Roteiro para a introdução do portal corporativo Bitrix24 em uma grande empresa. Metas, etapas, lugar na infraestrutura

A essência do artigo é curta

O Bitrix24 é frequentemente percebido como “apenas um CRM” ou rastreador de tarefas.

As grandes empresas têm especificidades próprias, precisam de uma “janela única de acesso aos serviços”.

Este é o Portal Corporativo.

O artigo fornece um roteiro detalhado para implementação em uma grande empresa e mostra a sequência de etapas.

Problema: Comunicação em uma equipe de 150 pessoas

Quanto mais funcionários houver na empresa, pior será com um único campo de informação. As pessoas param de se reconhecer à vista, a resolução de problemas de trabalho fica mais complicada, as comunicações são interrompidas.



A razão para isso é simples - um ser humano como espécie biológica trabalha confortavelmente com 5 a 10 amigos próximos, e o limite “teórico” de conhecidos é 150 pessoas. Este é o tamanho máximo da “tribo” primitiva.



No século 21, as pessoas são capazes de resolver problemas graves e reunir grandes equipes para isso. Mas os problemas da biologia não foram a lugar nenhum - sem meios especiais, a comunicação em uma grande comunidade será pobre.



O ruim é lento, ineficiente e exige muito papel. Ninguém gosta de burocracia, mas quase sempre uma grande empresa (mesmo uma moderna) sofre exatamente disso - a complicação do fluxo de documentos.



Por mais estranho que possa parecer, as tecnologias de informação modernas acrescentam problemas. O “warehouse” tem um programa próprio, os “vendedores” têm o seu, os analistas trabalham em Excel, o principal meio de troca é o e-mail e os chats.



Tudo isso leva a uma queda na eficiência. Paradoxo: no século 21, uma equipe de três pessoas por funcionário trabalha muito mais eficientemente do que um “prédio de escritórios” de 3.000 especialistas.



Mas deveria ser o contrário: a consolidação da empresa ajuda na divisão do trabalho e deve salvar pessoas em operações não essenciais. Todos podem se concentrar em si mesmos.



Qual é o problema? Onde está o gargalo em um escritório moderno? Muita informação, gente e “programas”. Incapaz de se concentrar em sua área de trabalho se a substituição do teclado exigir um memorando.

Solução: Portal corporativo - menos “programas” para um funcionário

O Bitrix24 deve ser uma “janela única” de acesso a informações e serviços corporativos. O portal da intranet corporativa reduz o número de “programas” onde cada pessoa trabalha.



O artigo descreve como fazer isso, o que você precisa preparar em cada etapa. Você receberá um roteiro detalhado para uma implementação tão abrangente.



A implementação consiste em cinco etapas, cada uma das quais requer cinco etapas. Cada empresa tem suas próprias características, mas a lógica geral de implantação e configuração do Bitrix24 deve ser exatamente a mesma.



Os blocos são interconectados, mas facilmente desconectados. Se um determinado bloco não for relevante para sua empresa, exclua-o do plano de implantação, o restante não será afetado.

Quais empresas se encaixarão neste cenário de implementação?

O cenário é adequado para empresas de manufatura, construção e serviços de 150 a 3000 pessoas, onde existem 3 ou mais níveis de hierarquia, departamentos e filiais.

Etapa 1 “Configuração inicial. Convidando funcionários "

Você pode levar um cavalo a um bebedouro, mas não pode obrigá-lo a beber.

O objetivo da primeira etapa é fornecer um conjunto mínimo de serviços viáveis ​​para que os funcionários comecem a usar o sistema.



Nesta fase carrega-se a estrutura organizacional, carrega-se as informações básicas sobre a empresa e os colaboradores, são prestados os primeiros serviços úteis.



É importante que as pessoas da empresa tenham o prazer de receber o convite do portal da intranet Bitrix24 para que haja informações atualizadas e serviços úteis. Precisa de um "doce". Cada empresa tem a sua.



Exemplo de página inicial de um portal para uma grande organização (interface do diretor de RH mostrada):

Questões

Se você é o gerente de projeto para a criação de um portal de intranet interno, para ter sucesso na primeira fase, você precisará responder às seguintes perguntas:

1. Qual sistema de software atualmente armazena informações atualizadas sobre a estrutura organizacional da empresa: departamentos, divisões, gerentes?
   
   Respostas típicas:
   
   - MS Active Directory;
   
   - 1C: Gestão de Salários e Pessoal;
   
   - em lugar nenhum (neste caso, Bitrix24 torna-se o “ponto da verdade” sobre a estrutura).
   
   
   
   Respostas que irão tornar a primeira fase mais longa:
   
   - a estrutura dos departamentos do AD e os cargos e composição dos departamentos do ZUP;
   
   - temos vários “domínios” e cópias do ZUP;
   
   - os direitos de acesso do funcionário são armazenados em um sistema de terceiros;
   
   - tudo é complicado, você precisa de uma troca em tempo real.
   
   
2. Onde as informações oficiais da empresa estão armazenadas agora? Quem preparará suas publicações?
   
   
3. As vagas de emprego são organizadas digitalmente? Existe um programa especializado ou conta pessoal no local de trabalho? Com que frequência aparecem novas vagas? Precisa de postagem automática de vagas no portal?
   
   
4. O que "agradável" podemos oferecer aos funcionários na primeira fase? Variantes de resposta:
   
   - o menu do café ou cantina corporativa mais próximo
   
   - uma lista de números de telefone e aniversários
   
   - para automatizar o processo “doloroso” (mesmo a partir da próxima etapa).
   
   

Recursos

Para que a primeira etapa seja bem-sucedida, você precisa envolver:

1. Um implementador Bitrix24 competente com competências de integrador. Escolher uma licença, instalar um sistema e criar uma visão comum com os líderes de projeto da empresa é a base para o sucesso.
   
   
2. Especialistas em TI. A configuração e o número de servidores para a carga necessária (disco, número de usuários, tarefas de computação, integrações) serão calculados pela empresa implementadora.
   
   
3. Departamentos de RH, marketing e relações públicas para fornecer informações.
   
   

Gráfico de Gantt da primeira fase de implementação

O que ficará pronto após o final da primeira etapa:

1. O organograma é importado e atualizado automaticamente quando há mudanças nos sistemas principais.
2. Os funcionários fazem login no portal da intranet usando uma única senha de domínio (ou uma senha separada).
3. Todas as informações oficiais exigidas pelos funcionários estão disponíveis.
4. Atualizações de vida informal, eventos corporativos e anúncios estão disponíveis.
5. Pedidos e pedidos, notícias e eventos são conhecidos pelos funcionários de uma única fonte.
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3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

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Na segunda etapa, nossa tarefa é “iniciar vida” dentro do portal corporativo. Se no primeiro estágio demos "doces" para facilitar o início, no segundo estágio muitas seções úteis são lançadas de uma vez.



O segundo estágio é fundamental. Agora, um funcionário poderá resolver seu projeto e tarefas organizacionais no Bitrix24 todos os dias.

Exemplo de página de novo funcionário

Questões

Para o segundo estágio, você precisará coletar os requisitos para preparar muitas informações:

Base de conhecimento.

1. Como o banco de dados corporativo é apresentado? Por exemplo:
2. Você precisa dividir o acesso à base de conhecimento (por cargo ou departamento)?

Gerenciamento de Projetos.

1. Quais sistemas são usados ​​na empresa para gerenciamento de projetos?
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Programas especiais?
   
   
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5. Quais processos no escritório são mais frequentemente repetidos e ineficazes? Por exemplo, como é uma viagem de negócios na vida?

Fluxo de documentos

1. Quais são os sistemas de gerenciamento de documentos implantados na empresa? Você está satisfeito com eles? Quanto do fluxo de trabalho necessário esses sistemas cobrem?
   
   
   
   Quais documentos devem ser acordados rapidamente ao longo de rotas simples (para eles, os processos de negócios serão configurados pelo Bitrix24)? Exemplos:
   
   - pedidos de pagamento com colocação no calendário de pagamentos;
   
   - Socorro;
   
   - ofertas comerciais.
   
   
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1. .
2. .
4. A gestão recebeu ferramentas para o controle transparente dos diversos processos e um retrato da contratação dos serviços.

Links Relacionados

1. Serviço de janela única Bitrix24
   
   
2. Como organizar o fluxo de documentos no Bitrix24? 6 tarefas e 4 maneiras de resolver
   
   
3. Metodologia para desenvolvimento de rotas para aprovação de documentos no EDMS
   
   
4. Gerenciamento de projeto típico
   
   
5. Solicitações de serviço e suporte técnico em Bitrix24
   
   

A segunda etapa é a chave do projeto. Via de regra, é exatamente por isso que a empresa deseja implementar um portal de intranet funcional. Mas há muitas perguntas sobre isso.

Etapa 3 “Conveniência do funcionário”. Tarefas de RH

- E beijo?

A tarefa principal depois de lançar todos os processos principais no Bitrix24 é a felicidade do pessoal e das pessoas. A empresa cresceu, uma intranet cresceu com ela. É um mundo inteiro para resolver. Você precisa tornar as pessoas “fáceis”.

Perguntas antes da terceira fase "Felicidade do funcionário e função de RH"

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1. HR 24
2. Bitrix24 como um portal de RH, centro de desenvolvimento de pessoal e universidade corporativa
3. Um exemplo de coleta de KPIs para um funcionário sobre a velocidade de trabalho em CRM
   
   
4. Relatórios especiais de desempenho
   
   
5. Chatbot para pesquisa rápida de documentos

A terceira etapa é trazer alegria para o trabalho. É muito importante para o futuro da empresa e seu clima interno. Quando é mais fácil trabalhar com RH, os funcionários sorriem com mais frequência. É importante.

Estágio 4 "Vendas"

O dinheiro é o sangue dos negócios.

Vender para os clientes é uma questão fundamental para todas as empresas comerciais. Ao construir um portal de intranet para uma grande empresa, o tema vendas não surge imediatamente.



Por quê? Afinal, o Bitrix24 se posiciona como um sistema de CRM, uma ferramenta de vendas? Existem muitas ferramentas prontas para trabalhar com clientes: linhas abertas, vendas em chats, análise de probabilidade de negociação ..?



Primeiro, uma empresa de 150 pessoas sempre tem processos de vendas e atendimento ao cliente. Eles podem não ser ideais, mas são. As vendas não são o principal problema, não é por isso que o portal está sendo lançado.



Em segundo lugar, esses processos são quase sempre bastante complexos. Muitos tipos de contratos, preços de atacado, pagamentos diferidos, vendas de projetos, reclamações. Bitrix24 CRM não é adequado para isso fora da caixa.



Precisamos adaptar o CRM aos processos de uma grande empresa, uma unidade de gestão de concessionárias, relatórios gerenciais, controle de contas a receber e análises do trabalho dos funcionários do departamento de vendas.



Isso é exatamente o que é feito no Estágio 4 “Vendas”.

Dúvidas antes da quarta fase de implementação do B24 em uma grande empresa "Vendas"

1. Como os processos de vendas e relacionamento com o cliente na empresa são digitalizados agora? Existe CRM, cadastro de solicitações de clientes, análise de vendas no contexto de canais de publicidade?
2. - Se sim, o departamento de vendas do Bitrix24 considera o Bitrix24 uma nova plataforma?
3. Quais são as características de contabilidade de trabalhar com clientes na empresa agora? Por exemplo, “Estruturas de titularidade de um cliente”, quando, de facto, num cliente podem existir várias:
   
   - entidades jurídicas
   
   - facturas de pagamento
   
   - pessoas de contacto
   
   - destinatários
   
   
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• CRM.

A quarta etapa inclui o atendimento de vendas e revendedores em um único campo de informações da empresa. Este é mais um passo para resolver uma tarefa fundamental: há menos programas, mais sorrisos e a gestão é mais clara.

Etapa 5. Contas pessoais

Conta pessoal para todos!

Contas pessoais online para resolver problemas comerciais especiais completam as cinco grandes implementações. Esses escritórios conectam funcionários, gerentes, clientes e revendedores em um único campo de informações.



As contas pessoais integram-se aos processos de negócio da empresa e tornam o trabalho em geral mais rápido e melhor.

Perguntas antes da quinta etapa da implementação do B24 em uma grande empresa "Contas Pessoais"

As funções de cada gabinete estão relacionadas aos processos da empresa. A empresa sempre possui recursos específicos e recursos que precisam ser considerados na implementação. Por exemplo, a sequência de inicialização ou recursos dos processos no LC.



O gerente de projeto deve selecionar de 3 a 5 tipos de usuários ou parceiros de negócios, trabalhando com quem mais "dói": burocracia, problemas, reclamações, baixa velocidade e eficiência.



Precisa entender como os processos são implementados agora? Quais contas pessoais são necessárias?

Resultados esperados da etapa de lançamento de contas pessoais:

1. As comunicações com o “mundo externo” são tecidas no portal da intranet: concessionários, empreiteiros, clientes.
2. Os processos de negócios do portal da intranet cobrem toda a empresa.
3. É fácil para os executivos rastrear o envolvimento com reclamações, revendedores e especialistas.
4. A velocidade das comunicações em todas as direções aumentou devido às convenientes contas pessoais.
5. Empreiteiros, revendedores, parceiros, funcionários dizem "obrigado, é bom."

Links no tópico "Contas pessoais"

1. O melhor projeto online para promover um fabricante no varejo 2018
2. Mais de 17 funções de uma loja online B2B de atacado. Exemplos de interfaces
3. Conta pessoal do cliente EVRAZ
4. Processamento de reivindicações em sua conta pessoal

A quinta etapa reúne especialistas, parceiros e contratados em um único campo de informações da empresa. A empresa resolveu o problema de digitalização de suas atividades.

Versão completa do roteiro

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Total

A implementação do portal de intranet em uma grande empresa permite:

• reduzir o número de trocas entre diferentes programas para funcionários;
• reduzir a papelada;
• criar um ambiente de informação unificado;
• aumentar a eficiência em todas as áreas de trabalho por meio da integração com software corporativo;
• para tornar os funcionários, gerentes e líderes da empresa mais felizes.

O roteiro descrito no artigo é a base para um projeto de implementação específico. Use-o!