O autor do artigo: Yana Khodartsevich - Mestre em Scrum e líder de integração na Dodo Pizza.
Várias etapas da formação de requisitos, horas de entrevistas e comunicação com os candidatos tiveram como objetivo encontrar uma determinada pessoa com certas qualidades e habilidades profissionais. No momento em que a empresa encontra uma pessoa para uma vaga aberta, ela
Agora você precisa mergulhar o novato nos fluxos de trabalho. Para fazer isso, você pode usar uma das três cadeiras:
- Não faça nada, deixe-o nadar. Nessa situação, um novo funcionário recebe um laptop / computador no primeiro dia, mostrado onde está o cooler e escoltado para a área de trabalho. E depois de três meses, eles fazem a pergunta: "Bem, todas as tarefas estão prontas?" Hardcore, mas eficaz, como em Esparta. O mais poderoso sobrevive.
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Até 2017, nossa empresa ainda estava localizada no escritório de Syktyvkar. Naquela época, éramos uma grande equipe de desenvolvedores, suporte técnico, designers, centro de treinamento e muitos outros. Uma nova pessoa poderia conhecer rapidamente sua equipe, sentada lado a lado com ela, imersa instantaneamente na área do projeto e do assunto.
Uma grande razão para criar um processo
Em 2018-2019, a equipe experimentou um crescimento explosivo - em dois anos dobramos. Você já ouviu falar da meta de 250 desenvolvedores ? Em seguida, assumimos obstinadamente sua implementação, mas ainda não sabíamos que não estávamos preparados para um crescimento tão rápido. Nossas abordagens e recursos para expandir equipes rapidamente se esgotaram. No final, até os assentos para iniciantes eram difíceis de encontrar. Mas não entendemos isso imediatamente.
As pessoas vieram para a empresa e de alguma forma se estabeleceram nas equipes, ninguém realmente cuidou delas. De fato, toda a integração consistia em um pacote de boas-vindas, uma saudação amigável, um passeio pelo escritório e, talvez, tudo.
Tentamos colocar os processos antigos em uma nova realidade e rachamos como um copo de vidro no qual a água fervente foi derramada bruscamente. Sem um único sistema de integração, a imersão do novato na equipe era mais parecida com a história do protagonista de The Survivor. Quando olhamos para trás, percebemos que havíamos perdido muitos (mais de 40) novos funcionários.
bem vindo a bordo
Formalmente, dividimos a integração em dois fluxos: para a equipe de TI e para a unidade de negócios. Eles são muito parecidos entre si, e a única diferença está no número de estágios e Intro-meeting. Neste artigo, falarei sobre integração para uma equipe de TI. Você pode assistir a um pequeno vídeo sobre por que você precisa e qual é a sua utilidade aqui . Além disso, compartilho os detalhes.
Personagens
No processo de integração de um iniciante, três personagens participam: um mentor, um líder de integração e um curador de RH.
Mentor.
Objetivo : mergulhar o recém-chegado na equipe
Quem ele é e o que faz : O mentor desempenha um papel importante na integração do iniciante (mesmo que ele não saiba). Esta é uma pessoa que ajuda um iniciante em tudo. Ele o conhece no primeiro dia e só o deixa sair completamente após o término da integração. Apresenta à equipe, apoia, responde a todas as perguntas sobre o porquê e para quê.
Uma pessoa da equipe do iniciante pode se tornar um mentor. Pode ser uma pessoa com a mesma pilha ou, por exemplo, um desenvolvedor Android para um iniciante em mapi. Se um mentor e um iniciante tiverem uma pilha, eles não terão escolha - trabalharão em pares por um período muito longo. Se o mentor e o novato são de pilhas diferentes, existem 2 opções:
- Mentor na velocidade máxima. O mentor e o iniciante estão prontos para trabalhar em pares, o mentor ajuda na resolução de problemas de diferentes pilhas.
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Chumbo de integração.
Objetivo : controlar o processo de integração e garantir que tudo esteja se movendo na direção certa.
Quem é ele e o que ele faz : um líder de integração é um organizador da integração em TI. Para se tornar eles, você precisa de habilidades materiais. É importante que o líder de integração conheça e compreenda o valor de cada uma das ferramentas de TI "fabricadas nesta cultura". A principal tarefa de um lead de integração é garantir que o mentor e o novato sejam bem-sucedidos e destacar os momentos que não funcionam. Esse papel é muito semelhante ao de um policial. O líder de onboarding anda em algum lugar próximo, cuida do novato, pergunta como estão as coisas, o que já está acontecendo. Fornece aconselhamento ao mentor em qualquer dúvida, fornece suporte. Em geral, ele garante que tudo esteja como deveria (e como não deveria ser, não era).
Curador de RH.
Objetivo : proporcionar a um recém-chegado uma entrada agradável na empresa a partir do momento em que a oferta é enviada. Forneça todas as informações necessárias do lado do RH, o que permitirá que o novo funcionário navegue na empresa.
Quem é ele e o que ele faz : o curador de RH é quem encontra o recém-chegado no primeiro dia no escritório, ajuda a elaborar os documentos. Em seguida, ele interage em um almoço informal no meio do período experimental. Isso é necessário para que um iniciante possa abstrair da integração, ferramentas, tarefas e se comunicar sobre qualquer tópico, obter suporte.
Instrumentos
Para tornar a integração clara, escolhemos as seguintes ferramentas para nos ajudar: Slack, Kaiten, Google Docs, Nuclino, Miro, Google Calendar.
Vou lhe contar mais sobre como tudo funciona.
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- Além de tudo isso, o novato tem um assistente Dodo Bot - este é o nosso bot interno que envia ao novato informações úteis sobre a empresa, por exemplo, como organizar férias ou pedir ingressos para uma conferência etc.
Processo: da pré-jardinagem à natação livre
Os atores e as ferramentas foram identificados, o que significa que estamos prontos para três meses de conhecimento ativo entre a empresa e o recém-chegado. O processo consiste em 2 etapas: pré-embarque (antes de ir para o trabalho) e integração.
Preboarding
Um novato vem trabalhar em seu primeiro dia. Recebe equipamentos, assina documentos, encontra o mentor e a equipe. Enquanto todos os programas necessários estão sendo instalados, eles vão com um mentor para se familiarizar com outras equipes e pessoas com quem trabalharão juntos. Tudo está indo bem e com boas razões - antes da prova.
O pré-embarque começa 3 dias antes do início. O principal objetivo é garantir que todos (mentor, líder de integração, curador de RH) se lembrem da liberação de um novo funcionário e estejam prontos para esse momento. Antes de começarmos a preparação, havia casos em que no primeiro dia um iniciante procurava um lugar para trabalhar no escritório. Ou pior ainda: no primeiro dia, começou uma busca gananciosa por uma equipe e um mentor. Não repita nossos erros.
O que fazemos no pré-embarque?
- Polvilhe o mentor, diga a ele o que o espera, mostre a ele onde estão todas as informações necessárias.
- Preparando uma mesa (não a que você pensou).
- Percorremos a lista novamente para ver se está tudo pronto.
- Em geral, tarefas ativas.
Lista de verificação de pré-embarque
Se algo da lista ainda não estiver pronto, temos tempo para corrigi-lo.
Fase ativa de integração
Então a fase ativa começa, na qual o circuito ajuda a não se confundir. Vou me debruçar com mais detalhes sobre suas partes e componentes.
Retângulos amarelos são focos de integração. O que todo o processo e mentor é focado e aprimorado em um determinado período de tempo.
O foco do mentor é construído sobre a teoria da Liderança Situacional . O mentor, acompanhando o progresso do iniciante em várias tarefas, regula sua intervenção em sua vida. Se ele vê que em algum lugar um iniciante já está se saindo bem, ele minimiza sua participação. Nas primeiras 3-4 semanas, o mentor e o praticante iniciante trabalham em pares. Além disso, o mentor convida o iniciante a todos os eventos e atividades da equipe. Após o meio da integração, o mentor trava menos o recém-chegado e transfere-o mais para a equipe.
Retângulos verdes claros - pontos de verificação.Eles também podem ser chamados de pontos de referência, pontos de corte. Nos pontos de verificação, um líder de integração ou um curador de horas são conectados ao processo de integração. Isso ocorre no formato de reuniões, nas quais perguntamos a um novato sobre como trabalhar com um mentor, o que acontece, onde surgem dificuldades, se é necessária alguma ajuda ou suporte.
Lista de verificação do ponto de verificação As
respostas a essas perguntas ajudam a entender se o mentor está indo bem ou precisa de ajuda. É importante entender que esse não é um exame para um mentor ou um novo funcionário. Pelo contrário, é uma fonte de informação para os leads de integração: está tudo indo bem, há algum problema com interação ou feedback, é o novato em contato com o mentor e a equipe. Se, na reunião, ocorrer alguns problemas, o lead de integração ajuda a resolvê-los.
Por que os pontos de verificação são conduzidos por leads integrados e curadores de RH, em vez de mentores?
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Ponto de Verificação Final. Também gostaria de falar sobre o Checkpoint final. É realizado no final do segundo mês de trabalho e inclui todo o conhecimento essencial que o novato adquiriu durante esse período. Os seguintes tópicos foram incluídos na lista de verificação de perguntas:
- Habilidades técnicas: conhecimento da arquitetura do sistema.
- Práticas de engenharia: XP e todos conectados a eles.
- Cultura: nossos negócios, valores, sua incorporação ou violação por exemplos.
- Processos: Scrum, LeSS, como o recurso é formado.
- Geral: feedback de integração.
O ponto de verificação final é realizado um mês antes do final do período de avaliação. Deliberadamente, garantimos que temos tempo para trabalhar nos erros, se houver dificuldades na adaptação.
Estrelas brancas - Introdução. É o que chamamos de reuniões e workshops de especialistas. Isso também inclui todas as reuniões introdutórias em que eles contam, mostram e fazem algo interessante que ajuda o recém-chegado a conhecer melhor a empresa.
Cada reunião de introdução é adaptada ao seu próprio tema. Objetivo: familiarizar o recém-chegado com a empresa, seus valores, processos e negócios. Por exemplo, temos Introdução aos negócios de Dodo, Introdução ao Scrum / LeSS, Introdução à cultura e princípios de liderança.
Basicamente, todas as introduções duram de 1 a 1,5 horas. Mas existem algumas oficinas técnicas que levam 2 horas.
Duração do processo
A duração da integração é de 3 meses e existem alguns motivos para isso:
- Um programa volumoso que deve ser administrado corretamente para que não haja uma semana puramente humanitária ou de "palestra". Decidimos que seria impossível carregar todo o conhecimento em iniciantes em duas a quatro semanas. Afinal, ele precisa não apenas obtê-los, mas também aprender como usá-los.
- Entrada suave na equipe e nos processos. No primeiro mês, o iniciante gradualmente entende o que está acontecendo e como vivemos. Do segundo ao terceiro, ele entra lentamente em um modo de operação independente. Existe uma vontade de assumir responsabilidades.
Toda empresa deve experimentar o tempo para encontrar o tempo ideal para eles. Para nós (assim como para Yandex, Adventum, Net by Net), a integração em 3 meses parecia a solução mais bem-sucedida.
Conclusão da integração
No final da integração, uma reunião final entre o mentor e o iniciante é realizada no formato 1: 1. Nele, os rapazes conduzem uma mini-retro: eles discutem o que foi bom em seu trabalho conjunto, o que não tiveram tempo ou não fizeram, como lidaram com os objetivos do período experimental. Em geral, o mentor e o novato discutem o que seu coração deseja e colocam o ponto de integração.
As principais dificuldades
Em todas as etapas do desenvolvimento do processo, encontramos pequenas dificuldades. Parece importante falar sobre eles, porque você pode economizar muito tempo ou nervos.
Insatisfação do processo para mudanças rápidas. Inicialmente, nossa integração era adequada apenas para quem trabalha no escritório. Mas, em algum momento, começamos a contratar funcionários remotos e depois entramos completamente em auto-isolamento e trabalhando em casa. Aqui temos algumas perguntas:
- E as introduções, que envolvem participação presencial?
- Como emitir um pacote de boas-vindas? E como não esquecer de divulgar?
- Como organizar o trabalho com um mentor: comunicação informal, trabalho em pares e assim por diante.
Houve alguns desses momentos, e fomos capazes de resolver alguns deles apenas agora. Por exemplo, temos oficinas de decomposição e mapeamento de histórias de usuários que costumavam envolver presença pessoal. Não foi possível sair com uma simples alteração da apresentação. Após quase quatro meses de auto-isolamento, conseguimos transferir tudo para um formato online.
Você tem que investir muito em integração. Acreditamos que todos os esforços, dinheiro, tempo e recursos são investimentos no futuro. Acreditamos que a integração ajuda, e as pessoas a elogiam por um motivo. Os “idosos” (funcionários que trabalham na empresa há mais de dois anos) chegaram até nós e disseram que não possuíam esse processo ao mesmo tempo. Acontece que, por enquanto, só podemos reforçar a confiança na eficácia e nos benefícios da integração com esse feedback.
Agora, estamos coletando ativamente o feedback dos participantes do processo. Vamos descobrir o quão bem a integração lhes convém, se ajuda, que problemas resolve e o que traz. Tudo isso ajuda a entender se estamos nos movendo corretamente.
É essa dificuldade na avaliação do desempenho que pode afetar se sua empresa adota a integração ou não. Mas se você descobrir como calcular a eficácia, será muito legal, venha aos comentários e escreva suas sugestões.
Leva muito tempo tanto para iniciantes quanto para o mentor. Sempre alertamos os proprietários do produto que, nos primeiros 1-1,5 meses, a equipe não terá +1 pessoas, mas -1. Isto é devido à participação ativa do mentor na vida do iniciante. Sucesso, movimento em direção a objetivos, imersão na prática e assim por diante. Tudo isso junto consome muita força do mentor. Esse fato interfere no desenvolvimento de produtos dos recursos da equipe e o torna mais lento.
Os negócios nem sempre estão prontos para concordar com essas condições. Então você tem que negociar para reduzir a carga no iniciante ou mentor. Somente discussões e bom senso podem ajudar na resolução desse problema. Por exemplo, tivemos casos em que libertamos um novato de algumas introduções, se ele próprio é bem versado no tópico.
Blitz: feedback dos participantes
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Conclusão
Eu só quero dizer que a integração, como qualquer experimento ou inovação, deve ser implementada iterativamente. Primeiro, feche as principais dificuldades e, em seguida, adicione algo interessante; depois disso, você poderá procurar maneiras de desenvolver algo mais global. Não se esqueça de coletar feedback sobre a integração e os benefícios de cada novato. Isso impedirá que seu processo endureça e cresça com vinhas. Lembre-se de que é importante prestar atenção não apenas aos iniciantes, mas também aos mentores, para apoiá-los e ajudá-los.
E! Se algo não funciona em um novo par de mentores-mentores, isso não significa que um deles seja um idiota. Talvez haja algo errado com o processo e em algum lugar ele interfira mais do que ajuda.