Qual é o problema?
Talvez, para alguns, nada. Mas encontramos um problema. Estamos empenhados em construir e automatizar sistemas de vendas, implementando CRM, criando uma infraestrutura em nuvem para negócios. Além dos departamentos de desenvolvimento e produção, os projetos do cliente costumam incluir profissionais de marketing, vendedores, contadores e outros funcionários. E começamos a pensar em como organizar um processo eficaz de gerenciamento de projetos.
Se o processo de desenvolvimento e produção é organizado em uma plataforma como Jira ou GitLab, ninguém, exceto o desenvolvimento, entende o quê . Para conectar um funcionário terceirizado ao projeto, você precisa se encontrar com ele, explicar o contexto, corrigir a tarefa em algum lugar e, em seguida, controlar o nível de prontidão em chats de trabalho, obter o resultado por meio do chat e adicioná-lo ao Jira. E assim sempre.
O desenvolvimento está isolado dos outros departamentos da empresa, eles não sabem como nos atrair e não sabemos se precisam da nossa participação.
Alguns anos atrás, descobrimos a plataforma Asana. Neste artigo, quero contar como organizamos o processo de desenvolvimento e gerenciamento da produção para que:
- toda a empresa trabalhava em um único ecossistema,
- todos tinham funcionalidade suficiente,
- foi possível estimar o custo de cada projeto em horas e dinheiro,
- o trabalho com os clientes era de longo prazo: não no âmbito de uma tarefa, mas no âmbito de um projeto inteiro com um acúmulo constante de ideias.
Um pouco sobre como conhecer Asana
Passei 10 anos procurando softwares convenientes para gerenciamento de projetos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e dezenas de outros rastreadores de tarefas não passaram no teste de força. Então eu encontrei Asana. E tudo deu certo.
Em nossa opinião, é a plataforma de melhor e mais rápido crescimento para gerenciamento de tarefas e projetos. Hoje, a Asana é a líder mundial em popularidade e satisfação do usuário. Isso é evidenciado pelo gráfico da classificação g2.
Somos fãs do Asana, mesmo certificados para poder implementá-lo junto dos clientes.
Descreverei resumidamente o processo desde a venda até a implementação do projeto
Como vendemos serviços de TI, nosso funil é bastante longo e, no final, entra na área de produção e, às vezes, de desenvolvimento.
O departamento de vendas realiza manipulações padrão: auditoria, aprovação de proposta comercial, assinatura de contrato, transferência da transação para produção. A produção pode não aceitar o contrato: deve necessariamente indicar o orçamento, a data de transferência para a produção, o tempo estimado de financiamento para a implementação do projeto.
Graças à combinação amoCRM + Asana, quando a transação é transferida do departamento de vendas para a produção e vice-versa, o trabalho não é interrompido em lugar nenhum. A área de responsabilidade do departamento de vendas está indicada em azul, a área de responsabilidade do departamento de produção, em rosa - o departamento de desenvolvimento.
É importante que o departamento de desenvolvimento, ao contrário do departamento de projetos, não esteja envolvido em todos os projetos. Às vezes, a configuração do sistema não requer soluções personalizadas.
Assim, quando o gerente aceitou o projeto em produção, o gerente de vendas em 1 clique vai para Asana (captura de tela). No amoCRM, o projeto é criado automaticamente no Asana.
Uma tarefa (tarefa) com um mapa de projetos, propostas comerciais são criadas automaticamente na diretoria geral de projetos de clientes. Todos os clientes que estão atualmente em produção são exibidos aqui. Aqui, um gerente responsável é nomeado, prazos são definidos, o tipo de trabalho é selecionado e o status da tarefa é alterado.
Um gerente pode iniciar qualquer um dos processos de negócios automáticos propostos em uma tarefa:
- Encontre / crie um projeto do cliente + Anexe uma tarefa lá
- Preencha a tarefa com informações sobre o negócio
- Crie uma oferta a partir da tarefa atual
O projeto é preenchido com todos os dados especificados no amoCRM. Dependendo do tipo de serviço, um conjunto de subtarefas é criado imediatamente para a implementação de blocos de trabalho relevantes. Tudo o que resta ao gerente de projeto é decompor as tarefas detalhadas, atribuir pessoas responsáveis e prazos.
Este quadro o ajuda a levar novos projetos para o trabalho. Mas é inconveniente controlar os status atuais e a presença de projetos na zona de risco.
Como agrupamos tarefas e projetos do cliente
Do quadro geral de todos os projetos, o gerente adiciona o projeto a mais 3 quadros:
- placa de cliente pessoal;
- carteira de clientes ativos;
- portfólio de gerente.
Vamos descobrir por que precisamos de cada uma das entidades.
Na imagem você pode ver o quadro pessoal do cliente.
Por que é esta placa?
Costumávamos pensar em tarefas. Concluí a tarefa, fui fazer outra. Descobrimos que fazemos exatamente a quantidade de trabalho que ele pediu para o cliente. Mas queríamos construir relacionamentos de longo prazo, então mudamos de trabalhar com tarefas para trabalhar com clientes.
Asseguramos de anotar todas as ideias de melhorias para o cliente. Mesmo que seja um pensamento lançado acidentalmente para o ar por um cliente, nós o consertamos e terminamos. É assim que se forma a lista de pendências da tarefa, o trabalho com o cliente não termina.
O que há neste quadro?
Nosso Asana está associado a vários serviços:
- Sistema de CRM (para interação com o departamento de vendas),
- TimeDoctor (para rastreamento de tempo),
- ERP- ( ).
Adicionamos um painel de controle de recursos rápido ao Asana. Você passa o mouse sobre o prato sobre a tarefa e vê quem e quanto trabalhou na tarefa, que bônus eles ganharam.
O trabalho do departamento de produção é estimado por hora, por isso era importante para nós controlarmos rigorosamente quanto tempo cada funcionário levou para resolver os problemas do cliente.
Qual é a vantagem de usar a placa?
Como resultado, no sistema ERP, vemos o relatório do Projeto . Situação da transação, participantes do projeto, orçamento do projeto, horas trabalhadas e prazos.
Podemos prever o custo de projetos de desenvolvimento semelhantes, o cálculo dos KPIs torna-se completamente transparente e não há espaço para a ilusão de que o desenvolvimento leva apenas algumas horas. Se necessário, sempre temos uma interface que podemos mostrar ao cliente para relatórios.
Maletas asana
Esta funcionalidade foi implementada no Asana por um longo tempo. Mas não apreciamos isso imediatamente. No início, apenas coletamos todos os projetos de nossos gestores em carteiras. Descobriu-se que, durante seu tempo na empresa, Denis Kiselev trabalhou com 61 clientes.
É divertido saber, mas não o suficiente para justificar o tempo que leva para coletar. E pontuamos em carteiras. Tudo mudou quando comparamos o projeto na Asana a uma transação no sistema CRM.
Anteriormente, o gerente se inscreveu em todos os projetos e recebeu notificações para todas as alterações na caixa de entrada (feed de notificação). A cada atualização de status, um novo comentário era exibido no feed, começando com o mais recente. Na segunda-feira, o líder se sentou e executou as tarefas da caixa de entrada sequencialmente. As prioridades estavam fora de questão e, às vezes, tarefas importantes não chegavam às suas mãos.
Agora existe um portfólio de funcionários e um portfólio de departamento de projeto. No primeiro, o gerente gerencia seus projetos, o segundo dá ao gerente a funcionalidade de controle da carga de trabalho atual de todos os funcionários.
Portfólio do departamento de projeto
Na captura de tela, você vê os projetos classificados por funcionários.
Uma vez por semana, o gerente de projeto atualiza o status de cada projeto. Escreve o que foi feito na semana passada e o que está planejado para a próxima. Define uma das três marcas: sob controle, em risco, há problemas.
O gerente pode avaliar rapidamente:
- o volume atual de clientes no departamento de design,
- o número de projetos em andamento para cada gerente,
- número de tarefas vencidas por projetos,
- a presença de problemas e a necessidade de se envolver em projetos,
- prazos do projeto, tempo gasto, estágio do funil e prioridade do projeto.
Os portfólios também nos ajudam com os relatórios. Após a atualização do status do projeto, o relatório das obras concluídas e planejadas é enviado automaticamente para o chat com o cliente.
Carteira de funcionários
Até o chefe do departamento de projetos tem seu próprio portfólio. Se, pah-pah-pah, ele abrir mão de seus poderes, a nova pessoa verá todos os projetos controlados que deve continuar a acompanhar.
A equipe de linha também gostou da conveniência de agendar cargas de trabalho de portfólio. Na aba “Carga”, o Asana analisa o volume de tarefas levando em consideração os prazos e avisa se um funcionário planejou uma quantidade insuportável de tarefas. Você pode alterar prazos e ajustar detalhes sem sair desta guia.
Correção de bugs e desenvolvimento personalizado
Uma equipe separada é responsável pelo nosso desenvolvimento. Dentro da estrutura do processo de negócios, ele recebe tarefas de dois tipos:
- erro,
- novo desenvolvimento.
Os bugs são verificados, avaliados quanto à criticidade e enviados ao serviço de suporte técnico.
As tarefas de desenvolvimento vêm da carteira de produtos internos da empresa, ou do gerente de projeto, se solicitado ao cliente.
O processo de desenvolvimento, em geral, é assim.
As tarefas chegam à placa de desenvolvimento no Asana. Lá está ela.
O autor da tarefa seleciona o tipo “Bug” ou “Feature”, define o grau de criticidade, indica o cliente, departamentos internos da empresa que são afetados pela tarefa. Quando a tarefa atende a todos os requisitos dos regulamentos internos, o remetente clica no ícone de raio na barra superior acima da tarefa e inicia o processo de negócios automático “Avaliar em desenvolvimento”.
O chefe do departamento de desenvolvimento recebe uma notificação sobre uma nova tarefa para avaliação, a tarefa em si é movida para um quadro separado com o mesmo nome durante a avaliação.
Após a avaliação, o gerente move a tarefa para o sprint correspondente ao mês de conclusão planejada. As tarefas estão sempre em vários painéis ao mesmo tempo:
- no quadro pessoal do gerente de projeto,
- na placa de suporte técnico,
- na placa de desenvolvimento.
Todos os participantes e funcionários que controlam a tarefa podem ver o andamento da tarefa, receber notificações e conduzir discussões diretamente nos comentários da tarefa. Quando a tarefa é concluída, o gerente de projeto ou o especialista de suporte técnico responsável “leva” para o seu lado para continuar trabalhando no projeto.
O que aconteceu quando trouxemos os departamentos de desenvolvimento e produção de volta a um único ambiente com a equipe?
Primeiro, os projetos do cliente se tornaram mais de longo prazo. Devido ao backlog constantemente atualizado, o cheque médio cresceu.
Em segundo lugar, a qualidade dos projetos melhorou muito, já que o departamento de desenvolvimento pode, a qualquer momento, fazer perguntas ao marketing, vendas, contabilidade, etc. Tivemos a oportunidade de conectar as competências necessárias da equipe em tempo e oferecer soluções de um nível completamente diferente.
Em terceiro lugar, funcionários, gerentes e clientes receberam total transparência nas tarefas planejadas e concluídas. Aprendemos a GERENCIAR projetos, percebemos que este é um processo absolutamente técnico do qual o fator humano pode ser quase totalmente eliminado.
Quarto,a equipe se tornou mais coesa. Anteriormente, os funcionários tinham pouca ideia do que os míticos departamentos de desenvolvimento e produção estavam fazendo.
Agora, vendo o processo de desenvolvimento e configuração técnica dos sistemas:
- o departamento de vendas encontra ideias e inspiração nele como vender,
- os profissionais de marketing regularmente levam conteúdo útil para postagens, artigos, posicionamento e texto do anúncio,
- os gestores analisam as necessidades e o comportamento dos clientes, ajustando a estratégia.
O resultado é uma transformação ganha-ganha-ganha, na qual nós, nossos clientes e nossos parceiros vencemos. Eu ficaria feliz se você compartilhasse sua opinião nos comentários: houve algo útil em meu artigo e quais métodos de gerenciamento de projetos você usa no desenvolvimento!