Como foi implementado o gerenciamento eletrônico de documentos no Grupo MVideo-Eldorado? Quantas horas de trabalho foram gastas e quantos cabelos grisalhos a equipe interna de programadores perdeu, todos esses detalhes "horríveis" sob o corte.
Quando queremos mostrar a dimensão do negócio do Grupo M.Video-Eldorado, frequentemente mencionamos o número de lojas, cidades de presença ou posições de produtos na loja. Mas poucas pessoas prestam atenção ao fato de que além desses belos números existe outro. Temos mais de duzentos fornecedores. Temos que realizar uma troca contínua de documentos com cada um deles. Eles acompanham cada entrega em todos os depósitos em toda a Rússia. O fluxo desses documentos é enorme. Qualquer empresa pode se afogar nisso, e também não é fácil para nós.
Como M.Video e Eldorado quase se afogaram no oceano de papel
No início, junto com as mercadorias em nosso ecossistema, os documentos em papel "se moviam". O departamento de contabilidade central trabalhou com eles, e os contadores que trabalham em cada centro de distribuição regional estavam envolvidos no processamento de papel.
Com o tempo, as autoridades fiscais começaram a confiar nas cópias digitalizadas. Isso facilitou muito nosso trabalho: agora os documentos podiam ser trocados eletronicamente - a velocidade de circulação dos documentos aumentou. Mas o problema permaneceu sem solução. O estoque de notas fiscais, especificações, notas fiscais e contratos ainda era enorme, e apenas inserir os dados no sistema contábil demorava muito. É possível não falar sobre como a carga rotineira afeta o estado da equipe.
Não se pode dizer que as então independentes empresas não tenham pensado em migrar para a gestão eletrônica de documentos. Em "Eldorado" começaram a dominá-lo, em "M.Video" EDO apenas o serviço de logística foi coberto. A situação claramente não era a melhor.
Em cada um dos armazéns, o pessoal da contabilidade estava constantemente presente para efetuar a faturação no local, até a troca de cópias digitalizadas lembrava um movimento browniano. E periodicamente apareciam erros no sistema de contabilidade - “o fator humano”, nada se pode fazer ... E o volume de documentos não parava de aumentar - em 10% ao ano.
A situação com o arquivo não era nada fácil. Confiamos o armazenamento de documentos a empresas terceirizadas que não atuam em todas as regiões de presença da M.Video-Eldorado. Portanto, os documentos muitas vezes tinham que ser transportados como parte das mercadorias ou enviados pelo correio de região para região. Esse processo não era barato, mas também documentos eram perdidos periodicamente e os funcionários tinham que lidar com sua recuperação.
E quando MVideo e Eldorado se fundiram em um único Grupo de Empresas, ficou finalmente claro: é impossível fazer sem gerenciamento eletrônico de documentos.
Quais tarefas deveriam ser resolvidas
A primeira tarefa - resolver o problema com o arquivo de documentos em papel - acabou sendo a mais fácil. Calculamos que, se os abandonarmos completamente, o período de armazenamento do documento mais recente expirará em cinco anos. Assim, a necessidade de organizar tal arquivo desaparecerá por si mesma. E para documentos digitais recém-criados, o armazenamento físico extenso não é necessário - um sistema de armazenamento centralizado simples será suficiente. Mas as outras duas tarefas eram muito mais difíceis.
A primeira das duas tarefas principais é minimizar a papelada. Era necessário conseguir isso para economizar dinheiro em sua criação e redistribuir a carga de trabalho dos funcionários.
Ao mesmo tempo, havia mais um problema a ser resolvido - a integração do sistema EDM com o sistema de contabilidade do Grupo de Empresas. Ao receber um documento eletrônico, o ERP tinha que realizar automaticamente as verificações necessárias e refleti-lo na contabilidade. Faltava apenas encontrar um fornecedor e escolher uma solução.
Por que escolhemos o TerraLink xDE
Foi anunciado um concurso para selecionar uma solução. Verificou-se ser muito representativo, tendo sido apresentadas candidaturas por todos os principais intervenientes no mercado de serviços na área da EDM. Os termos de referência foram elaborados por um grupo de trabalho de quinze especialistas. Inclui clientes empresariais, especialistas na área de infraestrutura e segurança da informação.
Os principais requisitos para o sistema foram experiência bem-sucedida em grande varejo, API aberta, facilidade de integração com sistemas contábeis e multioperador.
Pela soma de suas qualidades, foi escolhido o TerraLink xDE - uma plataforma corporativa única para organizar a gestão eletrônica externa e interna de documentos.
Integra-se imediatamente com o SAP ERP utilizado no Grupo MVideo-Eldorado e permite a troca de documentos sem roaming com contrapartes ligadas a diferentes operadores EDI.
Montamos “conectores” para os operadores das “Big Four” (Taxcom, Diadoc, Tensor e SPHERE Courier) para garantir que quase 90% dos documentos sejam processados através do EDF. Os empreiteiros da TerraLink se encarregaram inclusive de disponibilizar chaves eletrônicas de assinatura digital a todos os funcionários do grupo de empresas que trabalham com o sistema.
Fator humano
É bem sabido que qualquer implementação de um sistema de informação é recebida de forma ambígua pelo pessoal. No início, a transição para EDM foi aceita com hostilidade em nossa holding. Muitos contadores achavam que automatizar as operações de rotina que faziam antes prejudicaria seus empregos.
Não é por acaso que nos esforçamos para integrar o sistema EDM com SAP ERP. Além de automatizar a verificação de dados e o lançamento de documentos, era importante para nós possibilitar o trabalho com documentos eletrônicos e transações contábeis em uma única interface. E esta funcionalidade se tornou um dos maiores argumentos a favor do TerraLink xDE.
Tive que tentar, falar com cada funcionário: dizer por que e porque o EDF está sendo implementado, quais são os objetivos reais do projeto, como vamos redistribuir a carga de trabalho da equipe, quais serão as novas responsabilidades. Até preparamos um vídeo-curso especial que explicava o papel do EDM e ensinava como trabalhar no sistema.
Nesta fase, era importante que todos os colaboradores explicassem que a automatização dos processos não os substituirá, mas sim simplificará as suas tarefas habituais e muitas vezes rotineiras. Por exemplo, a realização de uma série de operações automáticas em termos de compras comerciais reduzirá o tempo de trabalho com um documento de alguns minutos (e às vezes dezenas) para 5-7 segundos:
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Então, um bloqueio aconteceu na primavera de 2020. Ele nos deu uma ajuda inesperada. Nós, como todas as empresas na Rússia, mudamos para o teletrabalho. Antes, nosso departamento de contabilidade trabalhava dessa forma apenas parcialmente, e de repente todos os funcionários descobriram que era possível trabalhar integralmente com documentos de casa, continuando a receber um salário integral e sentindo-se confiantes no futuro.
Há quase um ano o departamento de contabilidade trabalha remotamente. Durante esse período, nem uma única pessoa foi demitida devido à introdução da EDM e nenhum dos contadores teve seus salários ou responsabilidades reduzidos. Mas, em vez de operações de rotina, eles agora resolvem problemas de nível superior.
As coisas eram muito mais fáceis com as contrapartes. Em 2019-20, três quartos dos nossos fornecedores passaram a trocar documentos connosco na EDF. O fato é que os maiores deles já utilizavam o gerenciamento eletrônico de documentos, e foi ainda mais conveniente para eles migrarem quando trabalharem conosco.
Os colegas até convidaram membros do nosso grupo de trabalho do projeto para compartilhar suas próprias experiências. Outros fornecedores também apoiaram a ideia. Muitas dessas empresas já pensaram em mudar elas mesmas para o EDI, e nosso projeto se tornou uma desculpa para elas iniciarem esse processo.
De grande a pequeno
As primeiras estruturas territoriais com as quais iniciamos a implementação da EDM foram armazéns centrais de distribuição localizados nas proximidades de Moscou.
Junto com parceiros da TerraLink, visitamos cada um deles, realizamos treinamento de pessoal e realizamos sessões de teste de uso do sistema. Nestes sites, conseguimos identificar os momentos mais difíceis de implementação e resolver as inconsistências e inconsistências.
Quando mudamos para armazéns regionais, graças à experiência adquirida nos centros de distribuição, o trabalho de implementação tornou-se muito mais fácil e rápido. Se nove meses se passaram desde o momento da escolha da solução até o lançamento do EDM no centro, foram necessários apenas cinco para conectar ao sistema regional. Fizemos todo esse trabalho com a ajuda de duas equipes de projeto - a nossa e a empresa TerraLink. Cada um deles incluía de 10 a 15 desenvolvedores e analistas.
Agora o sistema permite trabalhar com documentos formalizados (UPD, UKD) e não formalizados (acordos, faturas de pagamento, extratos de discrepância TORG-2, extratos de conciliação, etc.).
Como consertamos nosso próprio erro
Ao iniciar os trabalhos no projeto, tanto os nossos especialistas como os representantes do cliente procuraram levar em consideração as preferências de todos os departamentos interessados. Portanto, nos comunicamos com seus líderes em paralelo. Mas isso se tornou o motivo de um erro grave, que levou tempo e esforço para ser superado.
O fato é que começamos a formar o processo de negócios alvo separadamente para cada departamento. Com isso, confundimos o trabalho do projeto, e a solução, que deveria ser a mesma para todo o Grupo de Empresas, começou a se desintegrar em partes distintas, cada uma delas focada nas tarefas de apenas um departamento.
Esse desfile de soberanias precisava ser interrompido. Clientes empresariais de cada um dos departamentos foram convidados para o grupo de trabalho e, juntos, todos encontramos uma solução de compromisso adequada a todos.
Como consertamos nosso próprio erro
Hoje, 80% das compras comerciais do Grupo M.Video-Eldorado foram transferidas para o gerenciamento eletrônico de documentos. Todos os meses, 40 mil documentos primários de contabilidade são introduzidos no EDM, e este número impressiona tanto para os nossos parceiros de negócio como para os colaboradores das áreas que ainda não estão ligadas ao sistema EDI.
Eles viram os benefícios de mudar para o EDI e não precisam mais ser convencidos da necessidade de tal etapa. Pelo contrário, já agora estão propondo ideias relacionadas com a introdução do trabalho de escritório eletrônico, e é claro que usaremos várias delas quando convertermos o fluxo de documentos não comerciais em formato eletrônico.
Fomos muito ajudados pela decisão de realizar, em simultâneo com a implementação do EDM, a automatização do envio de documentos. Hoje, na parte comercial, 85% dos documentos primários são gravados sem a participação humana, o que economiza tempo, dinheiro, ajuda a evitar erros e aumenta a velocidade na tomada de decisões.
Em nosso futuro próximo, planejamos garantir a digitalização das compras não comerciais. Em paralelo com a introdução do EDM, planejamos otimizar a base de listagens de ações e informações de referência, lançar um centro de certificação corporativa e integrar com o Source to Pay.
Cada vez mais experiências de rotulagem de vários grupos de produtos surgem no mercado. Estamos monitorando isso e planejamos trabalhar ativamente com rastreabilidade.
Nesta fase realmente precisamos de programadores talentosos . Se você é assim, venha , vai ser interessante.