que os relatórios foram selecionados pelo método de exclusão, pois foram muitos os candidatos.

Temos um grupo Veeam Vanguards, eles são bem avançados. Além de gerentes de produto e outros camaradas que conhecem bem a direção da empresa. E assim eles checaram nossos temas e teses para ver se estão de acordo com o tema VeeamON.



Por exemplo, aqui está o meu discurso: Tive dois tópicos diferentes em vez de um. Eles eram completamente independentes. Mas eles não cobriram nenhum deles, ninguém me disse: “Concentre-se em apenas um, não faça os outros!”. E ali, e ali, recebi correções mínimas.



Na verdade, tudo se resumia a algum tipo de gerenciamento de tempo e limite de tempo, porque para 20 minutos desse [conteúdo] é muito - eu vim primeiro com um grande número de ideias, queria contar tudo, mas é impossível! Ainda assim, todos devem ter tempo para falar.

Portanto, minha avaliação foi um pouco reduzida, acabei me concentrando em coisas mais claras, e provavelmente isso é melhor. Porque as pessoas deram feedback: “Isso é o que eu estava procurando! Isso é algo que eu estaria interessado em saber! " E se eu falasse sobre mais coisas, não seria capaz de falar sobre isso.



Assim, eles nos deram algumas recomendações, nos ajudaram a corrigir algo, mas ao mesmo tempo tivemos uma grande liberdade de preparação.



Dica útil nº 3: O tempo é tudo. Regra prática: se houver 20 slides em um relatório de 30 minutos, existe um alto risco de atrasar a apresentação e atrapalhar o tempo de outra pessoa. Concentre-se nas coisas mais importantes. Grupo de edição e ensaios. O resultado, como você pode ver, agrada o público e o próprio palestrante.


Sobre fotos



- Nós até fizemos os slides nós mesmos, tivemos a oportunidade de fazer o nosso próprio design (a única coisa é que nos deram um determinado background e assim por diante, ou seja, recebemos um formato, fotos, mapas de ritmo lá para que pudéssemos desenhar). Ninguém nos limitou no que fazemos lá. Então eu não gosto, por exemplo, quando eu faço um slide de PowerPoint temático legal, e a equipe de design pega e remove de uma forma que no final, nem eu entendo nada. Ou seja, pode parecer mais bonito, é claro - mas não está claro para um engenheiro. Bem, não houve problemas nesse sentido, tudo foi muito bom.



- Ou seja, tudo relacionado ao design, você mesmo fez?



“Sami, mas ainda assim checamos com Karinne [Bisset], que foi a líder de todo o projeto. Ela nos deu boas recomendações, porque ela já tem experiência nessa área, ela participou da VeeamON mais de uma vez, então ela nos ajudou a corrigir.







Dica útil nº 4: os modelos certamente tornam a vida muito mais fácil. Mas se você está fazendo, por exemplo, uma conferência interna, então é bem possível dar aos palestrantes uma certa liberdade criativa. Caso contrário, imagine 5 relatórios em uma linha com modelo absolutamente idêntico, embora belos slides. Visualmente, muito provavelmente, nenhum "pegará".


- Karinne, como eu sei, atuou como ideóloga e inspiradora.



- Ela era essencialmente a organizadora, sim. Ou seja, ela inicialmente interessou as pessoas, atraiu, fez listas, montou um sistema. Não teríamos feito isso sem ela. Karinne nos ajudou muito.



- E como resultado, você preparou até 2 apresentações.



- Sim, contei dois tópicos completamente diferentes e foram em momentos diferentes. Eu apresentei um durante a [sessão para a] região dos EUA e depois para o APG da região [Ásia-Pacífico] (ou seja, Ásia e Europa rolou-o depois), o outro disse durante o APG e para os EUA foi tocado. Conseqüentemente, tive duas apresentações pela manhã e à noite. Até dormi entre eles.



Sobre o público



- E nos seus colegas, nos juniores, vocês já testaram essas apresentações, esses tópicos?



- Não. Foi uma ideia assim: não mostrei nada para ninguém de propósito, e aí falei: "Gente, apoiem-me!" Queria que mais pessoas viessem ver o VeeamON e eles me agradeceram no final, ficaram interessados.

Você sabe como às vezes acontece: parece que é algum tipo de evento interessante - mas você está ocupado, não tem tempo [para vir]. (Aliás, isso é novamente uma questão de gerenciamento de tempo.) E então os que se interessaram por mim depois me agradeceram, pois se distraíram um pouco dessa rotina e fizeram outra coisa, interessante.



- Então você trouxe o público-alvo com você?



- Bem, parcialmente sim, vários gerentes, meus colegas e engenheiros - eles olharam. Nem todo mundo olhou online, alguns olharam na gravação. E também confirmaram que a re-rolagem está com boa qualidade, o vídeo está visível e está tudo bem. Eles puderam apreciar minha apresentação em outras ocasiões, quando não estavam tão ocupados.



Hack de vida para quem planeja participar de um evento online em tempo real:

Aqui você pode e deve fazer quase tudo como nas reuniões offline: planeje um tempo para participação, prepare e faça perguntas, faça anotações, capturas de tela, discuta, compartilhe sua experiência ... Quanto mais você está envolvido, melhor sua concentração e, consequentemente, os benefícios da participação. E também há prêmios para a melhor pergunta :)


- Houve muitos participantes russos, além de seus colegas de São Petersburgo? Houve algum ouvinte que falava russo?



- Houve visitantes, mas poucos palestrantes da Rússia, e eu gostaria de consertar isso no próximo ano. Pelo que entendi, alguns caras perderam a oportunidade de participar do evento deste ano. Por quê? Porque nos últimos anos, como eu disse, esse evento envolveu outros departamentos, e o apoio não foi muito. E nem todos viram em uma carta tão grande sobre o VeeamON que também haverá um Vimaton para suporte. E quando começamos a conectar as pessoas, infelizmente, algumas delas simplesmente não tiveram tempo de preparar o material. Mas agora, depois que os caras assistiram, já tem mais interessados. E tenho certeza de que no próximo ano o nosso apoio (incluindo o apoio russo) envolverá muito mais ativamente nesta questão.



- Você recebeu algum feedback?



- Sim, cada palestrante recebeu um arquivo excel com respostas, com feedback pessoal (claro, anônimo) de todos que o visualizaram. E como havia centenas de pessoas, havia um arquivo enorme para todos.



Pelo que eu sei e perguntei a outros caras, todos [os ouvintes] foram bastante adequados em termos de compreensão de alguns dos problemas técnicos (quando a Internet de alguém afundou, outra coisa), e todos ficaram muito felizes com o conteúdo em si.



№5: — , . , . , (- ). , , work-around-. , , , ; , Veeamathon-e, .


- O feedback de que nos lembramos é que 20 minutos é muito pouco para contar um tópico interessante. Ou seja, no próximo ano, você provavelmente terá que fazer sessões duplas - por exemplo, dividir em 2 partes - ou reduzir a quantidade de material para que seja mais fácil para as pessoas assimilarem. Por sermos geeks, já sabemos muito, falamos no sentido técnico, e talvez alguém tenha faltado uma pequena introdução ou um material um pouco mais simples.



Em geral, houve muitos pontos positivos que levaram os organizadores a pensar em fazer um formato híbrido no próximo ano. Então os colegas da Veeam já podem se preparar para o fato de que a chamada de trabalhos será para várias equipes, para diferentes regiões.



Prepare o trenó no verão e a carreta no inverno



- Vendo como alguns caras não tiveram tempo de se inscrever para participar, posso dizer aos envolvidos no Compartilhamento de Conhecimento: é melhor planejar com antecedência para o próximo ano em quais conferências você quer falar, e se preparar com antecedência. E então espere com calma por esta conferência. É muito menos estressante do que se preparar para a semana passada.



Eu costumava ter um princípio de que estava ocupado com tudo, tenho um calendário. E quando fiz relatórios, já estava me preparando antes dos próprios eventos. Por isso este ano tive muito mais prazer em saber que já estava pronto com antecedência, tendo verificado e feito tudo. Como isso diz? Apenas faça. Porque o problema usual é como fazer os slides e tudo mais. Mas nós mesmos criamos esse problema. Essa também é uma questão de gerenciamento de tempo. Infelizmente, eu mesmo não percebia isso antes, embora tivesse feito muito trabalho nessa área - e só agora eu percebi. Talvez este conselho ajude alguém.



Conselho útil nº 6 de Denis: Alguém quer participar de conferências? Uma ideia muito boa: nos fins de semana ou no seu tempo livre, pelo menos meia hora por semana para fazer algo pelo seu desempenho. E você não vai notar a rapidez com que o material será digitado. Isso ajuda muito.


- Muito bom conselho e nem parece difícil de aplicar, obrigado!



- E ainda - não se estresse. Porque, repito, se der um tempo de antecedência, então você pode se preparar com calma, sem suar e ao mesmo tempo parecer muito mais profissional do que quem fez no último momento. Infelizmente, só percebi isso agora, depois do Vimaton, quando aconteceu que eu só tive muito tempo [para me preparar]. E depois do fato eu percebi - o que aconteceu, que foi tão agradável e divertido para mim fazer isso? E porque ninguém me apressou, eu tive muito tempo e fiz isso com calma. Foi realmente bom.



- Só posso aplaudir!



- Sim, o principal é aproveitar ao máximo cada oportunidade, e tudo ficará bem.



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