Provavelmente, a maioria dos problemas em sua vida e trabalho se deve à falta de inatividade. Neste artigo, explicaremos como funciona a inatividade e por que você precisa de mais dela.
Imagine que você, um fã da produtividade, um dia ganhe acesso a uma máquina do tempo e decida voltar algumas décadas para o escritório de um de seus antigos heróis de negócios. Vamos chamá-lo de Tony.
Você se disfarçou de zelador, acreditando que alguns dias de observação seriam suficientes para desvendar o segredo da incrível produtividade e da sóbria tomada de decisões desse CEO. Você deseja aprender os hábitos e práticas que o permitiram transformar para sempre todo o seu setor.
Uma vez no escritório (cheio de fumaça de cigarro, é claro), você fica um pouco surpreso por não se parecer com um formigueiro humano. Na verdade, as pessoas ao seu redor não fazem praticamente nada. Perto do escritório do seu herói, a secretária dele está descansando em sua mesa. Vamos chamá-la de Gloria. Parece que ela não está nem um pouco ocupada. Por meia hora, você a observa ler, arrumar a mesa e conversar com as secretárias que passam. Eles também não parecem ocupados. Confuso por Tony estar desperdiçando seu dinheiro com mocassins, você decide ficar por mais algumas horas.
Depois de assistir um pouco mais, você percebe que a impressão inicial estava completamente errada. Gloria não faz nada na maioria das vezes. Mas assim que um pedido, pedido ou notificação vem de Tony, ela imediatamente começa a trabalhar. Em questão de minutos, ela atende uma ligação, envia uma carta, altera o horário da reunião na programação ou encontra o documento desejado. Cada vez que ele tem um problema, ela o resolve imediatamente. Nem Tony nem Gloria criam listas de tarefas, enviam tíquetes ou esperam por e-mails.
Isso mantém o dia de trabalho de Tony tranquilo e eficiente. Cada minuto de seu tempo é gasto na parte mais importante de seu trabalho - tomar decisões, e não em inconveniências triviais como esperar na fila do correio.
O tempo em que Gloria não está ocupada não é perdido. Este é o tempo ocioso: um excedente de recursos que permite capacidade de resposta e flexibilidade. O tempo ocioso é importante porque faz com que Gloria nunca tenha uma lista de tarefas pendentes. Ela pode começar imediatamente qualquer tarefa que aparecer. O objetivo de Gloria é garantir que Tony tenha o nível de emprego de que precisa, e não o mais ocupado possível.
Se você já se sentiu estressado, oprimido, imerso em estática quando quer mudar, ou irritado por não poder responder a novas oportunidades, então sua vida precisa de mais inação.
No livro " Slack: The Getting Past of Burnout, busywork, and the Myth of Total Efficiency of"Tom DeMarco diz que a maioria das pessoas e organizações não consegue entender o valor da inação. Embora já tenham se passado cerca de vinte anos desde que este livro foi publicado, sua mensagem central é atemporal.
Seu inimigo é a busca pela eficiência máxima
“Você é eficaz se fizer algo com o custo mínimo. Você é produtivo quando faz algo certo. "
Muitas organizações são obcecadas pela eficiência. Eles querem ter certeza de que todos os recursos são usados com a máxima eficiência e que todos os funcionários estão ocupados com algo a cada minuto. Eles contratam especialistas para farejar os menores indícios de desperdício de recursos.
Muitas pessoas também estão obcecadas com a miragem da eficiência absoluta. Nós programamos cada minuto do dia, nos orgulhamos de não fazer pausas e nos repreendemos pelos momentos mais curtos de distração. Consideramos o sono, a doença e o esgotamento como fraquezas inaceitáveis e idolatramos aqueles que pensamos nunca estar expostos a eles. Porém, esse ponto de vista não nos permite entender que produtividade e eficiência não são a mesma coisa.
A eficiência absoluta é um mito.De volta a Gloria e Tony. Imagine que Tony decida dar a ela mais trabalho para que ela possa passar todas as oito horas de seu turno trabalhando. Será mais produtivo? Acho que não. O tempo de inatividade permite que ela responda instantaneamente às solicitações dele, fazendo seu trabalho de forma produtiva. Se Gloria estiver ocupada, Tony terá que esperar, o que deixa o trabalho que ele está fazendo ocioso. Como resultado, ambos serão menos produtivos.
Cada vez que eliminamos a inação, isso leva a um acúmulo de casos. DeMarco escreve: “ Do ponto de vista prático, é impossível manter 100% do emprego de todos os funcionários em uma organização sem fornecer algum tipo de proteção na mesa de cada funcionário. Isso significa que ele tem uma caixa de entrada onde os casos se acumulam”.
Muitos de nós esperam que não haja inatividade no trabalho, porque percebemos isso de forma negativa. Em um mundo de eficiência obsessiva, a inatividade costuma ser percebida como preguiça ou falta de iniciativa. No entanto, sabemos que sem tempo de inatividade, não conseguiremos assumir novas tarefas instantaneamente, e se alguém insistir que isso deve ser feito, teremos que abandonar o trabalho anterior. De uma forma ou de outra, algo tem que ser adiado. Aumentar o emprego pode ser inútil:
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DeMarco define inação como “o grau de liberdade necessário para fazer mudanças. A inação é o inimigo natural da eficiência, e a eficiência é o inimigo natural da inação . " Em outra parte do livro, ele escreve: "A inação representa a produtividade do trabalho sacrificada pela sustentabilidade a longo prazo . "
Para ilustrar o conceito, DeMarco pede ao leitor que imagine um jogo de "etiqueta" de quinze peças numeradas em uma caixa e um espaço vazio que permite mover uma peça por vez. O objetivo do jogo é colocar as peças em ordem numérica. Este espaço vazio é análogo à inação. Se você removê-lo, o jogo se tornará mais eficiente, mas “Outra coisa vai desaparecer. Sem espaço vazio, a capacidade de mover as peças desaparecerá. A disposição dos ladrilhos é ótima em si mesma, mas se o tempo mostrar que não é, você não poderá alterá-la de forma alguma . "
Ter pouco espaço de manobra nos permite reagir às mudanças nas condições, experimentar e fazer coisas que podem não funcionar.
A ociosidade consiste em recursos redundantes. Pode ser tempo, dinheiro, pessoas no trabalho e até previsões. A inação é vital porque nos permite não permanecer presos em nosso estado atual, sem a capacidade de reagir ou nos adaptar devido à falta de recursos.
A falta de inação dói. A deficiência sobrecarrega nossa mente e desperdiça energia que poderia ter sido usada para resolver melhor o problema atual. Amplifica o impacto de falhas e consequências indesejadas.
A inatividade muito longa atrapalha, desperdiça recursos e deixa as pessoas entediadas. Mas, em geral, o problema da falta de inação é muito mais comum do que o problema do excesso. Se, ao planejar um projeto, você dedicar muito tempo à inatividade e o projeto terminar antes do planejado, então, no tempo livre, você dificilmente vai ficar sem calças. Você pode decidir se recuperar de um projeto anterior que exigiu mais esforço do que o esperado ou trabalhar em projetos que estão atualmente pausados. Talvez você analise por que o projeto teve tanto sucesso e tire conclusões para o futuro. Ou talvez o tempo ocioso seja sua recompensa por um trabalho de qualidade! Você merece uma pausa.
A inação também nos permite lidar com os golpes e surpresas inevitáveis da vida. Se cada hora estiver programada em nossa programação, não seremos capazes de desacelerar para nos recuperar de um resfriado, ficar um pouco distraídos aprendendo uma nova habilidade ou gastar algumas horas em dificuldades técnicas.
Em geral, você precisa de mais inatividade do que espera. A menos que você tenha muita experiência, suas estimativas de duração ou complexidade das tarefas sempre serão muito baixas. A maioria de nós percebe os melhores cenários como os mais prováveis que inevitavelmente se concretizarão, mas raramente é o caso.
Você também precisa monitorar cuidadosamente a rapidez com que gasta o recurso de inatividade para reabastecê-lo a tempo. Por exemplo, você pode verificar seu calendário uma vez por semana para certificar-se de que ainda há caixas vazias para cada dia e que os compromissos não estão ocupando seu tempo ocioso. Pense nos tipos de inação mais importantes para você e monitore-os regularmente. Se você perceber que o recurso inativo está se esgotando, tome uma atitude.
De vez em quando, pode ser necessário cancelar a inação para aproveitar as restrições. A falta de inatividade por um curto período de tempo ou em uma área específica pode forçá-lo a ser mais engenhoso. Se você estiver tendo problemas para encontrar uma solução engenhosa, tente reduzir deliberadamente a inação. Por exemplo, reserve cinco minutos para debater ideias ou pergunte-se o que acontece se o seu orçamento cair 90%.
No entanto, na maioria das vezes, é muito importante cuidar de sua inação. É melhor sempre tentar usá-lo, caso contrário, outras pessoas tentarão roubá-lo. Defina limites claros para o seu trabalho e controle as tarefas que podem aumentar de volume.
Inação e mudança
No passado, as pessoas e organizações às vezes conseguiam sobreviver com pouca ou nenhuma inação, pelo menos por um tempo. Hoje, quando a inação se torna cada vez mais necessária para a sobrevivência, estamos cada vez mais tentando nos livrar dela em prol da eficiência. Para sobreviver, são necessárias constantes mudanças e transformações, para as quais “ é necessário um recurso, cujo déficit agora é maior do que nunca. Esse recurso, que é o ingrediente catalisador da mudança, é a inação” . DeMarco escreve:
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Somente quando você estiver 0% ocupado, poderá dar um passo para trás e obter uma visão mais abrangente do seu trabalho. A inação nos permite pensar no futuro. Para entender se estamos no caminho certo. Reflita sobre problemas despercebidos. Reflita sobre as informações. Decida se escolhemos os compromissos certos. Faça coisas que não escalam e podem não ser lucrativas por muito tempo. Evite maus negócios.
Inação e produtividade
A ironia é que no longo prazo, com a inação, alcançamos muito mais. Somos mais produtivos quando não nos esforçamos para ser produtivos o tempo todo.
DeMarco afirma que a quantidade de trabalho que cada pessoa realiza em uma organização nunca é estática: “Tudo muda a cada dia. Isso leva a uma nova carga desigual, algumas pessoas têm trabalho adicional (aumenta o buffer), outras diminuem, porque alguém na frente delas na cadeia gera sua parte do trabalho mais lentamente . " A falta de ação é exaustiva. Mais cedo ou mais tarde, inevitavelmente precisaremos de recursos adicionais que precisam ser retirados de algum lugar.
Se percebermos calmamente que de vez em quando estamos ocupados a 0%, isso significa que pensamos se estamos fazendo o que precisamos. Isso é exatamente o oposto de como agarramos a primeira tarefa que surge para que ninguém suspeite que somos preguiçosos. A expectativa de que “sempre ocupado significa ser produtivo” cria pressão, temos que olhar constantemente ocupados e ter um buffer de tarefas. Se percebermos que nosso buffer está diminuindo e quisermos permanecer ocupados, a única solução possível será trabalhar mais devagar.
As tentativas de eliminar a inatividade resultam em tempos de trabalho mais longos. Nunca há tempo livre, porque você sempre o preenche.
Amos Tversky disse certa vez que o segredo de uma boa pesquisa é sempre ser um pouco subutilizado; se você não pode passar horas inativo, estará perdendo anos. Essas horas são gastas para descobrir se você está indo na direção certa.
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