Em nossa série de TV americana favorita, muitas vezes há um episódio em que uma pessoa que finge ser um mensageiro ou um espectador dá ao herói um pacote pesado e informa que ele recebeu uma intimação. O rosto do herói muda: ele entende que não tem para onde ir, ele recebeu uma convocação. Leo Messi, para dar a má notícia a Barcelona, utilizou uma tecnologia especial espanhola para enviar mensagens denominada "burofax" (aliás, tendo-nos interessado pelo caso de Leo, decidimos tocar neste assunto).
Na Rússia, também há casos em que é necessário não apenas enviar um documento, mas também registrar o fato de seu envio e recebimento. Por exemplo, se você precisar notificar o empregador da demissão, informe a empresa sobre a rescisão do contrato, ou envie uma reclamação ao fabricante sobre a qualidade da mercadoria. Nesses casos, a lei prevê o uso de mensagens legalmente relevantes.
Você pode encontrar muitos mitos sobre correspondência legalmente significativa na Internet - como “Não vou abrir uma carta com uma intimação, então não vou recebê-la e não haverá nada para mim” ou “enviar uma carta registrada eletronicamente não é confiável”. Neste artigo, coletamos respostas para as perguntas mais populares sobre a troca de mensagens legalmente significativas na Rússia, para que você saiba exatamente por que, quando e como usá-las corretamente.
Quais são as mensagens legalmente relevantes
O Código Civil da Federação Russa classifica diferentes formatos de transferência de informações como mensagens legalmente significativas, mas todos eles buscam um objetivo - transmitir informações que tenham peso legal. Em outras palavras, para que você possa usar esse fato em tribunal e provar de forma convincente que minha contraparte recebeu minha mensagem. Essas mensagens desempenham duas funções principais: servem de base para o surgimento, alteração ou extinção de direitos e obrigações, e também determinam a data do início das consequências jurídicas.
Como eles são?
Existem muitos tipos de mensagens legalmente significativas - os advogados criaram e usam muitos formatos diferentes: declarações, apelações, notificações, requisitos, autorizações e outros. É mais correto classificá-los de acordo com os propósitos para os quais são usados.
Mensagens informativas avisam sobre a mudança de requisitos, diretor geral, endereço, permitem solicitar oficialmente informações, documentos estatutários para verificação da contraparte.
As mensagens regulatórias são necessárias para a troca de contratos, atos, acordos adicionais, bem como para a notificação da rescisão do contrato.
Existem mensagens jurídicas: reclamações pré-julgamento relacionadas com inadimplência ou má qualidade dos bens, bem como reclamações para pagamento de dívidas e semelhantes.
É importante que essas mensagens sejam em papel e eletrônicas. Sua principal propriedade é que as consequências legais mais definitivamente ocorrem no momento da entrega. O maior mito está relacionado com isso.
Se não aceitar a carta do carteiro ou não a abrir na minha conta pessoal, considera-se que não a recebi?
Se o carteiro veio e não o encontrou, ou se você se recusou a recebê-lo, uma nota é colocada no aviso de que você foi notificado. O mesmo acontecerá se você optar por não abrir a notificação por email. Mas esse alinhamento não é do seu interesse. Porque na verdade você não leu a carta, mas do ponto de vista da lei, você é formalmente notificado e passa a assumir a responsabilidade. Tal norma é estabelecida pelo Código Civil. No parágrafo 1º do art. 165,1 do Código Civil da Federação Russaestá escrito que a remessa é considerada entregue mesmo nos casos em que foi recebida pelo destinatário, mas por circunstâncias que dele dependem (isso é importante!), não foi entregue ou ele não a conheceu. Isso significa que se você indicou o endereço errado, não mora de onde veio a carta ou não a retira na agência, ainda será considerado que você a recebeu. Em resumo: o destinatário é responsável por receber e não receber mensagens legalmente significativas.
Da mesma forma, o tribunal não aceita o argumento da caixa de correio quebrada. Acredita-se que o próprio destinatário tenha que se preocupar com a segurança das caixas.
Para não perder cartas e notificações sobre elas, você pode habilitar a entrega eletrônica no aplicativo móvel Mail... Para fazer isso, vá para a seção "Mais", selecione "Configurações" e ative o controle deslizante na seção "Gosmail".
Este serviço ajuda se você não mora no local de registro ou se muda com frequência, mas ao mesmo tempo deseja estar ciente de todas as mensagens importantes. Após a conexão, você receberá cartas onde quer que esteja e poderá respondê-las de sua conta pessoal.
Caso o destinatário não acesse sua conta pessoal para receber o EZP, assim que o período de armazenamento expirar, a carta será atribuída ao status "devolvida por expiração do período de armazenamento". Assim como acontece com as cartas de papel, esse status significa que o remetente o notificou.
Como enviar mensagens legalmente relevantes
As consequências jurídicas para o destinatário surgem no momento da entrega, pelo que é
do interesse do remetente transmitir a mensagem de forma a obter a prova de que o destinatário a aceitou. Se o caso chegar a um litígio, a confirmação de serviço mais confiável será por escrito, em vez de notificação oral.
Existem quatro maneiras de transmitir uma mensagem legalmente relevante.
A forma mais confiável é enviá-lo por correio registrado com aviso de recebimento. Uma carta registrada pode ser enviada tanto em papel quanto por meio eletrônico (aliás, esta é a única opção possível para interação eletrônica). Além disso, existem mais três maneiras de transferir documentos em papel:
- entregar pessoalmente;
- entregar por correio;
- enviar uma carta valiosa com um inventário e uma confirmação de recebimento.
Como enviar avisos legalmente significativos pessoalmente?
Obviamente, você não deve transferir documentos "de mão em mão" sem uma assinatura. Será impossível provar tal serviço em tribunal. A assinatura deve ser obtida na segunda via do documento: a marca deve conter o nome e as iniciais do destinatário, assinatura, data de recebimento e o texto “documento recebido”. É necessário apenas transmitir a notificação à pessoa a quem se dirige ou ao seu representante autorizado.
Se uma pessoa não quiser aceitar o documento e colocar uma marca, existem outras maneiras de enviar a notificação. Isso exigirá duas testemunhas vivas. Na presença deles, você pode deixar uma cópia para o destinatário e fazer uma marca de recusa na cópia do remetente. Nesse caso, você precisa pegar os dados das testemunhas - nome completo, local de registro, detalhes do passaporte, números de contato e pedir que assinem sob a marca de recusa.
Se uma mensagem legalmente significativa for entregue por um mensageiro, então as mesmas regras se aplicam a uma transferência pessoal: é importante registrar por escrito o fato da transferência ou a recusa de entrega.
Este método não garante que o tribunal aceitará a marca de recusa como prova suficiente, mas as chances de isso, sujeito às regras de serviço, são altas.
Porém, o envio da carta registada continua a ser uma forma mais fiável, visto que é mais fácil fixar o facto do envio pelo Correio do que dirigir-se pessoalmente à segunda parte e procurar testemunhas em caso de recusa.
A tarefa de uma carta registrada é confirmar que o destinatário recebeu um documento importante: um acordo, fatura, ato ou reclamação. Portanto, as remessas registradas têm um número de rastreamento para rastreamento e são entregues ao destinatário pessoalmente com assinatura ou a um representante por procuração. Se o destinatário não estiver presente, enviar-lhe-ão uma notificação de que a carta está à espera no correio. Ao contrário de uma carta normal, o momento em que a mensagem é transmitida é a prova oficial de que o destinatário recebeu informações do remetente.
Aqui já falamos sobre o que é uma carta autenticada e como ela funciona, e agora discutiremos em detalhes o aspecto do significado jurídico.
Como capturar o conteúdo de uma carta de papel?
Para evitar que o destinatário diga que você enviou folhas de papel em branco em vez de um documento importante, você pode criar um inventário do conteúdo. Mas você não pode enviar uma carta autenticada com uma lista de anexos, então uma carta valiosa é elaborada para confirmar o conteúdo. Cartas valiosas e registradas são semelhantes - têm um número de faixa e são entregues pessoalmente nas mãos do destinatário com assinatura.
Para redigir uma carta valiosa com um inventário, pegue um formulário livre 107 nos correios ou preencha em sua conta pessoal no site pochta.ru .
Você precisa inserir uma lista de documentos, seu número e valor declarado nela. Por exemplo, “Reivindicação pré-julgamento - 1 peça - 100 rublos”. Para documentos sem avaliação, um travessão deve ser colocado na coluna "Valor declarado".
Preencha o formulário com cuidado - você não pode corrigir nada nele. Leve seus documentos em duplicado - você enviará o primeiro e o segundo permanecerá com você. Entregue a carta com papéis ao funcionário do departamento em formulário aberto. Ele irá verificar o conteúdo do envelope com o que está indicado no formulário e assinar e lacrar.
Como enviar uma carta certificada
No envio pelo Correio, pode escolher o tipo de envio - em papel ou eletronicamente, através do serviço de Cartas Registradas Eletrônicas .
Ao preencher uma carta registrada em papel, o funcionário dos Correios emitirá um recibo com um número de rastreamento único e uma impressão de um carimbo de calendário confirmando a data em que os documentos foram enviados.
Quando você envia um e-mail registrado, o remetente - uma agência governamental, empresa ou indivíduo - carrega as cartas eletronicamente no sistema postal . Se o destinatário tiver o e-delivery habilitado, enviaremos a mensagem on-line e, caso contrário, imprimiremos em centros de impressão híbridos e enviaremos em papel.
Minha carta será lida na gráfica?
Não. A confidencialidade da correspondência é assegurada tanto pelas tecnologias de impressão como pelas normas internas. O processo de impressão e empacotamento dos e-mails cadastrados é desenhado para que uma pessoa não tenha acesso ao conteúdo. A impressão e a conversão em centros de impressão híbrida são automatizadas. E os funcionários da loja são criminalmente responsáveis pelo acesso ao conteúdo da carta do seu contrato de trabalho.
Como começar a receber e enviar cartas registradas em meio eletrônico?
Por padrão, cartas registradas e notificações sobre eles chegam na caixa de correio. Mas você pode conectar o recibo eletrônico e, em seguida, as cartas registradas aparecerão na conta pessoal zakaznoe.pochta.ru , no aplicativo móvel do Correio Russo e nos Serviços do Estado.
Para começar a receber e-mails eletronicamente, registre-se em zakaznoe.pochta.ru , habilite a entrega de e-mail nas configurações e especifique para onde as cartas podem ser enviadas para você: endereço de registro, residência e trabalho. Além dos atuais, indique os endereços anteriores. Se algum remetente tiver seu endereço antigo no banco de dados, a carta ainda chegará a você.
Após a conexão, as mensagens começarão a chegar e serão armazenadas eletronicamente na sua conta pessoal, onde poderão ser lidas a qualquer momento. Por meio do EZP, já é possível receber multas da polícia de trânsito, decisões do Ministério Público Federal, intimações de ministros de paz e outras secretarias.
Alertas sobre novas cartas registradas podem ser recebidos por e-mail, SMS e via notificações push. Para fazer isso, insira o número do seu celular e e-mail nas configurações da sua conta pessoal.
O recibo eletrônico pode ser desativado a qualquer momento e as cartas registradas chegarão novamente em papel. A conexão com o serviço e o recebimento de cartas são gratuitos. O envio de um e-mail registrado custa 64 rublos e 80 copeques.
Para enviar uma carta registrada eletrônica de sua conta pessoal zakaznoe.pochta.ru, você precisa seguir estas etapas:
- Faça login em sua conta pessoal zakaznoe.pochta.ru após a autorização.
- Clique no botão "Nova carta" e escolha para quem enviar - uma organização ou um indivíduo.
- Preencha o nome completo ou nome / TIN / PSRN, se a carta for endereçada à organização.
- Digite o endereço do destinatário e do remetente.
- Anexe um arquivo PDF de no máximo 5 páginas, pesando até 1 MB. O arquivo pode conter texto e imagens ou fotografias.
- Clique em "Pagar e enviar".
É possível enviar uma carta legalmente significativa que não seja o Correio Russo?
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Uma carta enviada em meio eletrônico pelo serviço EZP é salva no arquivo em formato pdf, onde pode ser sempre encontrada, visualizada e, se necessário, impressa para confirmação do conteúdo.
Além disso, os e-mails registrados são assinados com uma assinatura qualificada avançada, que atua como uma garantia de que nada foi alterado neles e que a mensagem foi criada pela pessoa que a enviou.
Essas cartas são enviadas por meio de canais seguros de transmissão de dados, de acordo com os requisitos da Lei Federal "Sobre Dados Pessoais" . O Correio Russo é responsável pela confidencialidade da correspondência de acordo com o Artigo 63 sobre o sigilo das comunicações da Lei Federal ( 126-FZ ). Os clientes recebem a notificação da carta no site e da forma que escolheram ao se conectar.
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O prazo de validade de uma carta registrada em papel no correio russo é de 30 dias. A contagem regressiva começa no próximo dia útil após sua chegada. Quando o prazo expira, a carta é devolvida ao remetente, que paga o custo da postagem. Se o remetente não retirar o envelope dentro de 30 dias, a carta é enviada para armazenamento temporário e destruída após 6 meses.
Se o envio postal chegou aos correios no dia 1 de outubro, o período de armazenamento começará a contar a partir de 2 de outubro (desde que este dia seja em expediente específico) e terminará no dia 31 de outubro. A carta será enviada de volta em 1º de novembro.
O destinatário pode estender o prazo de validade de uma carta registrada em até 60 dias. Para fazer isso, você precisa escrever um pedido de forma gratuita ou em um formulário de pedido especial, que é emitido por correio.
Uma carta registrada eletrônica é armazenada no arquivo da conta pessoal zakaznoe.pochta.ru indefinidamente. Mas há prazos para a entrega de um e-mail: o normal - 30 dias, o judicial e o administrativo - 7 dias.
Como é confirmado o fato de entrega da carta?
Para confirmação da entrega, as cartas registadas em papel têm os estados “entregue para entrega no departamento” e “entregue”. No sistema eletrônico, correspondem aos status “entregue para entrega em meio eletrônico” e “entregue”.
Depois de mudar para a entrega eletrônica, uma conta pessoal no site zakaznoe.pochta.ru ou em um aplicativo móvel torna-se um análogo de uma caixa de correio. Portanto, para mensagens de e-mail, a marca de entrega é colocada no momento em que o usuário acessa sua conta pessoal.
O que fazer se a carta certificada for perdida?
Em geral, as cartas raramente são perdidas. Para excluir o fator humano da troca de cartas juridicamente significativas, é melhor enviá-las através do serviço EZP. Assim, a carta definitivamente não será perdida devido a problemas como uma caixa de correio aberta. Bem, se você enviou uma carta autenticada em papel e ela se perdeu, você deve escrever um pedido de busca ou reclamação de uma carta não entregue.
E se o destinatário não quiser aceitar um e-mail registrado, mas exigir um em papel?
EZP fazem parte da correspondência escrita - ou seja, existem no campo jurídico da mesma forma que o papel comum e as cartas registradas. Isso é confirmado pelo Capítulo 6 das Regras para a prestação de serviços postais, aprovado por despacho do Ministério das Telecomunicações e Comunicações de Massa da Rússia, de 31 de julho de 2014, nº 234. Cláusula 10 .
Mas há uma nuance - se a comunicação escrita for estipulada em contrato e certamente em papel, com assinatura ao vivo e selo, então o destinatário tem o direito de não aceitar a carta em formato eletrônico, mesmo que seja um EZP totalmente legal.
Como funciona a troca de e-mails legalmente significativos para B2B
Se você precisa enviar muitas cartas aos clientes, basta carregar um arquivo com uma mensagem para sua conta pessoal uma vez, e o Mail se encarregará do envio. Já os que receberem as cartas eletronicamente, entrarão em sua conta pessoal, e nós imprimiremos as em papel, embalaremos e entregaremos ao vivo. Grandes pessoas jurídicas já estão conectando seus sistemas de informação ao serviço EZP e enviando cartas em formato eletrônico, pois isso economiza significativamente no orçamento de entrega.
Uma empresa não pode apenas enviar cartas eletronicamente, mas também recebê-las. Por exemplo, grandes empresas associadas a logística e negócios automotivos recebem milhares de cartas da polícia de trânsito todos os dias. Imagine tudo isso em papel - impressão, entrega, cada envelope precisa ser aberto e os dados inseridos em seu sistema. E graças à integração com o EQP, esse volume de cartas é recebido e processado em formato eletrônico, o que é muito mais fácil e conveniente.
E o que as entidades legais devem fazer se seus endereços legais e reais forem diferentes?
Melhor, é claro, que combinem. Mas se os endereços ainda forem diferentes, e as cartas vierem para um endereço legal, onde normalmente não acontece, então você deve fazer um seguro com regras especiais no contrato: primeiro, indique que toda a correspondência oficial deve ser enviada apenas para um endereço específico (postal), em segundo lugar, adicione e-mail ao bloco de endereço para essa correspondência.
A correspondência por e-mail é legalmente vinculativa?
Para que o e-mail seja reconhecido como um canal legal para troca de documentos com força legal, vários pré-requisitos devem ser atendidos.
É necessário descrever diretamente no contrato que você se corresponde por e-mail, e indicar o endereço no contrato. Claro, essa regra terá que ser seguida. Quando determinado e-mail é especificado no contrato, é impossível não só enviar documentos para outro endereço (mesmo no mesmo domínio corporativo), mas também utilizar outros meios de comunicação eletrônicos não previstos no contrato. Se o endereço da secretária estiver especificado no contrato, e você enviar solicitações ou faturas para o e-mail do diretor ou para o WhatsApp, o tribunal não reconhecerá essas mensagens como legalmente significativas.
Quando a correspondência por e-mail é incluída no contrato, os tribunais arbitrais podem ser leais a ela. Na prática judiciária, muitos casos já foram descritos quando o tribunal reconheceu a legalidade da troca de documentos por e-mail.
Qual a diferença entre um e-mail registrado e um e-mail?
Para usar e-mail para correspondência comercial, primeiro você deve concordar com os parceiros. Mas é permitido enviar e-mails registrados do "Correio Russo" sem aprovação: eles são sempre juridicamente significativos e você pode consultá-los com segurança em disputas comerciais e judiciais. A correspondência através do serviço de cartas registadas eletrónicas, ao contrário do e-mail, funciona com base em atos legislativos que regulam especificamente esse serviço postal, pelo que é mais fiável do que o correio eletrónico normal.
Além disso, o EZP implica a presença de um terceiro - Correio, que confirma o facto de enviar e receber. No caso de um e-mail, o destinatário pode dizer que não recebeu nada e você não poderá provar o contrário. E se você contratar um notário e confirmar o fato do envio, será difícil fornecer ao tribunal evidências de que a carta foi entregue na caixa de entrada de e-mail de outra pessoa.
Portanto, a prioridade continua com os envios tradicionais. Isso significa que, para correspondência comercial, é melhor fazer um seguro e formular corretamente as disposições do acordo sobre como e para onde enviará notificações, inclusive por e-mail.
Resultado
O volume de correspondência em papel está a diminuir gradualmente, em 2019 caiu 3%. Isso se deve ao fato de que os remetentes mudam para outros canais de comunicação mais convenientes para eles - para e-mail, para serviços de Estado. Vemos essa tendência e é por isso que criamos zakaznoe.pochta.ru - uma ferramenta de e-mail conveniente que acelera a troca de e-mails, reduz os custos de envio e é uma fonte mais confiável e confiável em caso de disputas.
Com um total de 450 milhões de correspondências por ano, os e-mails registrados somaram 73 milhões em 2019 e esperamos um aumento para 110 milhões em 2020.
Com EZP, o remetente tem novas vantagens - design de carta simplificado, armazenamento de longo prazo, acesso ao arquivo. E hoje apenas esse formato atende aos requisitos legais que se aplicam a remessas de papel legalmente significativas.
O serviço EZP já cobriu quase toda a Rússia - 80 regiões estão conectadas a ele e restam apenas 5 para cobertura total. Agora estamos trabalhando para tornar o serviço mais amigável - queremos torná-lo mais simples, aumentar o volume de arquivos enviados, estamos trabalhando para garantir que os usuários recebam as cartas onde eles convenientemente. Por exemplo, no final de 2020, as cartas registradas aparecerão no Sberbank Online.
Também planejamos aumentar a cobertura do EWP para que mais clientes, remetentes e destinatários, especialmente agências governamentais, se conectem ao serviço. Isso permitirá que as pessoas troquem cartas com mais facilidade, não apenas entre si, mas também com a FIU, fiscais, polícia de trânsito e outros serviços.