Denunciar novamente? Quanto você pode?

Olá, Habr!



Muitos funcionários de grandes empresas, acho que quase todos, tem que fazer e apresentar relatórios. A esmagadora maioria desse tipo de atividade causa uma reação negativa. Vamos analisar o que são os relatórios, por que são necessários e, o mais importante, quanto custa esse prazer.

Por que você precisa de relatórios?

Para tomar decisões significativas, você precisa de informações. No caso mais simples, quando você está pessoalmente envolvido diretamente no processo ou fisicamente na mesma sala, todas as informações necessárias chegam a você automaticamente através dos canais audiovisuais, mesmo que você realmente não queira. Você sabe o que o júnior está fazendo, com que frequência e em que problemas o enikey é puxado, quantas vezes por dia e quão bem a faxineira lava o chão, você pode ver por que o código fica mais lento no profiler bem no seu carro e você sabe quantos ratos sobressalentes estão no armário. Praticamente não há necessidade de relatórios formais nessas situações. Você verá imediatamente o problema e será capaz de resolvê-lo. Isso funciona muito bem em empresas onde há vários funcionários e tudo está fisicamente na mesma sala. Tudo muda dramaticamente na presença de uma barreira física ou,quando a empresa cresce e você não pode participar pessoalmente de todos os processos. Mas a responsabilidade não desaparece em lugar nenhum. Estando em outra sala, você não vê mais diretamente o que está acontecendo, mas deve tomar as decisões corretas em tempo hábil. Com base nos exemplos acima, você provavelmente desejará receber regularmente informações como esta:

• Quantas tarefas temos na fila, o que está em desenvolvimento, quantas estão fechadas no período?
• Quantas chamadas para o helpdesk foram, de que tipo, quantas foram fechadas com sucesso?
• Cronograma de limpeza.
• Logs de seu aplicativo do dispositivo do usuário.

Algumas dessas informações serão geradas manualmente (faz sentido restringir o sistema de contabilidade de limpeza apenas para uma grande empresa de limpeza). Alguns estão na forma de dados não estruturados brutos (registros do dispositivo). Mas as informações básicas serão exigidas na forma de relatórios na forma de tabelas ou gráficos que sejam convenientes e reflitam a realidade da maneira mais clara e confiável. (Exemplos de gráficos que não refletem clara e imprecisamente a realidade são fornecidos neste artigo maravilhoso ). Só quando você descobrir a tempo que o funcionário do helpdesk está se fazendo de bobosobrecarregado, medidas adequadas podem ser tomadas (expandir o quadro de funcionários, pagar um bônus por trabalho de choque, tentar eliminar a causa de apelos em massa). Sem saber disso, é impossível organizar o processo normalmente. Isso se aplica não apenas aos líderes. Desenvolvedores, devops também precisam saber o que está acontecendo localmente para os usuários, como a rede é carregada, servidores, o número de solicitações ao microsserviço por unidade de tempo, etc. Na verdade, esses são os mesmos relatórios e sem eles é impossível resolver seus problemas.

Requisitos básicos para relatórios

Vamos formular os requisitos básicos para relatórios:

1. Visibilidade e facilidade de percepção.
   
   
   
   Faz pouco sentido diretamente de 5 GB de logs brutos, eles precisarão ser processados ​​e agregados pelo menos antes de sabermos algo útil.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. Oportunidade.
   
   
   
   Vai ser desagradável saber que o canal começou a ficar lento há uma semana e metade dos usuários já deu o fora, deixando comentários irritados. E o problema pode ser resolvido em 30 segundos conectando o cabo de remendo. E os ratos do armazém acabaram, eles não compraram na hora certa. Uma ninharia, mas também desagradável.
5. Custo aceitável de criação e uso.

Vamos nos deter no último ponto em detalhes. Se pelos anteriores posso, com razão, ser chamado de "Capitão Óbvio", então, por alguma razão em relação a ele, muitas vezes há um completo desprezo pela realidade. Vamos arrancar os véus!

Tudo custa dinheiro

Novamente, um pouco de capital. Em nosso mundo, praticamente nada é grátis. Os pães não crescem em árvores, o Papai Noel não existe . Qualquer trabalho requer dinheiro, tempo e alguns outros recursos. Se você precisar de um relatório sobre o número de minhocas por sq. metro, então podemos estimar seu valor. Vamos estimar os custos:

1. Criatura. Custa dinheiro C. Aqui também incluiremos várias melhorias, modernizações - designaremos C _m.
   
   
   
   Isso pode ser escrever um código que gera um relatório do banco de dados. Elaboração de formulário em Excel para preenchimento manual. Ensinar um funcionário burro ou talentoso a inserir números corretamente em uma célula e salvar um arquivo.
2. Preparação regular. Custa P dinheiro / dia (bem, ou outro período, não o ponto).
   
   
   
   O funcionário deve pegar uma pá e cavar alguns metros quadrados de terra. Conte os vermes detectados e coloque os dados na placa
3. Vida útil (depreciação). Dias T. Isso também inclui quanta revisão será usada, modernização - T _m .

Você pode usar um relatório sem alterações por vários anos ou pode criar novos indicadores e alterar a forma de exibição todos os dias.



No total, este relatório custa por dia

$$

$$/T+ / T+$$

Vamos dar um exemplo. Deixe custar 10.000 créditos galácticos para desenvolver o relatório. Será usado por cerca de um ano e meio terrestre (vamos usar 500 dias para simplificar), então eles surgirão com algo fundamentalmente novo. Além disso, durante este período, uma pequena revisão de 1000 créditos será necessária. A entrada de dados manual diária (nem tudo pode ser obtido do banco de dados automaticamente) custa 100 créditos. No total, temos:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. Se o ano tem 243 dias úteis, ou seja, custa cerca de 30 mil por ano, a fórmula geralmente é simples. Os interessados ​​podem colocar os dados em uma planilha e brincar com os parâmetros. Se você criar novas colunas, exigir que você altere a cor do gráfico semanalmente ou se o relatório em si for feito manualmente por meio dia, é fácil obter custos na casa das centenas de milhares. Neste ponto, vale a pena pensar seriamente: essas informações são realmente importantes e vale a pena o dinheiro gasto?

Um exemplo de relatório muito ineficaz de longa experiência pessoal

Situação. A empresa tem duas direções principais não sobrepostas em um escritório: comércio atacadista de grãos (compramos de produtores da região) e venda de geradores elétricos a diesel (os principais clientes são petroleiros em regiões muito distantes). Naquela época, ninguém realmente tinha telefones celulares. Todo mundo ligou em telefones com fio comuns. As chamadas para a região (zona tarifária <100 km) eram muito baratas. E no Território de Krasnoyarsk, Extremo Oriente, etc., é bastante caro. A empresa operava com bom lucro, mas os custos de comunicação também eram bastante graves. Embora a principal fonte de custos estivesse clara para todos, o CEO exigiu uma divisão por departamento. Não tínhamos registros de PBX. Elektrosvyaz (agora Rostelecom) sabia enviar informações em rolo de papel. No total, meu colega demorou mais de uma semana de trabalho,para analisar tudo isso e gerar o relatório necessário. A reunião em que eles deveriam examinar este relatório e tirar conclusões era mais ou menos assim:



Geral: "Yura (chefe dos vendedores de geradores), o que o seu falou tanto?"

Yura: "Bem, então estamos trabalhando!"

Geral: "Bem, muito bem!"



Ou seja, eles não aprenderam nada de novo e útil a um preço alto. A situação se assemelha





Para uma orientação adequada, você precisa ter informações na forma de relatórios. Se o relatório for inconveniente, você precisa pensar em como melhorá-lo, talvez adicionar informações que faltam. Mas, ao mesmo tempo, é preciso entender claramente que isso custará dinheiro. Talvez muito dinheiro. A pergunta correta deveria ser: "Obter a informação X vale a soma de Y?"



Exemplos:



"Vale a pena saber a cor dos ratos no armazém (coluna no relatório) 5.000 rublos?" (a resposta é bastante negativa, uma vez que esta informação é necessária tão raramente e de pouca utilidade que seu custo é próximo de zero)



“O conhecimento da complexidade das tarefas realizadas na última versão e planejado nos atuais 50.000 rublos vale? (A resposta é bastante positiva, pois devemos compreender o mais cedo possível que existe o risco de não chegarmos a tempo. Neste caso, podemos encontrar uma solução discutindo o problema com o líder da equipa e o Cliente ou contratando um freelancer para algumas tarefas).



Há também um ponto importante: a informação pode perder relevância. Ou seja, o destinatário não está mais interessado, total ou parcialmente, mas continuamos gerando relatórios. No entanto, o destinatário não tem nenhuma motivação especial para cancelá-los.



Se o bom senso não for suficiente, no nível corporativo, o processo pode ser efetivamente estruturado da seguinte maneira. O destinatário de cada relatório deve “financiá-los” dentro do orçamento da unidade. Ou seja, se você precisar dos relatórios 1, 2, 3, 4, 5 com um valor total de X rublos, os custos na contabilidade gerencial são distribuídos de acordo. Nesse caso, queira ou não, você terá que se manter dentro da estrutura e realmente exigir apenas informações realmente relevantes, sem dúvida descartando informações desnecessárias.