Retrospectivas em equipes de projeto: o que é, por que é necessário e como conduzir efetivamente

Nossa equipe desenvolve um grande número de projetos de treinamento e produtos próprios. Analisamos e aprimoramos constantemente os processos de desenvolvimento, trocamos feedback uns com os outros e implementamos mudanças. Portanto, após cada projeto concluído, realizamos uma retrospectiva com a equipe e, às vezes, separadamente com os clientes.

Uma retrospectiva é uma reunião da equipe pós-projeto para fazer um balanço, compartilhar as lições aprendidas e planejar melhorias futuras.

Por que retrospectivas são necessárias

Fomos à resposta a esta pergunta por algum tempo e formulamos os seguintes pontos para nós mesmos:

1. “Encerre” um projeto emocionalmente e prossiga para um novo. Este é um momento psicológico importante, pois os funcionários estão trabalhando em outras obras paralelamente. Portanto, é aconselhável não atrasar a retrospectiva, a partir da qual será mais fácil seguir em frente.
2. Veja o processo de fora e entenda o que precisa ser mudado. Se, após várias reflexões, uma lacuna no desenvolvimento se tornar perceptível, então tomamos uma decisão sobre mudanças nos processos ou pensamos em como fazer ajustes neles.
3. Certifique-se mais uma vez de que a equipe está fazendo tudo certo. É importante não apenas buscar pontos de melhoria, mas também discutir com a equipe se os processos de desenvolvimento estão indo bem e continuamos fazendo o mesmo em novos projetos.

Conduzindo retrospectivas com um moderador

Inicialmente, nos reunimos com a equipe do projeto e o chefe do departamento de desenvolvimento e discutimos livremente o projeto, tiramos conclusões e registramos insights importantes para o desenvolvimento. Mas, com o tempo, atualizamos o formato das retrospectivas e as mantemos juntas como moderadores há mais de um ano. Além disso, desde março de 2020, devido à mudança no formato do trabalho, passamos a realizar retrospectivas online no Skype, GoogleMeets ou Zoom.



Moderadores são funcionários de nossa empresa LEVEL com experiência de psicólogo, treinador ou professor. Além disso, qualquer funcionário que tenha o desejo e interesse de se desenvolver nessa função pode se tornar um moderador.

O que o moderador faz na reunião?

• Ajuda a equipe a estruturar a discussão
• Mantém o controle de todos os participantes do projeto para dar sua opinião

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No momento, formamos uma equipe de moderadores, que vem aprimorando os formatos e buscando novas ferramentas para a realização de retrospectivas.



Então, em abril, os moderadores e eu encontramos várias soluções para colaboração online. Para isso, estudamos quadros interativos e virtuais e nos fixamos no Miro, nele preparamos um modelo de quadro branco para uma retrospectiva.











Agora chegamos à conclusão de que não há um único formulário a ser preenchido com base nos resultados das retrospectivas e decidimos criá-lo.



Ao final de quase todos os projetos, fazemos uma retrospectiva. Se o projeto for longo e volumoso, recomendamos aos gerentes que realizem reuniões adicionais ao final de suas etapas individuais e resumam os mini-resultados.



Além disso, ao longo do tempo, chegamos à conclusão de que deixamos a realização de uma retrospectiva em projetos típicos para nós a critério do gerente. Via de regra, nesses casos, não surgem novas dúvidas no desenvolvimento, tudo passa pelos processos padrão.

Implementação de mudanças com base em resultados retrospectivos

A realização sistemática de retrospectivas permitiu-nos acumular dados sobre o desenvolvimento dos projetos. Para que informações valiosas após as retrospectivas não sejam perdidas, o gerente de projeto preenche um formulário após a reunião, onde insere todas as conclusões da equipe. Além disso, os chefes de departamento e o gerente de projetos internos trabalham com esses dados.

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Incluímos também no processo de desenvolvimento uma verificação obrigatória do metodologista e projetista na fase de montagem, pois identificamos que não era suficiente.



Conclusões e análises retrospectivas ajudam não apenas a encontrar lacunas no desenvolvimento, mas também a confirmar que tudo está indo bem. Por exemplo, durante a discussão de um dos projetos, concluímos que conectar um desenvolvedor no estágio de redação de um roteiro de e-curso é uma experiência de sucesso que nos permite reduzir os riscos técnicos da implementação do projeto.



O processo de retrospectiva do LEVEL é ajustado, informações e conclusões fornecem um campo para percepções e mudanças, o que significa que temos mais probabilidade de evitar lacunas no desenvolvimento, tirar conclusões e amanhã com certeza nos tornaremos melhores do que éramos ontem.

conclusões

1. Se você ainda não tentou realizar reuniões após os projetos, recomendamos realizá-las. Reúna-se com a equipe, discuta o projeto, a experiência adquirida, agradeça uns aos outros pelos sucessos, mas também discuta os fracassos, os problemas para planejar mudanças.
2. É ótimo se a reunião for conduzida por um moderador - uma pessoa que não foi incluída no projeto e que tem as competências de um treinador ou facilitador. O moderador estrutura a conversa, captura descobertas importantes e designa pessoas responsáveis ​​para que as ideias e soluções não sejam perdidas.
3. Se você está fazendo retrospectivas o tempo todo, considere trabalhar sistematicamente com as descobertas acumuladas. A dedução regular pode levar a percepções inspiradoras.