Todos nós entendemos que não vivemos no Japão, onde existem contratos vitalícios. Qualquer funcionário pode pedir demissão e mudar de emprego a qualquer momento que for conveniente para ele. Mas, no processo de trabalho, essa pessoa tem acesso oficial aos valores da empresa. Em muitos casos, o trabalho eficaz de um especialista é impossível sem esse acesso. Mas como você pode evitar o abuso?
Sobre os valores que são acessados no departamento de vendas
Neste post vou falar principalmente sobre o trabalho do departamento de vendas, é onde os vazamentos ocorrem com mais frequência.
O gerente de vendas geralmente obtém acesso a estes tipos de valores:
- Finança. A relação é indireta, pois, ao contrário da contabilidade, o departamento de vendas não interage diretamente com o dinheiro.
- Produtos. Também aqui o acesso é apenas parcial, já que outro departamento se encarrega dos saldos do armazém.
- Em formação. O ponto mais importante. Esse tipo de valor é criado pelo departamento de vendas e, na maioria dos casos, o funcionário obtém acesso direto aos dados que ele e seus colegas acumularam.
As manipulações financeiras são possíveis no departamento de vendas apenas indiretamente, isto acontece através da manipulação de descontos ou da diferença de taxas de câmbio. Não vou falar em detalhes sobre esses métodos aqui. As fraudes são bastante conhecidas, assim como os métodos de proteção contra elas. Além disso, esses abusos não são relevantes para o tema da publicação.
O abuso de mercadorias pode ser realizado em conjunto com os trabalhadores do depósito. Na maioria das vezes, neste caso, são criados documentos de despesas com base nos quais as mercadorias são enviadas. Em seguida, o documento eletrônico é removido, a cópia impressa é destruída. Com base nos resultados do inventário, a escassez é baixada para custos.
Outro método é criar uma "reclassificação" de acordo com os documentos. Neste caso, alguns itens são enviados, enquanto outros aparecem nos documentos, na maioria das vezes, a pedido do comprador. Às vezes, essas ações são executadas sob a direção do gerente, mais frequentemente por iniciativa do próprio funcionário. No próximo inventário, a carência é corrigida, a diferença é baixada para “reclassificação”. Essas ações também não são classificadas como segredos comerciais.
Portanto, passamos para o mais importante - trabalhar com informações.
Segredo comercial: o que é?
Muitos líderes e proprietários de empresas acreditam erroneamente que todos os tipos de informações que seus funcionários recebem no trabalho para desempenhar suas funções oficiais podem ser considerados, por padrão, um segredo comercial. Esses erros levam a consequências tristes.
Um segredo comercial não é nem a própria informação protegida, mas o modo de operação da empresa. Essa. apenas a introdução de um determinado modo de operação, incluindo o fluxo de trabalho correspondente, ajudará a proteger os tipos selecionados de informações por segredos comerciais.
Já a frase “instalação segura” foi associada a algo militar, pois havia um grau máximo de proteção, incluindo qualquer tipo de dado. Hoje, as empresas que usam segredos comerciais podem ser chamadas de "regimes", ou seja, definir claramente quais informações eles protegem e tomar as medidas organizacionais adequadas.
As informações que podem ser obtidas no domínio público - nome, endereço, NIF, número de telefone da empresa, etc. - não podem ser "restritas". Em princípio, qualquer informação que seja do domínio público não pode ser considerada confidencial, mas, em primeiro lugar, deve-se guiar por lista do Artigo 5 da Lei Federal sobre Segredos Comerciais.
Artigo 5. Informações que não podem constituir segredo comercial
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- sobre as condições de licitações ou leilões de privatização de bens estaduais ou municipais;
- sobre a dimensão e estrutura dos rendimentos das organizações sem fins lucrativos, sobre a dimensão e composição do seu património, sobre as suas despesas, sobre o número e a remuneração dos seus empregados, sobre a utilização da mão-de-obra gratuita dos cidadãos nas actividades de uma organização sem fins lucrativos;
- na lista de pessoas habilitadas a agir sem procuração em nome de pessoa jurídica;
- cuja divulgação obrigatória ou inadmissibilidade de restrição de acesso é estabelecida por outras leis federais.
Dados confidenciais são dados que a organização considera "fechados", destinam-se exclusivamente ao uso oficial e sua divulgação é considerada uma violação de segredos comerciais.
No departamento de vendas, as informações de "regime" incluem:
- Base de clientes.
- Transações com clientes.
- Informações sobre o relacionamento com os clientes.
A base de clientes inclui uma lista de organizações e indivíduos que são compradores (clientes): seus nomes, nomes de pessoas de contato, telefones, endereços e outros métodos de comunicação.
As transações são os detalhes das relações financeiras (quando os clientes pagam, com quais detalhes, quais pagamentos, etc.).
Os relacionamentos incluem informações sobre as necessidades dos compradores, a frequência dos pedidos, detalhes dos embarques, etc. Com base nesses dados, você pode entender como e o que é melhor vender para um determinado cliente.
Por que você precisa proteger as informações
É extremamente importante proteger todas as categorias de dados descritas acima por segredos comerciais. Só então a empresa pode operar com segurança.
Se esses dados forem disponibilizados aos concorrentes, eles poderão tirar proveito das informações. Por exemplo, eles entrarão em contato com seus clientes e farão uma oferta interessante com os melhores preços ou produtos que você não pode oferecer.
Muitas vezes as organizações cooperam continuamente, estão satisfeitas com tudo e, por isso, não monitoram o mercado e não sabem que existem opções de cooperação mais lucrativas do que agora. Mas se uma oferta interessante vier a essa empresa, muito provavelmente a organização mudará o fornecedor. A empresa que vazou perderá lucros.
Mais sobre o vazamento: como isso acontece
As opções mais comuns são:
- O funcionário baixa uma cópia do banco de dados em qualquer forma conveniente. Podem ser arquivos de dados ou informações em papel.
- Na comunicação por e-mail com um cliente, as cópias são enviadas para a caixa de correio do funcionário ou de terceiros. Examinar essas informações ajuda a obter as informações de que precisa.
Esses "vazamentos" podem ser criados gradativamente, fazendo com que as pessoas continuem trabalhando na organização, mas ao mesmo tempo recebam receitas dos concorrentes. Com muito mais frequência, a base de clientes é baixada para uso pessoal antes da demissão planejada.
Além disso, o gerente pode providenciar algum tipo de sabotagem durante este período. Por exemplo, os clientes que quiserem "levar" para os concorrentes terão condições menos favoráveis e, então, já em um novo local, com pleno conhecimento de todas as nuances, concluirão um negócio lucrativo.
Danos por violação de segredos comerciais
Para avaliar os danos, você precisa entender quais recursos da empresa em caso de perda podem ser restaurados e quais são impossíveis ou extremamente difíceis. Portanto, se alguns bens são roubados de você, é desagradável, mas você ainda pode comprar novos. É verdade que isso requer dinheiro. Mas o dinheiro é o próprio recurso que você obtém de seus clientes. Portanto, a situação com esse tipo de roubo é desagradável, mas corrigível.
Os clientes em negócios podem ser comparados a um poço, onde sempre há água. Contanto que você use este "bem", o negócio funciona e quaisquer perdas podem ser compensadas.
Agora vamos fingir que o poço está seco. A água "saiu", ou seja, clientes. Isso acontece quando um segredo comercial é divulgado.
Na vida, a recusa de cooperação de todos os clientes da empresa praticamente nunca é encontrada. Normalmente, os vazamentos deixam apenas um subconjunto de clientes. Mas, mesmo neste caso, verifica-se que o seu nível de "água" diminuiu significativamente, e isso é por um longo tempo. Essa. além disso, você obtém menos lucro não apenas hoje, mas também amanhã e até em um ano. Quanto mais lealdade o cliente demonstrar a você, mais lucro potencial você perde.
No comércio doméstico, por incrível que pareça, pouca atenção é dada a esses pontos. Na verdade, esse é um grande erro. As finanças e a riqueza são renováveis, os clientes não. Se o comprador mudou de fornecedor, quase nunca mais volta.
Violação de segredo comercial: histórias reais
Para entender melhor os prejuízos que uma empresa recebe pela falta de atenção aos segredos comerciais, decidi compartilhar com vocês exemplos que encontrei na vida real. A essência é a mesma em todos os lugares - alguém obtém acesso às informações e começa a usá-las não para o benefício da empresa. Mas em algum lugar isso terminou em um tribunal criminal e em algum lugar um ex-funcionário ou parceiro usa os dados com impunidade. Tudo dependia de as pessoas cuidarem de si mesmas com antecedência ou não.
Vazamento do departamento de orçamento e licitação
A empresa trabalha com grandes instalações industriais e de petróleo, e periodicamente realiza licitações de construção.
Na divisão de orçamento e concurso, uma menina trabalha em uma posição elevada. E o marido está na direção de uma construtora, participante regular dessas competições. Antes do próximo concurso, a menina copia os dados e envia os arquivos para seu e-mail pessoal. Com isso, a construtora recebe todos os documentos da licitação, inclusive os oficiais, antes mesmo do anúncio da licitação.
Aqui, a empresa assumiu a proteção de informações e segredos comerciais em tempo hábil. Portanto, assim que ficou sabendo da infração, o funcionário foi demitido sob o artigo “Por divulgar informação confidencial”.
Ela tentou se defender nos tribunais, mas a culpa era inequívoca. Como resultado, a garota perdeu não apenas um bom salário e um bom emprego, mas muito mais. Com essa reputação, será extremamente difícil conseguir um emprego.
Na Federação Russa, os livros de trabalho já estão sendo introduzidos em formato eletrônico. Depois de sua ampla distribuição, não será possível "perder" uma ficha de obra com uma ficha inconveniente e começar do zero. Como resultado, esses problemas de reputação são ainda mais sérios do que antes e têm um impacto muito maior na motivação das pessoas do que os vários tipos de multas.
Dados do cliente do banco
Em um dos grandes bancos, um funcionário poderia trabalhar com bancos de dados com informações confidenciais de clientes (pessoas físicas), onde, entre outras coisas, apareciam números de cartões bancários, telefones e palavras em código.
Além disso, essa pessoa concordou com terceiros que iria transferir periodicamente para eles dados sobre contas de clientes, bem como informações que facilitariam o acesso a eles. Esta história durou mais de um dia. Os fraudadores sacaram dinheiro dos cartões de outras pessoas, pessoas sofreram danos, o banco sofreu perdas de reputação e clientes perdidos.
O serviço de segurança identificou a origem dos problemas, o funcionário foi despedido e punido sob a forma de crime. Aqui, a responsabilidade acabou sendo extremamente séria. Mas tudo começou com o fato de que uma pessoa teve acesso a dados "fechados", mas não conseguiu entender o que tais "esquemas" a ameaçariam como resultado.
Departamento de vendas e segredos comerciais
Esta história há muito se tornou um problema de massa, então aqui decidi generalizar um exemplo. O departamento de vendas trabalha constantemente com a base de clientes, os gerentes adquirem conhecimento sobre os clientes, suas características, o relacionamento com eles. O próprio gerente recebe uma parte significativa dessas informações do cliente e as traz para o banco de dados com as próprias mãos. Como resultado, muitas pessoas acham que esses dados pertencem a elas pessoalmente e não à empresa.
Como resultado, na véspera da demissão (e muitas vezes até antes), o gerente coleta informações sobre seus clientes e as copia para si mesmo. Alguém leva para casa um arquivo em uma unidade flash, alguém o envia pela Internet, alguns estão mais próximos de cadernos de papel com anotações. Não importa, o principal é que os dados “saiam” da empresa. Alguns gerentes, dessa forma, copiam dados não apenas sobre seus clientes, mas toda a base de clientes.
Isso acontece em um dos dois casos:
- O gerente planeja pedir demissão e conseguir um emprego com concorrentes;
- Amigos do funcionário ou ele mesmo vão abrir uma empresa semelhante.
Como pode um empregador reagir a tais violações:
- Métodos disciplinares de influência, incluindo a entrada de informações no trabalho. Isso é feito se a situação for difícil, mas não crítica, e por algum motivo eles não quiserem demitir a pessoa.
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Esta história se concentra em uma empresa de manufatura. Para suas próprias necessidades, especialistas modernizaram uma das máquinas. Na verdade, tornou-se único, pois ninguém produz nada parecido. Depois de um tempo, a máquina quebrou. Para o reparo, foi selecionada uma organização terceirizada, para a qual foi transferida não apenas a própria máquina, mas também desenhos de modificações únicas.
Os reparadores cumpriram as suas obrigações e a máquina voltou a funcionar. E depois de um tempo, a empresa que executou o contrato de reparos passou a produzir máquinas com a mesma revisão.
Aqui, os proprietários das informações não podiam resguardar seus direitos, uma vez que não registraram em lugar nenhum que os desenhos da máquina modificada estivessem incluídos no segredo comercial.
Franquia e segredo comercial
A franquia nos negócios modernos é muito comum. Quase tudo que se possa imaginar é franqueado, de receitas de hambúrguer a ferramentas de marketing. Qualquer coisa que possa ser chamada de propriedade intelectual pode ser vendida sob uma franquia.
Separadamente, vale a pena tratar esse conceito como um segredo de produção.
O segredo da produção é um tipo de propriedade intelectual.
Código Civil da Federação Russa Artigo 1465. Segredo de produção (know-how)
( . 12.03.2014 N 35-)
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Por exemplo, se a lista de clientes, seus contatos, projetos e histórico de relações forem apresentados na forma de um banco de dados, esse banco de dados é um resultado protegido da atividade intelectual (subparágrafo 3, parágrafo 1 do artigo 1225 do Código Civil da Federação Russa), e o método de busca, atração de clientes e o formato da cooperação com eles pode ser considerado um segredo de produção na acepção do art. 1465 do Código Civil da Federação Russa.
A proteção jurídica, por sua vez, decorre da introdução de um regime de segredo comercial, e esta é a única maneira.
Portanto, do ponto de vista jurídico, um segredo comercial surge quando um segredo comercial é difundido sobre certas informações relacionadas aos métodos de produção.
Por exemplo, o segredo da produção da Coca-cola é guardado com muito cuidado. Como resultado, há anos os concorrentes tentam repetir a receita, mas ninguém foi capaz de reproduzir exatamente o mesmo sabor.
Mas também acontece de outra maneira. Geralmente, as pequenas organizações não sabem como manter um segredo de produção adequado.
Por exemplo, uma pequena empresa compra uma barbearia sob um contrato de concessão (franquia). A propósito, o nome da franquia neste caso não está totalmente correto, mas é geralmente aceito. Então, está abrindo um novo estabelecimento com uma determinada marca. Seus gestores e funcionários são treinados em padrões de trabalho específicos, têm acesso a documentação que pertence aos desenvolvedores da marca.
Na barbearia funciona, o proprietário, de acordo com um contrato de concessão comercial, deduz alguns recursos pelo uso da marca. Depois de um tempo, a instituição é fechada ou, opcionalmente, os funcionários que tinham acesso à maior parte das informações comerciais saem dela.
Depois de um tempo, abre um novo estabelecimento, que já tem uma marca própria, especial. Mas os clientes a reconhecem como uma barbearia familiar por inúmeras características: abordagem ao trabalho, "truques", princípios, etc.
Ao comprar uma franquia, isso acontece na Federação Russa em muitas áreas. E há apenas um motivo - os proprietários das marcas cometem erros ao redigir documentos. Como resultado, estranhos obtêm seus segredos comerciais impunemente e de graça.
Como proteger informações comerciais
O que é necessário para a introdução competente do regime de segredos comerciais:
- Crie documentos detalhando todos os tipos de dados considerados segredos comerciais.
- Assinar uma obrigação de não divulgação com cada funcionário (após a contratação, torna-se parte integrante do contrato de trabalho).
Dessa forma, a empresa terá proteção jurídica contra possíveis ações de funcionários que tenham acesso às informações comerciais.
Ao mesmo tempo, as pessoas que já trabalham entendem quais informações são classificadas como “fechadas”. Eles entendem as possíveis consequências de copiar e divulgar esses dados. Com isso, mesmo no caso de demissão, a pessoa pensará bem se vale a pena levar a base de clientes com ela, pois entende o que está enfrentando se a informação sobre isso vier a ser do conhecimento do empregador.
Perguntas e respostas
Como determinar quais informações são consideradas segredo comercial?
Cada empresa elabora uma lista completa, inequívoca e clara dos tipos de informação que considera necessário “encerrar”. Os funcionários são apresentados a essa lista, após o que assinam um contrato de sigilo. Como resultado, todos os funcionários sabem claramente quais informações não estão sujeitas a divulgação ou uso pessoal. A responsabilidade potencial por violação é especificada no documento de sigilo. Ele se torna evidência de abuso no tribunal.
Os segredos comerciais são frequentemente abusados?
Por experiência pessoal, posso dizer que o percentual de tais abusos não é muito alto, especialmente se a empresa já se preocupou em introduzir um regime de segredo comercial com antecedência. Na maioria das vezes, um funcionário que recebeu muito pouco ou foi ofendido de alguma forma, por exemplo, ignorado quando nomeado para uma posição gerencial, busca "levar consigo" a base de clientes, etc. Além disso, a base de clientes é interessante para pessoas que planejam abrir um negócio semelhante por conta própria, ou têm familiares e amigos que estão envolvidos em atividades semelhantes.
É realista lutar contra esse tipo de abuso?
Você pode pensar em vários métodos de combate ao vazamento de informações, incluindo métodos técnicos (direitos de acesso a diferentes tipos de informações) que vêm em seu socorro. Mas é melhor prevenir qualquer problema do que lidar com as consequências. Portanto, é importante certificar-se de que a pessoa está familiarizada com os documentos relacionados a segredos comerciais e entende claramente as possíveis consequências do abuso.
Nesse caso, o mesmo princípio funciona para os cidadãos do estado. Todos sabem que as leis não podem ser violadas. Todos entendem que responsabilidade pode incorrer neste ou naquele caso. Portanto, a maioria dos cidadãos cumpre a lei. O mesmo acontece com os segredos comerciais. Se a pessoa entender que a pena pode ser grave, que vai desde multas e perda de reputação, e culminar em alguns casos como criminosa, ela pensará três vezes se vale a pena violar as obrigações firmadas.