Em junho, a Selectel e a VMware lançaram a competição IT vs COVID-19 . Queríamos dar aos especialistas de TI a oportunidade de falar sobre os feitos que fizeram durante a pandemia.
Foram eles, os especialistas multidisciplinares de TI, que tiveram que reconstruir urgentemente os processos de trabalho e de negócios das empresas. Como transferir trabalho online, se a empresa nem apareceu lá antes? Como configurar o acesso remoto se você não é um administrador de sistema, mas um professor de matemática e ciência da computação? Durante o mês, coletamos histórias - amplas e detalhadas, sobre grandes e pequenas vitórias, de equipes de 30 pessoas e nossos grandes colegas "na nuvem". E agora que a maioria deles está arquivada como tarefas concluídas, publicamos os mais reveladores e inspiradores.
No final de março, o trabalho remoto se tornou uma realidade para a maioria das empresas russas. Três meses depois, as pessoas começaram a retornar cautelosamente aos seus escritórios - junto com a experiência adquirida durante a quarentena. Depois de analisar os casos dos participantes do concurso "IT vs COVID-19", compilamos uma lista geral do que as empresas vêm fazendo nos últimos três meses. Vamos começar com uma citação de um dos participantes - um administrador de sistema de uma empresa de São Petersburgo.
"Nós aramos como hamsters lutadores"
Se surpreenderam
Para muitos, a transição para o trabalho remoto foi uma surpresa. Hoje você tem mais de 300 pessoas em seu escritório e, na segunda-feira, todas elas deverão poder continuar trabalhando em casa. Na maioria das histórias, a façanha dos departamentos de TI consistia precisamente na velocidade da tomada de decisões e na disposição para assumir tarefas às vezes não essenciais. Além de configurar uma rede VPN comum, os especialistas em TI realizaram consultas individuais aos funcionários, ajudaram a encontrar e comprar equipamentos e testaram novas ferramentas de trabalho em um curto espaço de tempo. Nosso favorito pessoal era a instrução para os funcionários sobre como se conectar à telefonia chamada “Hello, Checkmark?!”. O auto-isolamento não afetou o senso de humor dos funcionários da holding de investimentos e construção AAG. Tudo em tudo era de um a três dias, inclusive finais de semana, e de 3 a 5 especialistas para uma equipe considerável.
Estavam prontos e não prontos ao mesmo tempo
Os participantes foram divididos em dois campos: os que estavam “sempre prontos” e os cujo trabalho não envolvia a distância. Um dos vencedores do concurso, a empresa VeloStrana.ru, começou a se preparar há vários meses, avaliando corretamente o perigo do vírus em Wuhan. Outro participante - uma corretora - tem certeza de que não dá para prever tudo. Lá, os funcionários do departamento de TI começaram a se preparar no início de março. Em meados do mês, eles já haviam montado os processos básicos, pensado em telefonia e até dado instruções para os funcionários. Mas depois do anúncio oficial do regime de auto-isolamento, descobriu-se que eles não estavam prontos para tudo.
Foram observadas as vantagens não óbvias de "remoção"
Reunir pessoas para reuniões ficou mais fácil! Esta vantagem foi observada por vários participantes da competição ao mesmo tempo. Anteriormente, havia muitos fatores que afetavam a presença de uma pessoa na mesa (almoço, pausa para fumar, descanso). Durante a quarentena, os funcionários geralmente estavam na zona de acesso online. O tempo de reunião para conversas gerais foi reduzido significativamente.
Algumas empresas reconsideraram sua atitude em relação ao trabalho remoto. Como observou um analista de sistemas em uma empresa de transporte rodoviário, seus especialistas em TI mostraram uma eficiência tão alta durante o auto-isolamento que agora têm a oportunidade de trabalhar em casa vários dias por semana. Muitos participantes da competição perderam o ceticismo sobre o "controle remoto".
Para alguns, a pandemia se tornou um momento de novas colaborações, projetos e ações conjuntas e reconciliação com os concorrentes. Outros abriram novos pontos de crescimento e oportunidades para os funcionários do call center trabalharem 24 horas em casa.
Rituais do dia de trabalho seguidos e chás de escritório perdidos com colegas de trabalho
Um dos maiores desafios para os funcionários que vão trabalhar de casa é acompanhar um dia de trabalho familiar. A proximidade perigosa da cama e da geladeira é ruim para o gerenciamento do tempo. Os participantes da competição IT vs COVID-19 também falaram sobre como resolveram esse problema. Muitos mudaram para sistemas de rastreamento de tempo (Bitrix24), introduziram relatórios semanais sobre o trabalho realizado e programação diária obrigatória - tudo para manter a eficiência fora do escritório. Uma das empresas recriou a atmosfera de um espaço aberto, onde cada funcionário podia falar diretamente com um colega por voz, usando o messenger via videoconferência Discord, comum entre os jogadores. No entanto, nada de pizza às sextas-feiras.
Dedicando um tempo para otimizar
Com a transição para "remoto", algumas empresas diminuíram o volume de trabalho. Passei o tempo livre com benefícios. Assim, uma clínica privada, onde o trabalho dos departamentos foi suspenso em 80%, concentrou-se nos problemas que haviam sido colocados em banho-maria. Uma empresa de desenvolvimento de lojas online com sede em Moscou decidiu atualizar seu parque de servidores. Três servidores físicos antigos em um dos data centers foram substituídos por um alugado da Selectel.
Não se esqueceu do crescimento pessoal
Como se viu, o auto-isolamento surge não apenas com quilos extras, mas também com novos conhecimentos. Depois de configurar os sistemas necessários e melhorá-los, os "especialistas em TI" tiveram tempo para seu próprio desenvolvimento. No topo - aprender linguagens de programação e dominar novas ferramentas.
Histórias dos vencedores da competição
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Junto com o amigo Alexei Kataev, eles criaram um aplicativo para um grupo de voluntários de São Petersburgo, que facilitou a logística de entrega de alimentos e remédios aos idosos.
No final de março, entrei para o movimento voluntário oficial da Frente Popular de Toda a Rússia. Entre outros voluntários, ajudei os idosos entregando alimentos e remédios necessários mediante solicitação. Durante quatro dias, trabalhei como voluntário ambulante e pude avaliar o sistema de distribuição de aplicativos entre os voluntários. Ela estava longe de ser perfeita. Os voluntários receberam uma tabela com os endereços e, em seguida, eles tiveram que traçar o melhor caminho a partir de um conjunto de nomes de ruas e casas desconhecidos. Daí nasceu a ideia de como melhorar localmente o trabalho dos voluntários por meio da API pública Yandex.Maps.
Meu amigo Alexey Kataev se ofereceu para me ajudar. Para implementação, usamos um servidor Ubuntu + Nginx privado com um IP externo. Um aplicativo da web que funciona com a API Yandex foi escrito em Java e adaptado para dispositivos móveis. Por segurança, o acesso foi organizado por meio de uma senha - eles foram emitidos para voluntários credenciados do distrito de Frunzensky. O aplicativo se tornou uma superestrutura sobre os processos estabelecidos pelo ONF.
Agora os voluntários têm um mapa da cidade atualizado dinamicamente com etiquetas de inscrições abertas nos endereços da tabela oficial da ONF. Para facilitar a filtragem, os rótulos são diferenciados externamente por categorias de "entrega de medicamento", "entrega de supermercado" e outras.
Mikhail Afanasyev, chefe do escritório de projetos da empresa "Defa Integration"
Criei soluções de TI para clientes de caridade.
O verdadeiro herói é nosso DevOps. Em menos de três dias - de sexta à noite a segunda de manhã - ele configurou todos os acessos remotos, chaves SSH, VPN. O mais importante é que nossos servidores sobreviveram e trabalharam de forma estável, apesar da carga. Durante a quarentena, muitos de nossos clientes foram forçados a procurar urgentemente novas formas de trabalho online - não apenas empresas, mas também organizações sem fins lucrativos. Em pouco tempo, montamos a funcionalidade de arrecadação de dinheiro para o combate e prevenção da COVID-19 para as fundações beneficentes Vladimir Potanin e Contribution to the Future, e criamos uma exposição virtual para a Alexander Solzhenitsyn House do Russian Abroad Museum.
Nomeação "Crescimento por parâmetros"
Aqui, pedimos para compartilhar histórias sobre o crescimento da infraestrutura de TI das empresas durante o COVID-19.
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Com facilidade e profissionalismo, enfrentamos a volumosa tarefa de transferir funcionários para um formato de trabalho remoto.
A receita para transferir uma grande seguradora para um local remoto é simples. Basta ter uma excelente equipe de administradores de sistemas e a adequada decisão de gestão. No nosso caso, trata-se de um departamento de TI composto por cinco especialistas multidisciplinares, distribuídos por regiões e fusos horários. Desde 28 de março, transferimos cerca de 1000 pessoas para locais de trabalho remotos - de operadoras comuns (com encaminhamento de chamadas) a contadores. Arquitetonicamente, adicionamos vários servidores de terminal adicionais ao Windows Server 2019 e também nos livramos do antigo RDP (Remote Desktop Protocol) no Windows Server 2016. Reescrevemos completamente o balanceador (HAProxy) na frente do terminal de usuários e, adicionalmente, pensamos na segurança.
Florit Z., Engenheiro Matemático, Polyethylene Chemical Company
Ele mostrou excelente conhecimento de VMware, apesar de sua especialidade aparentemente não essencial.
Após o apelo do Presidente da Federação Russa, a administração decidiu transferir funcionários para trabalho remoto, na medida do possível para produção. Criamos desktops remotos com nossos próprios recursos, escrevemos um script para clonar 500 máquinas virtuais (VDI) a partir de um modelo pronto e nos conectamos automaticamente ao domínio. As máquinas virtuais foram criadas no VMware vSAN Stretched Cluster. Em seguida, executamos a desduplicação (eliminando as duplicatas) de todos os dados localizados no cluster All-Flash.
Nomeação "Evolução de TI"
Nesta nomeação, avaliamos histórias sobre a implementação e modernização de novos sistemas e serviços de informação durante uma pandemia.
Vadim Nikolaev, Chefe do Departamento de Operações de TI, Distribuição OCS
Transferimos funcionários de escritórios em Moscou, São Petersburgo e unidades de negócios regionais para trabalho remoto, desenvolvemos uma infraestrutura para dar suporte a todos os processos de negócios da empresa - um mensageiro corporativo, serviços de videoconferência, um portal interno e assim por diante.
No final de março, em apenas uma semana, cerca de 200 laptops foram transferidos de nosso depósito para as casas de nossos funcionários. Anteriormente, aumentamos a largura dos canais para os portões que fornecem conexão de terminal e expandimos o conjunto de terminais com novos hosts. No início de abril, tínhamos aproximadamente 1.100 sessões RDP simultâneas durante um dia útil.
O novo formato de trabalho exigia o lançamento urgente de uma plataforma de comunicação própria e a reorganização do serviço de videoconferência. A empresa já usou dois - Cisco Meeting Server (CMS) e Microsoft Skype for Business (S4B). O número de salas de reunião virtuais no CMS aumentou 10 vezes, removemos as restrições para conferências e videochamadas no S4B, inclusive por meio de dispositivos móveis. Em abril, lançamos uma série de novas plataformas online - portais para treinamento interno de funcionários e para eventos de parceiros. Em meados de maio, lançamos a nuvem Webex e, em seguida, por meio da plataforma Webinar, nossos principais gerentes realizaram uma reunião online com 2.500 funcionários da empresa em toda a Rússia. Atlassian Confluence e Jira começaram a ser lançados em junho.
Yuri Strelnikov, Diretor de TI da VeloStrana.ru
Mudamos 22 lojas online e toda a equipe do call center - para trabalho remoto; lidou com um grande salto no número de entregas.
Estamos nos preparando há muito tempo para mudar para novos servidores 1C. Desde 2013, abandonamos completamente os servidores físicos em nossas lojas. Até fevereiro de 2020, trabalhamos em um servidor blade por meio da virtualização e o compartilhamos com outros locatários. Mas a empresa está crescendo ativamente, então tomamos a decisão de alugar dois servidores no data center da Selectel. No momento, nosso 1C emprega cerca de 150-170 pessoas e 22 lojas. Em abril, cerca de 120 funcionários trabalhavam em casa via VPN. Planejamos mudar para servidores novos e ainda mais poderosos até o final do ano.
Durante a pandemia, tivemos um grande salto no número de entregas. Isso nunca aconteceu em 14 anos de trabalho da empresa. Expandimos o nosso armazém central, aumentamos o número de funcionários para 40 pessoas, na época normal eram cerca de 10-15 funcionários. Eles o transferiram para o modo 24 horas, levando em consideração todas as regras de segurança.
Por fim, otimizamos o trabalho com as solicitações de entrada dos usuários. A solução mais bem sucedida, na minha opinião, foi criar um canal no Telegram e conectar um grande número de funcionários lá. Lançamos um bot de bate-papo que ajuda o comprador a escolher uma bicicleta online e configuramos uma conexão entre o messenger e Jira (as tarefas eram coletadas pelo bot de bate-papo e enviadas ao sistema).
Nomeação inesperada de "revolução de TI"
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Transferimos 498 alunos para treinamento online sem a ajuda de um administrador de TI.
A principal dificuldade era que a maioria dos professores não estava preparada para o trabalho online. Nem todo mundo conhece um computador no nível adequado, e os desenvolvimentos metodológicos na escola não se destinam a um formato remoto. Além disso, tínhamos que trabalhar não só com PCs, mas também com dispositivos móveis. Não era fácil tecnicamente e resolvíamos problemas sem especialistas especializados.
Para que os professores possam ver seus alunos online, alugamos um servidor e implantamos a plataforma VideoMost. Então paramos de depender da carga de serviços gratuitos, conseguimos controlar a carga de forma independente e, se necessário, aumentar rapidamente os recursos.
Paralelamente, eles implantaram o Office 365 para funcionários e alunos e serviços de colaboração do Google para funcionários. O Ammyy Admin foi usado para organizar o suporte técnico.
Vyacheslav Okovalkov, administrador de sistema do GAPOU College of Entrepreneurship No. 11 (Moscou)
Mais de 2.000 alunos foram transferidos para o ensino a distância, realizaram um ótimo trabalho digno de admiração profissional.
Nosso College of Entrepreneurship inclui seis ramos - em diferentes direções e endereços. No dia 20 de março, a direção tomou a decisão de transferir todos os funcionários e alunos para “trabalho remoto”. E já a partir de 23 de março, os alunos podem estudar em casa usando vários gadgets - laptops, smartphones, tablets.
Criamos um cluster VMware vSphere 6.7 e seis pods. Quatro deles são membros do VMware vSAN. O cluster contém toda a infraestrutura para trabalho e estudo remoto (Nested VMware ESXi).
Para acessar recursos externos, usamos o VMware Horizon 7. O acesso seguro à infraestrutura foi fornecido por meio de um Servidor de Segurança. O Helpdesk do GLPI, que foi sincronizado com o AD DS (Active Directory Domain Services), ajudou a centralizar a coleta de solicitações técnicas.
O LMS Moodle foi introduzido para ensino à distância. Sua funcionalidade permite postar materiais metodológicos e práticos: vídeos, apresentações, palestras, trabalhos de laboratório. Com o sistema, você pode realizar aulas online por meio de videoconferências. Lá você também pode acompanhar o progresso do aluno e acompanhar a frequência.
Todas as chamadas para telefones fixos foram encaminhadas para telefones celulares, gatilhos adicionais foram configurados no sistema de monitoramento Zabbix.
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Mais de 7 mil alunos e 98 professores foram transferidos para o ensino a distância e escreveram sobre o assunto de uma forma muito empolgante.
Após o início do caos global, fomos deixados, para dizer o mínimo, ao mar. Nosso departamento foi então enviado para uma semana de auto-isolamento. Pensamos nisso por uma semana ... A gerência pediu para desligar todos os sistemas, desconectar absolutamente todos os computadores da felicidade! No total, apenas os guardas permaneceram no prédio, os escritórios foram lacrados. A cortina.
Uma semana depois, COVID-19 ainda não acabou. É uma pena. Mas devemos continuar trabalhando. Como cientista-chefe da computação, eu precisava restaurar o funcionamento de todos os sistemas o mais rápido possível, ou seja, ontem. Ao mesmo tempo, não tenho acesso ao prédio - tudo está completamente fechado desde a palavra. Os funcionários estão sentados em casa, o clima é zero. Mas o plano para retornar do esquecimento precisa ser implementado de alguma forma.
A primeira etapa foi organizar uma videoconferência para os funcionários-chave da Zoom. Descobrimos quem fica para trabalhar e quem sai de férias. Descobriu-se que cerca de metade da composição estava nas fileiras.
O mensageiro comercial corporativo MyChat foi usado para comunicação dentro do departamento. Foi fácil instalá-lo em um servidor virtual alugado executando o Windows Server 2012R2. Depois de estabelecer a interação dos funcionários, passei para a questão da organização do armazenamento de arquivos. Em teoria era possível fazer uma VPN para o escritório, mas não dá para usar o equipamento do escritório, não tem acesso. Auto-isolamento no quintal.
É aqui que as cópias de backup dos arquivos são úteis. Tudo o que foi adquirido através de um trabalho árduo, cabe em dois discos rígidos externos. Aluguei a capacidade da nuvem, iniciei o servidor de arquivos rapidamente. Criou e distribuiu contas aos usuários. Tivemos que esperar o máximo para que os arquivos fossem enviados para a nuvem. Concordamos que primeiro preenchemos o que está "em chamas" e depois todo o resto. A nuvem é uma coisa boa, mas para isso é necessário um canal de comunicação muito rápido, caso contrário, é completamente triste e solitário.
O trabalho começou a melhorar, mas logo percebemos que os eletrodomésticos dos funcionários não toleravam nenhuma crítica. Ou ele mal respira, ou simplesmente não há o suficiente. Na melhor das hipóteses, tive que remotamente, usando o TeamViewer, instalar o pacote de escritório e arrumar o sistema operacional. Para alguns colegas, ainda tive que pedir uma máquina virtual e conectá-los ao servidor via RDP. Decidimos que em alguns meses não iríamos quebrar no pagamento dos serviços.
Como resultado, quase sem perder os nervos, mudamos para novos trilhos de informação. Em maio, o regime de auto-isolamento suavizou um pouco e os funcionários levaram o equipamento de trabalho para casa. Foi necessária uma pequena reconstrução dos sistemas e o trabalho continuou.
Toda essa situação extraordinária nos obrigou a reconsiderar os métodos de gestão dos recursos de informação. Tudo o que é feito é para o melhor.
Igor Ivanov, Chefe Adjunto do Departamento de Engenharia Elétrica de uma empresa de energia
Provado que em uma emergência, você pode se tornar um administrador de sistema, mesmo se você for um engenheiro elétrico.
Nossa organização se dedica ao projeto de subestações e linhas de alta tensão. Diante da ameaça iminente, a administração tomou medidas proativas e, uma semana antes da quarentena geral, autorizou a transferência dos funcionários para o trabalho remoto. Infelizmente, nossa pequena organização não possui uma posição de administrador de sistema. E todo o trabalho de organização do "remoto" teve que ser feito por engenheiros elétricos comuns.
Devido às especificidades do fluxo de trabalho (todos os desenhos de departamentos adjacentes são vinculados por links externos para determinar com rapidez e precisão as colisões), cada funcionário deve ter acesso a um servidor de trabalho, bem como a um conjunto de software (AutoCAD, MS Office). Consideramos duas opções de trabalho: controle remoto de um computador de trabalho (AnyDesk) ou uma conexão VPN a uma rede de trabalho. Decidimos pela segunda opção. No fim de semana, organizamos o acesso VPN à rede em funcionamento e, no dia 23 de março, configuramos software e conexões para todos os funcionários remotamente (usando AnyDesk).
Além do mensageiro funcional (usamos Skype), passamos a usar o Zoom para organizar reuniões. A mudança foi rápida e o mais indolor possível para os funcionários e a organização.