O que é integração?
Onboarding ou onboarding é o processo de conhecer uma empresa, aprender abordagens para resolver problemas, bem como construir processos de interação com uma equipe. Em termos gerais, onboarding é a aceitação de uma nova pessoa na empresa e o seu acompanhamento até ao final do período de estágio ou outro período estabelecido pela empresa.
O principal objetivo do empregador é que o novo colaborador “alcance” o mais rapidamente possível o nível máximo de eficiência, para se integrar na cultura empresarial. É por isso que em muitas organizações se dá tanta atenção a este processo e à automação de pelo menos uma parte, e idealmente todo o processo é um aspecto muito importante. Este processo começa com a contratação de uma nova pessoa na organização ou com movimentos internos de um cargo para outro.
Que tarefas o processo de "embarcar" de um recém-chegado a bordo resolve?
- Início confortável do trabalho - é muito importante que o novo profissional se sinta à vontade desde o primeiro dia de trabalho na empresa.
- Conhecimento dos produtos e da estrutura da empresa - um novo funcionário precisa entender em quais produtos terá que trabalhar, quais são.
- Conhecer a equipe e estabelecer comunicações - muitas vezes os novos funcionários não estão familiarizados com a equipe em que trabalharão, portanto, uma das tarefas importantes é apresentar a equipe ao novo funcionário e estabelecer certas comunicações entre eles, de modo que todos entendam quem é responsável por quê.
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Quais são alguns dos pontos-chave para uma adaptação bem-sucedida?
- O primeiro é o contato regular com o gerente de linha e fornecer feedback. Durante um período de experiência ou outro período estabelecido pela empresa, é importante estar sempre em contato com a pessoa e receber feedback regular dela.
- Também é importante receber e fornecer prontamente informações, bem como resolver diversos problemas organizacionais.
- O treinamento de boa qualidade dos funcionários também é a chave para uma adaptação bem-sucedida.
- Responder aos sinais de um funcionário também é um componente importante da adaptação.
- Bem, mais um dos parâmetros importantes é o envolvimento na vida social da empresa, vários eventos, reuniões, teambuildings e assim por diante.
Em todas essas etapas, de uma forma ou de outra, uma determinada pessoa participa sob o codinome "Buddy" ou "Partner". “Amigão” é a pessoa que acompanha o novato, ajuda-o a se sentir confortável no trabalho, responde dúvidas, navega e redireciona para as pessoas certas, caso a dúvida do novato precise ser repassada para outra pessoa. Em muitas empresas, em cada divisão, há vários desses camaradas envolvidos em ajudar os recém-chegados a se adaptarem. Um certo número de novatos é atribuído ao Buddy (geralmente não mais do que 3).
Então, como o Microsoft Power Platform pode funcionar com o Microsoft 365 para automatizar vários processos de integração?
Uma grande vantagem é que o Power Platform é um conjunto de produtos de software para criação de aplicativos, organização de lógica de negócios e geração de relatórios sem programação, o que permite configurar muitos processos em tempo real e fazer alterações em aplicativos e lógica leva muito menos tempo do que se fosse foi programado do zero. Com o Power Apps, você pode criar facilmente formulários e aplicativos, conectando-se facilmente a várias fontes de dados (por exemplo, Microsoft SharePoint).
O Power BI como um software abrangente de business intelligence (BI) permitirá que você crie relatórios sobre seus dados.
Power Virtual Agents é um serviço de criação de assistentes virtuais ou, mais simplesmente, bots de chat, que vai ajudar a personalizar a lógica de interação do utilizador com os bots, permitindo-lhe realizar várias operações para informar ou prestar vários serviços de forma rápida e eficiente.
Bem, o Power Automate é como uma cola, ele permitirá que você conecte e reúna dados e processos em um único ecossistema Microsoft.
Como implementamos alguns dos cenários de integração?
A imagem abaixo mostra alguns fragmentos do sistema. O SharePoint Online é usado como fonte de dados e o PowerApps é usado para personalizar aplicativos e formulários.
Através do menu de navegação, o usuário acessa a lista principal de aplicativos onboarding, onde pode abrir o cartão do aplicativo. No formulário de cada aplicação existe um botão para aceder às ações da aplicação, onde, dependendo dos direitos do utilizador, são apresentados determinados botões. Por exemplo, o botão "Atribuir amigo", que atribui o amigo a um novato (ou um novato a um amigo), está disponível apenas para usuários com uma função específica no sistema. Esses são os chamados administradores de integração.
Ao mesmo tempo, se a pessoa que abre o cartão não está incluída nesta função de administrador, mas é Buddy em seu departamento, então ela poderá clicar no botão "Take a ward", mas neste caso, atribuir um recém-chegado a um amigo deve passar pela fase de aprovação com o gerente de contratação ... E o gerente pode confirmar esse link ou rejeitar e nomear um amigo para o iniciante por conta própria.
Ou seja, verifica-se que, no primeiro caso, “Nomear um amigo” é possível sem aprovação, mas é necessário levar a enfermaria pelo processo de aprovação. Além disso, se durante um certo período um amigo não foi designado para a ala, então um amigo livre dentro do departamento é automaticamente selecionado e designado para ele. O manual do Buddy mantém automaticamente estatísticas sobre quem tem quantas enfermarias agora.
Além disso, a partir das ações, você pode alterar a data de saída (caso o funcionário ou outra pessoa tenha mudado a data de saída para outra data), a confirmação da saída, a delegação do aplicativo a outro gerente de contratação, bem como o cancelamento do aplicativo, o que equivale a cancelar a saída do funcionário. Obviamente, todas as ações estão disponíveis para diferentes funções de usuário, por exemplo, apenas o atual gerente de contratação na solicitação ou o administrador de integração pode delegar um aplicativo a outro gerente de contratação.
Mas. O que acontece quando o usuário clica no botão? Se você olhar a captura de tela, verá que uma caixa de diálogo é aberta, na qual é necessário especificar algo e confirmar a ação. E o que acontece conosco neste caso? Em teoria, algum fluxo do Power Automate deveria ser lançado para mudar algo, enviar cartas e outras notificações. Mas a seguinte situação surgiu durante a implementação.
Com base nos requisitos, precisamos enviar solicitações HTTP dentro dos processos e usar outras ações da categoria Premium. Mas o cliente não comprou licenças da categoria Premium para todos os usuários e foi necessário sair de alguma forma dessa situação.
E, em vez de Power Automate, escolhemos Logic Apps, já que o cliente tinha uma assinatura do Azure.
Power Automate e Logic Apps são praticamente irmãos gêmeos, mas certamente têm suas próprias diferenças principais. O mais importante sobre os aplicativos lógicos é que todos os conectores premium estão disponíveis nos aplicativos lógicos sem licenças adicionais.
No entanto, há uma ressalva. Não é possível iniciar o fluxo de aplicativos lógicos diretamente por botão de PowerApps. E então meus colegas e eu criamos uma solução com uma lista separada do SharePoint para ações.
A essência da lista é que quando o usuário clica no botão, um item é criado nesta lista com determinados valores de atributo, que definimos no próprio aplicativo PowerApps. Por exemplo, como você pode ver nesta captura de tela, esta lista de ações tem um campo ActionType, um campo Request, ApprovalResult, Comment e assim por diante.
Em ActionType, escrevemos o nome da ação que está sendo executada atualmente, por exemplo, concordar com um amigo, alterar um prazo, cancelar um aplicativo. Escrevemos informações adicionais nos campos restantes.
E já ao criar um item nesta lista, lançamos um stream de Aplicativos Lógicos que começa não por um botão, mas por um simples gatilho. Em seguida, o thread pega os valores do campo e faz seu trabalho com base nos valores do campo.
Quais são as vantagens dessa abordagem com uma lista sistemática de ações? Bem, além do fato de que sem ele, o stream dos Aplicativos Lógicos não pode ser iniciado normalmente?
- Execução assíncrona de ações. Isso significa que você não precisa esperar o início de um thread ou uma ação antes de sair do formulário. Você clicou no botão e começou a trabalhar, neste momento um item na lista do sistema é criado em segundo plano e o tópico é iniciado.
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A captura de tela abaixo mostra um pequeno fragmento do mesmo thread que é iniciado quando um item é criado na lista do sistema.
Como você pode ver, durante a execução do fluxo, o campo ActionType é analisado - o tipo da ação. E dependendo do tipo de ação, ou seja, do tipo de botão que foi clicado, o fluxo segue de um ramo ou outro, por exemplo, determina os participantes, forma uma lista de endereços de e-mail para os quais cartas e mensagens devem ser enviadas aos bots do chat. Algumas das variáveis e dados podem ser movidos para um bloco separado no topo do fluxo, de modo a não defini-los em cada ramificação muitas vezes.
Bots de bate-papo
A propósito, sobre bots de bate-papo. Aqui, esta captura de tela mostra um pequeno exemplo de mensagens que chegam ao chatbot do Microsoft Teams quando vários eventos são chamados.
Existem cartões separados para concordar com a passagem do período probatório por um determinado período. No nosso caso, são três pontos, trata-se de um mês a partir da data de lançamento, após 2 meses e após 3 meses. Em cada um desses pontos de tempo, um tópico especial é lançado que envia ao gerente de contratação tal cartão no Teams para o gerente confirmar ou rejeitar a conclusão bem-sucedida desse período de teste. Com indicação de comentários.
Existem também cartões com várias informações sobre o amigo, por exemplo, que a participação no papel de amigo é rejeitada ou se o amigo não é atribuído ao iniciante. Além disso, as notificações são enviadas para diferentes momentos em que é necessário fazer uma pesquisa. No nosso caso, a imagem mostra um cartão com a proposta de fazer uma pesquisa para o próprio iniciante.
Enquetes
Se falamos de enquetes, então elas são implementadas com base no Microsoft Forms. Em geral, o Microsoft Forms é um serviço incrivelmente conveniente para criar pesquisas em questão de minutos.
E como exemplo de enquetes - na imagem.
Essas pesquisas são enviadas ao recém-chegado após um determinado período, por exemplo, após a primeira semana, após o primeiro mês de trabalho. Durante a pesquisa, você pode esclarecer com o funcionário se houve um tour pelo escritório, como o local de trabalho está lotado, como estão as tarefas e o quanto a pessoa está ciente das tarefas que tem para o período de experiência.
Tudo isso pode ser solicitado a um iniciante por meio de pesquisas do Microsoft Forms. É importante receber feedback do funcionário e responder em tempo hábil se algo der errado repentinamente. É claro que essas pesquisas são enviadas tanto para o gerente quanto para o camarada no que se refere ao próprio iniciante, pois é necessário entender o quadro geral do funcionário.
Lista de verificação
A propósito, ao discutir pesquisas, não podemos deixar de tocar em um componente tão importante como as listas de verificação. Uma vez que o processo de integração ainda é um processo, a verificação da passagem de certas etapas da integração pode ser organizada na forma de listas de verificação, que podem existir para um iniciante, amigo e gerente. No nosso caso, os checklists são feitos na forma de um aplicativo PowerApps, onde cada participante pode entrar e marcar as caixas que passou em um determinado momento. Por exemplo, na imagem agora há um pequeno fragmento da lista de verificação para um iniciante, onde a cada intervalo de tempo (agora na primeira semana), você precisa marcar quais tarefas da lista principal foram concluídas. Alternativamente, aqui, nota-se que a pessoa começou a realizar tarefas de trabalho e participou de algum tipo de evento introdutório.
E esta imagem mostra um fragmento da lista de verificação para um amigo. Visto que o camarada é antes de tudo um camarada, suas tarefas são de camaradagem. Converse fora do escritório, discuta suas impressões, parabenize-o pela passagem e indique comentários adicionais.
Já agora, esqueci-me de dizer que ao completar o checklist, são atribuídos alguns pontos, os quais terão uma função.
Relatórios
Claro, é necessário coletar e exibir certas estatísticas com base em listas de verificação. Para isso, utiliza-se a ferramenta de análise de negócios Microsoft Power BI, com a ajuda da qual são construídos relatórios sobre quais itens da lista de verificação foram concluídos e quais não. Existe um filtro por funcionário para que você possa imediatamente, no contexto de cada um, no caso, amigo saber quem fez o quê.
Pontos de bônus para Buddy
E voltando ao tópico das listas de verificação e seu preenchimento, quero observar que, para concluir as tarefas dentro das listas de verificação, os funcionários que são Amigos recebem pontos de bônus. Existem pontos padrão que são concedidos para a conclusão de tarefas dentro das listas de verificação e pontos de bônus que são concedidos para tarefas individuais definidas fora do sistema. Esses pontos formam a classificação final do Buddy no contexto do departamento e no contexto de toda a empresa. O melhor amigo pode ser identificado. Para isso, são utilizados streams de Aplicativos Lógicos especiais que, executados em uma programação, calculam a classificação com base nos dados das listas de verificação.
Chatbots novamente
Como você sabe, dentro da Microsoft Power Platform, existe um produto como Power Virtual Agents, com o qual você pode personalizar facilmente a lógica do chatbot e desenvolver diálogos separados para várias operações. Como exemplo, na captura de tela você pode ver a lógica do diálogo do bot a pedido de ajuda 2ndfl. Essa solicitação pode ser chamada por qualquer usuário da organização por meio de um bot de bate-papo. É o suficiente para escrever uma frase chave de gatilho para iniciar um diálogo e então o bot fará as perguntas embutidas nela, salvará as respostas para variáveis e então transmitirá as respostas para o Power Automate por um fluxo que pode criar um item, enviar uma carta e fazer mais um milhão de operações diferentes.
Em geral, usando um chatbot, você pode combinar muitas operações diferentes em uma única janela do Microsoft Teams sem forçar um usuário novato a tentar descobrir onde um determinado serviço está localizado em uma organização. Basta abrir a aba com o bot e escrever para ele a mensagem que você deseja fazer.
Como alternativa, a imagem abaixo mostra um pedido de informações sobre o registro de dms. Essas informações podem ser costuradas na base de conhecimento corporativa e retiradas pelo bot em movimento.
Além disso, usando o bot, você pode criar solicitações para o fornecimento de, por exemplo, vários certificados e extratos, criar solicitações de serviços de escritório e o fornecimento de papelaria. E depois que a solicitação for confirmada, um processo de Power Automate ou Logic Apps é iniciado sob o capô, que criará uma solicitação para atender à solicitação do usuário. Bem, as próprias solicitações já podem ser criadas em um portal separado de processos de negócios do SharePoint Online.
Nos artigos a seguir, veremos ainda mais cenários que podem ser automatizados usando a plataforma Microsoft Power. Tenham um bom dia, pessoal!