Otimização de trabalho remoto
Mudando-se para um local remoto em março do ano passado , Figma, como muitas outras empresas, começou a procurar maneiras de organizar a colaboração e transferir processos offline e fluxos de trabalho online. À medida que usamos cada vez mais o Figma como uma casa virtual para vários processos, de brainstorming e pesquisa à formação de equipes, então desenvolvemos uma hipótese sobre maneiras de mudar o ambiente: se desenvolvermos, organizarmos e implementarmos padrões de colaboração criados especificamente para trabalho remoto, a eficiência da colaboração aumentará, e isso não se aplica apenas ao design. Esse aumento projetado na eficiência da colaboração significaria que os modelos tornariam mais fácil trabalhar remotamente e poderiam potencialmente aliviar alguns dos pontos problemáticos dos quais nossos usuários (e nós!) Reclamamos.
O departamento de desenvolvimento criou rapidamente um "seletor de modelo" que permite aos usuários criar novos arquivos a partir de predefinições ou modelos vazios para vários exemplos de trabalho remoto. Executamos um experimento em um subconjunto de nossa base de usuários, oferecendo um seletor de modelos para nosso grupo experimental. O desafio era ver como as equipes usariam esses modelos (se houver) e avaliar seu impacto final na colaboração.
O selecionador de modelo usado no experimento
Nossas descobertas
Descobrimos que os usuários que receberam o seletor de modelo tiveram uma taxa de colaboração 5% maior. É medido como a porcentagem de usuários que fazem edições ou comentários no arquivo compartilhado. Além disso, notamos que com o selecionador de modelo, os usuários descobriram novos recursos - 10% mais usuários descobriram predefinições de quadro e 90% mais usuários usaram arquivos da Comunidade Figma em seu processo criativo. Isso se aplica a designers e seus colegas que não são designers - os arquivos mais populares incluem modelos de design especializados (para organizar sprints de design remoto) e outros mais gerais, por exemplo, quadro branco e modelos de construção de equipe.
Embora o experimento tenha sido conduzido com parte de nossa base de usuários, ele não passou despercebido. Recebemos feedback positivo sobre as mídias sociais e solicitações para adicionar modelos de documentos para outros casos de uso ao selecionador. As equipes de trabalho não só utilizaram este conteúdo, mas também agradeceram por ele. O objetivo principal da Comunidade Figma é aproximar os usuários para que possam compartilhar, aprender e se comunicar. Foi o exemplo perfeito de como podemos encontrar maneiras de colaborar em um mundo onde o teletrabalho se tornou tão importante, contando com o trabalho uns dos outros.
No entanto, a descoberta mais importante foi que já sabíamos que a colaboração se estendia muito além dos limites do design. E quanto mais pessoas entram no fluxo de colaboração em design de produto e UX, maior a probabilidade de melhorarem a qualidade de sua colaboração também em outras situações.
Mapa de cooperação
Observando a resposta positiva da comunidade, decidimos quantificar as mudanças e os padrões de correspondência entre empresas e regiões, especialmente considerando que mais de 80% dos usuários do Figma estão localizados fora dos Estados Unidos. O mundo está caminhando para o trabalho remoto e estamos vendo uma colaboração cada vez maior entre países e fusos horários. A imagem abaixo mostra convites e trocas de arquivos entre usuários em diferentes países. Cada link representa uma troca, e cada país é colorido de acordo com a quantidade de cooperação internacional - quanto mais escuro o país, mais colaboração.
Mais sobre o que encontramos:
Entre regiões
Em 2020, a Europa foi a região com o crescimento mais ativo na cooperação internacional: em fevereiro de 2021, o número de trocas de arquivos dobrou em relação ao mesmo mês do ano passado. Globalmente, o número de arquivos trabalhando juntos em fusos horários diferentes em fevereiro de 2021, em comparação com o mesmo mês do ano passado, aumentou 3,5 vezes (e para todos os arquivos em geral, o aumento foi de 2,6 vezes).
Entre designers e seus colegas
Dentro das equipes, estamos vendo uma tendência de mais não designers se juntando aos espaços de trabalho de design de suas equipes e se tornando parte do processo de design. Em equipes e organizações profissionais, a proporção de designers e não designers aumentou de fevereiro de 2020 a fevereiro de 2021, e há 25% a mais de não designers para cada designer na equipe. Com a necessidade crescente de comunicação assíncrona, os designers compartilham seus arquivos no modo somente visualização com colegas para obter feedback em tempo real. Essa tendência se reflete em um aumento no número de arquivos que os designers compartilham com seus colegas não designers (+ 140%) e um aumento na proporção editor / visualizador (+ 12%) em relação ao ano passado.
Dentro do processo de design
Também notamos que mais equipes começaram a colaborar no Figma no início do ciclo de vida do arquivo. Durante 90 dias, medimos a métrica de “tempo de colaboração”, medida como o número de dias decorridos entre a data em que o arquivo foi criado e a primeira vez que o arquivo foi aberto por outro funcionário (não a pessoa que criou o arquivo). O tempo médio de cooperação caiu 11% desde o período anterior à pandemia de COVID até o segundo trimestre do ano (quando a maioria das empresas passou a trabalhar remotamente), permanecendo estável até o final de 2020.
Transferindo processos offline para online
Estudando os dados obtidos (além de nossa experiência de trabalho remoto no Figma), notamos que os designers estão cada vez mais compartilhando arquivos com seus colegas de setores relacionados, e que essa colaboração fluiu de forma mais flexível nas estruturas das organizações e equipes. Entramos em contato com a Atlassian e o Dropbox para revisar suas observações e comparar as estatísticas de colaboração pré-COVID pós-COVID.
Colaboração entre pessoas de diferentes profissões na Atlassian
No início de março de 2020, a Atlassian começou a usar ativamente o Figma logo após o fechamento de seus escritórios devido à pandemia. O designer Jake Miller nos disse que trabalhar em um arquivo em Figma o lembrava fortemente da sensação de trabalhar em um escritório com colegas. “Assistir ao movimento dos cursores dá a você uma sensação de colaboração, não apenas entregando uma peça de trabalho”, diz Jake. "O processo de design torna-se socializado." E esse nível de colaboração vai além da equipe de design, é interdisciplinar. Através do uso de arquivos Figma no Confluence , “todos se tornam parte do processo de design”, diz Jake. "Ninguém fica excluído do ciclo."
Mais importante, poder colaborar no mesmo arquivo é menos parecido com trabalho remoto e mais com trabalho em equipe. “Nem percebemos o que estávamos perdendo no processo de design. Graças a isso, o trabalho remoto voltou a ser um trabalho em equipe. "
Gráfico de colaboração da equipe Atlassian na Figma antes e depois do COVID
Assíncrono primeiro no Dropbox
Como parte da mudança para um modelo de trabalho virtual, o Dropbox trouxe a experiência de colaboração de reuniões para um fluxo de trabalho baseado em arquivo, optando pelo modelo assíncrono padrão.
“Embora os funcionários tendam naturalmente a resolver problemas de trabalho por meio de chamadas de vídeo, isso resultava em fadiga do Zoom, sobrecarga de comunicação, contato constante e falta de tempo para focar no trabalho estratégico e criativo”, disse Alistair Simpson, vice-presidente de design da Dropbox.
O gráfico de colaboração da equipe do Dropbox na Figma antes e depois do COVID
Em vez de depender de reuniões, a equipe de design do Dropbox mudou a maior parte de seu trabalho para arquivos colaborativos. Alistair afirma que esta nova forma de trabalhar economiza os recursos mais importantes da equipe: tempo e energia. “Ao trabalhar de forma assíncrona, as pausas entre as mensagens e a comunicação verbal não são apenas aceitáveis, mas também preferíveis. Eles criam espaço para melhorias e agregam valor ao tempo juntos ”, diz Alistair.
A equipe também busca o intercâmbio o mais aberto possível, o que leva à demonstração do trabalho para um público mais amplo. “Em vez de uma grande reunião, começamos a registrar os resultados da análise do projeto e compartilhá-los por meio de notas que os funcionários podem revisar na hora que quiserem”, diz Alistair. “Práticas como essa nos permitem nivelar o campo de jogo e nos tornarmos designers mais flexíveis.”
No último ano, muitas empresas mudaram fundamentalmente a forma como trabalham, ou até mudaram fundamentalmente seu modelo de negócios. Embora o teletrabalho tenha definitivamente sido uma melhoria até certo ponto, esperamos que algumas dessas mudanças - comunicação aberta, maior envolvimento dos funcionários nos processos e troca entre diferentes equipes - permaneçam depois disso.